項目管理在圖書館應用的SWOT分析

李楠

【摘? 要】論文運用SWOT分析方法，對項目管理在圖書館實踐過程中的優勢、劣勢、機會和威脅進行了分析，闡述了圖書館項目管理的意義，以及圖書館項目管理運行中應注意的相關問題。

【Abstract】This paper uses SWOT analysis method to analyze the strengths， weaknesses， opportunities and threats of project management in the practice process of library， and expounds the significance of library project management， as well as the relevant issues that should be paid attention to in the operation of library project management.

【關鍵詞】項目管理;SWOT;圖書館

【Keywords】project management; SWOT; library

【中圖分類號】G251? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）08-0030-02

1 引言

近年來，政府對公共文化事業的關注和投入力度逐漸加強，公共圖書館更是迎來了發展的春天，同時也面臨著相應的機遇和挑戰，特別體現在圖書館管理方面，如日益劇增的讀者人數、讀者信息需求滿足度的保障問題、圖書館資源分配等一系列問題。這些問題對圖書館管理提出了更高的要求，為了更好地解決問題，圖書館應從實際出發，引進其他領域中的先進管理理念，如人本管理、危機管理、知識管理等。項目管理正是圖書館人在探索圖書館高效管理模式的實踐中所運用到的管理方法。

2 圖書館項目管理概述

圖書館作為一個不斷生長的有機體，其活動越來越受文化環境和信息技術環境的影響。項目管理作為一種高效、靈活、柔性的組織管理模式，可廣泛應用于圖書館日益豐富和不斷變化的各項工作中。

圖書館項目管理的本質是以項目為手段，發揮圖書館人力、物力、資源等諸因素的最大社會效益。不同于傳統的職能管理的層級劃分和職能分工，項目管理更突出了成果和臨時性兩個要素。成果即項目活動要有明確的項目目標，臨時性則說明項目活動有明確的起止時間。項目活動的實施主體是項目小組或項目團隊，其成員根據具體的項目活動臨時在全館各部門人員中組建而成，一旦項目完成，所有項目組成員自動返回到原職能或業務部門。此外，在開展項目工作之前應做好以下幾點：首先明確項目負責人的地位，項目負責人應對所要開展的項目工作有足夠清晰的認識和全局把控的能力;其次找出項目關鍵點，即項目活動的節點、難點、轉折點、創新點等，組建項目團隊;再次是項目審批，開展項目工作，把握項目活動的趨勢和方向，實時評估;最后是項目結項，提交項目成果，總結經驗與不足。

3 圖書館項目管理的SWOT分析

3.1 SWOT分析在圖書館項目管理中的意義

圖書館項目管理的最終目的在于以項目為手段，充分利用圖書館各種資源以實現最大化的社會效益，讓用戶與圖書館員達到最大程度的滿足。通過對圖書館項目管理進行SWOT分析，使圖書館充分認識到自身的優劣勢，認識到自己在大環境中的機會和威脅，不斷調整項目管理過程中的策略和方法，保證圖書館能夠最大限度地發揮資源優勢，實現圖書館項目管理的目標。

3.2 SWOT分析在圖書館項目管理中的應用

3.2.1 優勢分析（Strengths分析）

圖書館開展項目管理具有自身獨特的優勢。圖書館本身具有很強的吸收能力，能夠以最快的速度吸收到對自身事業發展有幫助的各種先進理念和技術，這是圖書館創新的一個基石，因此，基于圖書館引進現代先進管理理念的成功經驗，可知項目管理同樣在圖書館管理創新領域具有用武之地。圖書館的吸收能力及創新氛圍是開展項目管理的一大優勢。圖書館所有工作的出發點和歸宿點都是為了更好地服務讀者，讀者服務是推動圖書館人不斷改革和創新的動力，正是因為有了這種動力，圖書館才會不斷推陳出新，探尋更為科學和高效的管理方式，而項目管理正是圖書館追求卓越服務品質的又一實踐。

3.2.2 劣勢分析（Weaknesses分析）

圖書館在引進項目管理的過程中同樣也受到自身相關因素的阻礙。圖書館現行的管理模式主要為層級制，這樣等級分明、部門劃分明確的管理體制與靈活的項目小組管理方式在協調之間存在著巨大的問題，這也是導致圖書館項目管理工作難以全面開展的主要問題。圖書館員特別是老館員的管理理念陳舊，習慣了原有的工作方式，不愿意改變，在推行項目管理的過程中老館員的排斥心理也是一個難點。圖書館工作人員如何協調本職工作與項目工作，有限的資源如何分配、部門間的相互協調與合作如何展開等難題。

3.2.3 機會分析（Opportunities分析）

國家對公共文化事業發展的關注為圖書館發展提供了一個相對寬松的環境，同時也為圖書館事業發展提供了保障。免費開放雖然為圖書館帶來新的挑戰，但終究是利大于弊。同時國家對圖書館事業發展提供充足的經費保障，使得圖書館在發展過程中能夠大展拳腳，免去不必要的后顧之憂。正是在這種寬松的環境下，圖書館的長足發展目標對現有的管理模式提出了更高的要求，更多新的管理理念得以引入，圖書館項目管理應運而生。

3.2.4 威脅分析（Threats分析）

信息產業的發展使得圖書館作為信息機構的絕對優勢已不復存在，可供用戶選擇的信息服務提供者的范圍日益擴大，圖書館事業發展面臨巨大的挑戰和威脅。在這種環境下，圖書館要想更好地發展就必須做出改變。一方面，圖書館應充分發揮自身優勢，勇于創新，不斷引進先進可行的管理理念和方法來充實圖書館管理體系，正視項目管理中圖書館內部所存在的問題，及時解決，致力于將項目管理理念根植于全館工作與全體館員的日常工作之中，使項目管理逐漸成為圖書館的組織文化之一;另一方面，圖書館應正確把握時機，抓住政府加強圖書館建設的機遇，完善圖書館管理模式，增強圖書館競爭能力。

4 圖書館項目管理的意義

4.1 保證質量，節約成本，提高工作效率

項目管理靈活、快速、高效，具有很強的競爭力和可操作性。圖書館的許多項目任務，有重復性和相似性。項目管理具有嚴密、規范、靈活、強調過程完整、善于總結和保存項目文件等特點，為相似項目的完成提供了參考。項目管理的運行方式改變了層級與職能的界限，建立了靈活多樣的柔性組織，為傳統的職能劃分注入了新鮮元素，這種扁平式的組織結構極大地發揮了圖書館人力、物力等資源的作用，而且目標明確，時間明確，在一定程度上保證了項目成果的質量和效率。

4.2 社會效益的顯性化

圖書館項目管理的最大優勢在于，它將圖書館所擔負的創造社會效益的使命分解為一個個能在有限期限內達到目標任務的項目，使得圖書館所創造的社會效益以一種更為顯性的方式體現出來。

4.3 有利于調動館員的積極性和創新性

項目管理突破了傳統管理模式的束縛，每個人在項目中都發揮著重要的作用，員工的積極性和創新性得到了極大的激發。項目管理“扁平化”組織結構強調個人和團隊的作用，由于項目團隊每個成員的工作范圍可能比傳統工作方式更廣，決策需要更多地依靠自己的判斷和團隊的智慧，因此，每個成員的作用都得到了加強，發揮了個人的積極性、創新性和潛能。

4.4 推動管理體制的改革

在之前的SWOT分析中也指出圖書館項目管理體制與現行管理模式存在著沖突。圖書館現行的管理模式往往體現管理層的意志，隨意性較大，員工的積極性和主動性受到遏制，無法充分發揮，而項目管理正是彌補了圖書館現行管理體制的部分缺陷，打破層級限制、職能限制，為圖書館的高效運作和發展提供了良好的管理環境。

5 結語

項目管理在圖書館的應用為圖書館管理帶來了新的活力，同時也產生了一些新的問題，例如，如何協調項目工作和日常工作;如何科學合理地分配項目與項目的資源，項目與職能工作的資源;如何建立科學合理的館員激勵機制和考核機制等，這些問題都需要我們在項目管理運行的實踐中去逐漸解決。基于以上問題圖書館在推廣項目管理的過程中應當注意：①致力于促進圖書館現有管理體制與項目管理組織模式的相互協調;②圖書館項目管理實施應盡快形成統一的標準體系，規范項目管理工作;③正視項目管理對館員帶來的各種積極影響和負面影響，充分發揮項目管理活動的優勢，優化館員考評體系。

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