人事檔案管理存在的問題及對策

賈培培

摘要：人事檔案是記錄企業內職工個人資料的基本形式，能夠全面、真實地記載企業職工的工作經歷與道德素養，也是各企業單位進行審計考核與人員調用的主要憑證。隨著社會信息化的迅速發展，人事檔案也正在逐步從紙質材料向信息化存放方式轉變，以往的紙質檔案材料管理方式已經不能滿足新時代檔案管理的需求。本文針對淄博工務段人事檔案的管理模式呈現出的問題，提出一些相應的解決優化對策。

關鍵詞：檔案管理;管理方式;對策

隨著改革工作的不斷深化，企業人事檔案管理的價值也隨之充分展現出來。與此同時，企業單位對于檔案管理人員的要求也越來越高，要想在新時代做好人事檔案管理工作，就必須仔細分析當前的社會形勢，根據實際情況解決管理過程中存在的諸多問題。

一、人事檔案管理工作的意義

在目前淄博工務段的運行管理過程中，需要結合職工自身的工作特點來為其分配工作任務，充分調動職工的工作積極性。人事檔案的管理工作內容主要包括兩個方面：（1）人事檔案是記錄工作人員信息的主要方式，在進行管理時，單位可以通過調查職工的人事檔案，來對其實際工作能力和精力進行充分了解。同時在檔案管理過程中，對人事檔案進行科學管理可以有效幫助單位選擇高素質人才，依照個人能力的高低來為其提供合適的崗位，使優秀人才能夠充分發揮其自身價值。（2）在企業的發展過程中，人事檔案也是保證工作人員獲得利益的基礎，職工的任職、轉崗、退休都可以通過人事檔案的記錄體現出來，同時具備一定的法律效力。

二、人事檔案管理過程中的問題

（一）管理方式跟不上新要求

在目前淄博工務單位的檔案信息化管理還沒完全實施開來。隨著社會信息化變革的不斷深入，人事檔案的信息化管理已經成為企業檔案管理的總體趨勢，能夠大幅提升檔案管理的工作效率提升，為人事檔案的存檔、更新、查閱等提供極大便利。這就需要企業配備檔案信息化管理的一系列必要設備：電腦、打印機、網絡等。

單位還需要計算機操作水平較高的職工，或培訓原來紙質檔案管理人員的計算機操作能力。目前單位紙質檔案的管理基礎也相對比較差，由于單位人事檔案具有較強的專業性與機密性，必須專門存檔，并派有專人負責管理，但是紙質檔案還是有可能存在損壞、泄露、丟失、蟲蛀、霉變等諸多問題，對人事檔案的完整性造成了嚴重影響。再如職工發生職位變動時，單位檔案未能及時記錄，新舊崗位之間沒有充分溝通交流，導致職工的檔案信息不全面。

（二）材料收集、管理難度大

目前單位人事檔案管理存在很大的隨意性，檔案管理工作不夠仔細，職工變更的信息沒有及時存檔，導致檔案資料堆積，且檔案管理部門相對分散，如單位的職工履歷表、工資審批表、人事任免通知等文件資料由勞動人事科提供，入黨材料，黨員獎勵材料由黨委辦公室提供，每個部門的管理方式又沒有統一的標準，這也加大了資料的收集難度。

（三）管理人員素養有待提高

目前單位因檔案數量還未達到配備專職要求，由人事干事兼任，因工作人員的變動，使工作人員疏忽檔案移交工作。且沒有受過專業訓練，影響了檔案管理工作的順利進行，人事檔案的管理工作對工作人員的專業性要求較高，要求檔案管理人員熟練掌握職工資料的收集、歸納、存檔方式，但是目前本單位的兼職檔案管理人員專業能力還處于比較欠缺的狀態。

三、人事檔案管理工作的優化對策

（一）逐步完善人事檔案管理機制

新中國成立以來，我國各企業單位通過借鑒干部檔案管理的方式，制定了一套完全屬于自己的職工大型企業檔案管理工作模式，1992年勞動部、國家檔案局聯合制定并頒發了《企業職工檔案管理工作規定》，大大地推進了信息時代我國大型企業職工檔案管理的科學化、規范化的進程，很多單位也由此走向了檔案科學管理的正軌。隨著我國市場的競爭越來越激烈，要想加強對單位職工的管理力度，增強單位的核心競爭力，單位領導就必須充分重視職工人事檔案管理工作，用更加科學先進的技術手段來面對國內外環境的新變化，緊跟時代發展步伐，建立起一套切實可行的人事檔案管理機制，更好地為本單位服務。

（二）優化檔案管理方式

根據相關文件的要求，加強單位的信息化管理體系，從單位的實際情況出發，采用有效手段，逐步完成檔案的信息化管理模式。單位著手置辦信息化管理的必要設備，將紙質的檔案信息輸入到計算機中，利用先進的技術手段完成檔案中的圖片與其他文字的編碼轉換處理工作，實現了紙質文件檔案與其他電子文件檔案的并存。同時充分利用計算機的信息保密管理功能和計算機的保密功能，保證人事檔案的安全性。

（三）做好檔案基礎工作

人事檔案管理工作的不斷完善自然離不開單位領導的重視與支持，單位應該組織做好后勤準備工作，集中力量解決方案管理工作過程中遇到的難題。按照文件的相關規定，整體、全面地收集整理職員的檔案資料，投入資金購買專門的方案存檔盒，并對檔案進行重新編排卷宗目錄的工作，按照文件的紙質要求重新整理發生損壞的檔案資料。逐一檢查檔案的裝訂線情況，對于不符合要求的資料加以修改。折疊處理過大資料紙張，裝訂成冊，并按照目錄順序存儲檔案資料。

（四）加強管理人員培訓

無論專職還是兼職的檔案管理人員，他的專業能力是影響檔案管理水平的直接因素，所以應該定期開展檔案專職管理人員的培訓課程，并制定考核標準，加快檔案人員的掌握專業操作和具體流程的進度。綜合考察檔案管理人員的專職素養與政治素質，重點培養工作人員的創新能力。

（五）樹立人力資源管理新理念

隨著我國經濟的不斷發展，單位的管理制度也在不斷優化完善，人事檔案管理理念也要緊跟時代潮流，人事檔案的管理工作正在朝著現代化、規范化的方向發展。在目前的時代背景下，人事檔案管理工作只有經過不斷的改革創新，才能滿足時代對其提出的新要求，解決工作過程中出現的各種問題，為本單位提供更好的服務。

四、結語

在目前的時代背景下，人才是使各單位在激烈的競爭中能夠獲得主動地位的關鍵，人事檔案管理的工作是各單位人事檔案管理工作的重要組成內容，其人事檔案管理水平的高低直接地影響了單位人力資源的核心價值觀和利益所在，所以必須從單位的具體情況出發，不斷提升單位的人事檔案管理能力。檔案管理的工作人員要善于抓住機會，在傳統管理方式的基礎上不斷創新，不斷探尋適合本單位檔案管理的具體方式。

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