大數據時代背景下的檔案管理探討

蔣麗杰

基于我國經濟的持續發展，社會不同行業對人才的需求量不斷增加。特別是處于大數據時代環境之下負責檔案管理的工作人員。檔案管理工作內容繁重，大數據技術在為檔案管理人員提供便利的同時，也提出新的挑戰。為此，本文簡要分析了大數據時代背景下檔案管理工作存在的問題，并提出提高工作人員個人綜合素養以及保證檔案信息安全系數兩項具體方式，以期為檔案管理工作質量不斷地加強提供參考。

隨著大數據時代的來臨，各個行業與領域的生產方式均產生不同程度的變化，在為不同領域提供發展基于的同時，也帶來許多挑戰。而檔案管理工作同樣如此。檔案管理概念工作相對繁重，其中各類信息數據都需要保證保管的妥善與合理。而為了能夠跟上社會的前進速度，必須及時針對檔案內容予以更新以及保存，方便日后能夠在人蛇時間進行瀏覽以充分發揮其價值。所以，大數據時代背景下如何開展檔案管理，便成為許多學者關注的重點。

一、大數據時代背景下檔案管理工作重要性

（一）智慧城市中引進檔案管理對大數據技術的需要

檔案針對時代進步以及社會經濟建設而言的作用都至關重要，因此檔案的特點之一便是需要長久保存。檔案館即專門用于長久存儲檔案，可以為社會基礎建設以及不同類型服務供應其所需要的幫助以及檔案內容的參考，屬于社會科學文化場所。隨著社會的不斷發展，檔案館之中的信息數據數量大幅增加，成為社會不同類型信息數據集中的機構。然而就傳統檔案數據管理角度而言，檔案館的管理方式較為落后，缺少高素質 專業化的人才加以管理，且既有管理人員本身不具備社會檔案管理呢你，針對豐富的檔案信息數據無法予以充分地開發以及運用，導致檔案信息數據存在滯后性。大數據背景下，構建智慧城市已然城市未來發展的必然趨勢，也是迫切需要實現的目標，而智慧城市的建設之中，檔案信息資源的運用以及開發工作也是重要的組成部分，將檔案館的建設有效融入城市之中，可以令城市整體信息水平均有明顯提高。結合信息數據資源的運用，智慧城市構建需要將檔案滲透在檔案館建造之中，同時針對檔案館內存儲的信息數據加以激活，并確保上述信息數據確實能夠應用于城市建設之中。檔案館之中存儲的信息資源數量過于龐大，僅運用人力的方式顯然無法予以妥善的保存以及合理的運用，所以需要利用大數據加以有效處理。

（二）電子文件管理工作需要大數據技術運用

就大數據時代背景而言，電子型文件數量激增，雖然無紙化的電子文件節省了諸多資源，也為檔案存儲提供了便利，但是電子文件管理工作難度有了提高。而檔案管理人員需要針對電子文檔加以篩選，旨在從電子文檔之中搜索更加具有價值的信息數據，然而電子文件有關信息數據篩選期間也存在許多問題。工作人員針對龐大的信息數據量予以文件處理期間里應選用更為科學的方式加以鑒定，傳統文件多是通過專業鑒定人員予以鑒定，然而由于電子文件數量眾多，使得電子文件篩選量也隨之大幅增加。故而，工作人員引入宏觀鑒定方式便顯得尤為關鍵，即從整體角度針對電子文件是否具有價值加以判定，確認電子文件管理的目標之后，針對形成電子文件的組織開展文件采集，然而關于電子文件數據的篩選難度也相對較高。大數據技術可以有效處理上述問題，運用大數據轉發器實現信息數據的采集，同時開展有關信息數據系統的分類，為電子文件管理工作提供諸多便利。

二、大數據時代環境下檔案管理工作存在的問題

（一）工作人員欠缺專業能力

如今，許多檔案管理人員依舊采用傳統的管理理念以及工作方法。大數據時代的到來，固然令工作人員各項工作變得更為簡單，但同時也令檔案管理關于人才的要求變得更高。但大部分檔案管理人員并不具有能夠合理處理大數據的專業能力。如今，大數據環境下檔案管理工作相較于傳統的管理模式而言更為專業、多元化以及信息化，必須檔案管理人員可以充分應用計算機運用，發揮計算機的價值。同時也具備優秀的信息分析能力以及問題處理能力。不僅如此，基于現代社會的持續發展，企業規模也將處于不斷拓展的狀態，這就意味著檔案管理人員的任務相較于之前更為繁重，要求更為苛刻，然而可以滿足相關標準，甚至完全符合行位職責需求的工作人員數量不斷減少。

（二）檔案信息安全系數相對較低

大數據環境之下，檔案管理工作之中也包含有對信息的管理，所包含的內容以及信息量龐雜，而不同類型信息數據也至關重要，在企業發展中的價值相對顯著。盡管已經明顯提高檔案管理工作整體效率，然而依舊可能發生諸多信息安全風險。如今，社會不同行業的企業人才流動率都相對較高，企業更為關注的人才所具有的才能，但未能針對人才才能予以更為深入且全面的挖掘，要求其接受檔案管理工作，導致信息安全難以得到保障，可能產生安全風險。另外，網絡之中的黑客屢禁不止，相對活躍，通過網絡違法亂紀以獲取利益的現象并不少見，侵犯企業信息數據庫對其而言并非難事，而對企業而言，一旦信息數據庫遭受入侵，其信息數據有可能被篡改、泄露以及損毀，且無法及時恢復。

三、大數據時代環境下檔案管理工作有效方案

（一）提高工作人員個人專業素養

如今，不同行業關于人才的搶奪都十分激烈，且呈現愈演愈烈的方向，企業都希望能夠招聘或是培養專業能力優秀，可熟練運用各項技術的人才。而檔案管理人員對 善于運用大數據技術的人才更為需求。對任意領域企業的發展 而言，高質量的人才資源占有社會發展之中的關鍵位置。故而，企業此后工作中應加強關于檔案管理人才的培訓力度，如在員工入職之前，即針對其進行培訓，重點培訓其相關理論知識以及部分大數據基礎技術的運用，而在入職之后，還需要加強崗位培訓力度。具體可采用定期與不定期培訓聯合的方式：定期培訓具體指的是定期的培訓活動以及考核，如季度考核與年度考核，針對不能達到考核標準的員工予以再次培訓或是給予一定經濟方面的懲罰。而不定期培訓則是針對近期內可能頻繁出現的問題予以集中培訓，或是部分員工工作質量優秀，為其提供外出學習培訓的機會，借此不斷提高工作人員個人專業素養。此外，企業也可嘗試從外界引入更多的專業人才，如通過招聘活動以招攬經驗豐富、技術嫻熟的高端人才，不僅能夠使得檔案管理工作效率得到明顯拿提高，同時也可以實現對其余工作人員的培訓以及指導。結合大數據時代特征，年輕人關于有關理論知識的學習以及操作技能認識也更為純熟與透徹，接受程度可得到明顯提高。另外，因為大數據時代的特別性，年輕人更為容易學習與掌握有關理論知識以及實操技能，所以，企業在未來發展期間，也可嘗試積極運用有關專業的應屆畢業生，借此為企業檔案管理隊伍添加新鮮血液，在提高檔案管理隊伍整體水平的同時，也促進原本企業內部人員不斷的學習以及進步，從而形成一種良性的循環。

（二）保障檔案信息數據的安全

大數據環境下，檔案管理工作盡管能夠為企業各項決策供應所需要的信息數據，以便為企業各項決策提供數據支持，但優先考慮的問題是保障信息數據的安全性。許多企業目前依舊無法運用數據共享技術，某種程度而言也降低了信息的可用性，進而導致許多有效資源被浪費。故而，企業需要盡快改善現狀，最大限度提高數據的可運用性，借此強化檔案管理系統。如在檔案之中添加更為高級且行之有效的防護程序，以便從源頭處理各類問題或是隱患，實現對信息數據的有效性保護，或是針對現行檔案管理技術予以不斷的優化以及改善。

另外，大數據技術在檔案管理工作中的運用固然為其提供了諸多幫助以及便利，使得工作效率得到明顯提升，但同時也對工作人員以及信息安全產生一定程度的負面影響。而為了有效規避負面影響，需要構建并不斷完善相關規章制度，在檔案管理工作方面，企業內部可嘗試構建信息準入制度以及監管規章制度，其中，信息準入制度內明確規定信息數據的重要性，使得各個崗位工作人員對信息數據的重要性有更為明確的了解與認識，同時能夠準確判定一份檔案或是文本是否具有可用性，并在判定之后選擇合適的方式予以處理。通過該方式，可以有效降低負責檔案管理工作人員的工作量以及壓力。監管規章制度的落實，可以實現關于信息數據的維護，同時有效約束工作人員的行為，加強工作人員的責任心。不僅如此，我國政府部門也需要進一步提高自身關于檔案管理工作的關注程度，明確有關規章制度對保護檔案信息數據安全的重要性。

四、結語

大數據時代的來臨，關于檔案管理這一需要牽涉大量信息數據的工作產生明顯影響。基于大數據技術的愈漸普及以及廣泛運用，雖然提高了檔案工作的效率，但對檔案管理工作本身的要求也相應提高。故而，企業應明確當數據時代背景下檔案管理工作可能產生的問題，并通過不斷加強檔案管理人員抓也素質以及對檔案信息數據的保護，以實現檔案信息資源的充分開發以及運用。

（作者單位：公主嶺市水利勘測規劃服務中心）