大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析

關永生

摘要：檔案是儲存一個時代社會發生的事情，對當前和今后社會發展有著不可忽視的借鑒參考作用。大數據技術的發展，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰，在大數據時代背景下充分利用現代科技，可優化新時代檔案管理工作。本文深入分析了在大數據時代背景下檔案管理工作存在的一些不足，并提出相應的優化方法，希望能進一步推動檔案管理發展，充分發揮檔案的價值與作用。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;優化方法

檔案不僅承擔著社會信息記錄的作用，還承擔著為當前和未來社會發展提供參考借鑒價值。隨著現代信息技術的發展，大數據時代加速到來，檔案信息數據逐漸增加，如果不能有效進行檔案管理，不僅將降低檔案記錄質量，還無法發揮出檔案在社會發展中的借鑒參考價值。因此，在大數據時代背景下要不斷優化檔案管理工作方法，以順應時代的發展，充分發揮出檔案管理工作的效用，為社會發展提供全面、準確的參考數據。

一、大數據時代背景下檔案管理工作存在的不足

（一）檔案管理方法落后

隨著信息技術的發展，雖然檔案管理工作之中納入了信息儲存記錄的方法，但是當前檔案記錄查詢工作仍然是以文件為主，不僅檔案管理質量低下，在查詢效率上面也存在不足。

（二）檔案管理理念老套

隨著現代信息技術逐漸在檔案管理工作中的應用，對檔案管理設備進行了改革創新，但是，由于部分檔案管理工作人員思想理念還停留在傳統思想之中，對檔案管理工作優化造成了一定阻礙。一方面，檔案管理工作人員并沒有認識到檔案在社會發展中的重要價值，認為檔案管理只是對現代社會信息數據的收集工作，并沒有引起重視;另一方面，檔案管理工作人員并沒有養成新時代檔案收集意識，在收集檔案信息數據的時候，仍然采用傳統的手段與方法，不僅檔案信息數據收集效率低下，更無法全面準確地對檔案信息數據進行整理。特別是在大數據時代背景下，社會信息數據不斷增加，若檔案管理工作人員如果不能全面收集檔案信息數據，在未來社會發展進程之中檔案的參考借鑒價值將無法得到有效發揮。

（三）大數據技術應用匱乏

隨著我國智慧型城市發展，大數據技術逐漸融入到各個行業之中，而檔案館作為記錄城市社會發展、人民生活的重要載體，應用大數據技術，全面、準確收集社會發展信息數據顯得格外重要。但是，當前部分檔案館仍然只是停留在記錄檔案、儲存檔案的階段，并沒有充分意識到大數據技術建設的重要性，導致檔案館科技大數據技術建設匱乏，檔案管理工作發揮出的社會價值有限。

二、大數據時代背景下檔案管理工作方法優化分析

（一）統一管理檔案資源

大數據時代背景下的社會信息數據量非常大，檔案館只有全面提高自身信息收集能力與數據儲存能力，才能滿足當前社會發展需要。因此，檔案管理工作需要不斷提高信息收集、數據儲存以及處理能力，在文件檔案的基礎之上，也要增加電子檔案，并積極探索統一管理模式。檔案館可以基于大數據技術建立信息數據檔案處理中心，對范圍內檔案信息數據進行收集，并依據時間、地點、事件等主體進行集中統一整理、分析，從而改善檔案管理的全面性與準確性[1];利用檔案管理中心進行檔案信息數據的共享，統一對檔案信息數據進行整合與管理，利用各地區不同的優勢點，促進檔案管理工作的協同進步。同時，檔案館還要與相關部門進行合作，與部門之間的信息數據實現共享，從而提高檔案信息數據的全面性與準確性。

（二）轉變管理思維

檔案館作為服務社會的重要機構之一，在大數據時代背景下，應當順應時代的改變，轉變傳統管理思維，不斷提高檔案管理工作人員的專業素質與思想覺悟。首先，檔案館應當增強社會服務意識，要認清在社會發展之中的重要作用，積極發揮檔案信息數據的價值;其次，檔案管理工作人員要提高對檔案管理的重視程度，確保檔案信息數據的完整性與準確性;再次，檔案管理工作人員要深入挖掘檔案信息價值，使之能更好地為當前與未來社會發展提供參考借鑒;最后，檔案館要優化管理結構，不斷促進檔案管理工作人員建立檔案信息保密意識與制定相關保密制度[2]。此外，還要要求檔案管理工作人員深入分析檔案信息，不斷挖掘檔案信息潛在價值，在提供檔案表面信息的同時也能深入分析發展脈絡，更好地為社會服務。

（三）創建檔案數據庫

檔案管理工作之中應用大數據技術受到產業與專業等多方面的影響，在數據信息建立與管理方面存在一定的不足。因此，檔案館要建立檔案數據庫，以現代信息技術實現檔案資源數字化，提高檔案信息數據的應用效率，為檔案管理工作新時代發展奠定堅實的基礎。檔案館在開發檔案數字化軟件的時候，可以與軟件開發公司表達自身需求，共同開發出發揮檔案數據信息效用的軟件來。此外，檔案館也要革新檔案管理設備，實現檔案管理工作現代化。首先，要實現檔案信息數據儲存電子化，將傳統文件檔案轉化為電子檔案;其次，要依據時間、時間等將檔案信息進行整理分類，以提高檔案信息數據的應用效率。最后，要創設完整的檔案數據庫，將所有的檔案資料進行統一儲存，方面檔案信息資源的共享。

三、結束語

通過上的分析，在大數據時代背景下，傳統的檔案管理方法已經無法滿足時代的發展，只有充分利用現代信息技術不斷改革創新檔案管理方法，促進檔案管轉型升級，這樣才能讓檔案信息資料在新時代下充分發揮出效用;同時，檔案管理工作人員也要改變傳統思想，加強檔案管理工作方法的重視程度，開發檔案數據庫、加大檔案價值宣傳力度，從而全面優化檔案管理工作方法。

參考文獻：

[1]謝迎杰.以數字化促進檔案管理優化工作初探[J].蘭臺內外，2020（23）：7-9.

[2]吳德佩.大數據技術在檔案管理中的應用[J].數字技術與應用，2020，38（06）：51-52.