淺析企業期間費用管控存在的問題及對策

文| 孫彩云

期間費用的核算理論

期間費用是指企業當期發生的，不能直接歸屬于某個特定產品成本的費用，在發生的當期直接計入當期損益，并在利潤表中分項目列示的管理費用、財務費用、銷售費用。

期間費用具有科目多、人員雜、單筆金額小、發生頻率高等特點，與產品生產不直接相關，只與費用發生時間相關。

管理費用科目，核算企業為管理人員組織生產經營活動而發生的費用。包括社會保障性繳款、資料處理及會計事務方面的一些費用等；

銷售費用科目，核算企業為銷售貨物、提供勞務而發生的各種費用，包括廣告費、運輸費、包裝費、代理費等；

財務費用科目，核算企業籌集經營性資金而發生的費用，包括利息費用、金融機構手續費、匯兌損益等。

期間費用管控在企業運營中的重要性

期間費用越來越復雜、越來越廣泛，是企業一項較大的支出，直接關系到企業當期利潤和現金流出，對企業現金流量、財務狀況和經營成果都有較大影響。

1.做好期間費用管控，有助于提高企業經營效益。期間費用是企業利潤的重要組成部分，且具有與產品銷售關聯度低的特點。通過期間費用的控制，可以提高成本費用利潤率，獲取更大的經濟效益。

2.做好期間費用管控，有助于提升企業市場競爭力。產品價格取決于生產成本、制造費用、以及分攤的期間費用，對期間費用嚴格控制，使其低于同行業平均水平，可以極大提高企業產品的市場競爭力。

3.做好期間費用管控，有助于促進企業內部降本增效。有效的費用控制體系，能夠起到明確責任、評價業績、落實獎懲的作用，從而推動各部門各環節內控體系不斷完善，實現全員降本增效。

4.做好期間費用管控，有助于提高企業的資金利用率。現金流是企業發展的基本保障，對企業的健康運營有著重要意義。期間費用特別是財務費用的管控，可以降低資金成本支出，加速資金流轉，提高企業整體財務管理水平。

當前期間費用管控存在的問題

認識方面的問題

1.領導層重視不夠。領導大多關注的是工程、設備、材料等大額支出，對期間費用這種單筆金額較小的支出重視不夠，管理比較寬松。

2.政治意識不強。違反中央八項規定精神，違規使用公務車輛、公款吃喝、超標準接待、超標準乘坐交通工具等。有檢查發現A煤礦礦長王某2017年8月至2019年1月，在已經領取公車補貼的情況下，違規使用公務車輛接送本人上下班。C公司2017年10月購入飛天茅臺白酒8箱、中華牌香煙15條。D公司經理劉某2013年到2014年共報銷7次頭等艙飛機票12362元、6次五星級酒店費用8480元。

3.重結果輕過程。大額物資采購應使用對公賬戶結算，要求合同、發票、資金三流互相一致。但有些采購項目，經辦人先通過個人借款完成采購，然后拿發票沖銷個人借款；或者是自己先行墊付，回來直接報銷，報銷款打到個人賬戶。

制度方面的問題

1.制度流程不能與時俱進。事前預算、過程控制、事后分析的流程制度雖然已建立，但之后一直未做過調整；在執行過程中發現的一些漏洞、不合理之處沒有及時修改，領導層的變動、市場情況的變化也沒有及時跟進。

2.制度執行不到位。一是利用制度漏洞虛報費用。公務出差如果由接待方管吃、管住，本不應回本公司報銷伙食補助和住宿費。但當事人找附近酒店虛開住宿費發票回來報銷，謊稱對方不管吃、住，從而套取差旅費；或者出差地附近就有自己的住房，依然找酒店套開住宿費發票回來報銷。部分員工利用手撕長條定額車票沒有實名信息和乘車時間的漏洞，虛構出差事項，冒領出差補助。二是涂改、變造金額報銷費用。報銷人報銷費用，經常是所有人審批完才拿到財務出納，而有些人在填制小寫金額時故意留白，不寫大寫金額，或者寫個好改動的金額，待審批完結后，修改金額虛報費用。

單據方面的問題

1.原始單據填制不規范。例如，招待費沒有填制招待審批單直接報銷招待費發票，或者雖然有招待費審批單、但是審批單不符合實際，只是根據發票金額編造接待對象、接待理由、陪同人員、接待人數。大額招待費化整為零，開具多張發票、分次報銷，但單證間邏輯關系明顯不合理。

2.時間次序不合理。差旅費未在出差前提前填寫申請單找領導審批，而是簽批報銷單據時一并補辦，造成申請審批時間滯后于實際出差時間。由于車次行程原因，提前出發、延后返程也屬合理，但部分員工出差期間繞路前往與工作無關的地點，或借機報銷繞路回家探親費用與出差補貼，造成出差的時間、地點都與規定行程嚴重不相符。

3.支出費用與實際不符。具體反映為，采購量遠遠大于需求量，人均使用異于常規水平，設備維修舍近求遠、小題大作。采購回來的貨物，沒有驗收手續和出入庫的詳細記錄，也不設回收；辦公用設備、公務車只要需要維修，就找廠家上門修理或者去省城4S店。若非鋪張浪費，即是列支不實。

記賬方面的問題

會計制度規定，企業應按權責發生制核算記賬，及時、準確反映企業財務狀況和經營成果。期間費用應當在發生當期核算記賬、確認支出，不得提前或者推后。

部分經辦人為了省事或是其他一些投機取巧的原因，經常將發生的費用一年或半年報銷一次；也有為了調節損益，提前暫估一部分費用。這樣，既不能如實反映企業經營狀況，又為某些不廉潔行為提供了可乘之機。

核算方面的問題

1.費用之間互相混淆。像固定資產運輸費、安裝、調試等費用沒有一并計入資產成本，而是單獨作為管理費用核算；捐贈款項未履行規定程序且列支管理費用；辦公樓建設期間的借款費用，未按規定計入在建工程科目，而是直接列支財務費用。

2.基建費用與經營費用混淆。基建期剛結束進入經營期，但是部分基建期的費用還在陸續結算，經營期的費用也在發生，兩者容易交叉混淆。

環節控制的問題

1.財務部門監督職能弱化。銷售人員工作辛苦，為完成銷售業績經常犧牲休息時間和節假日，還需應對客戶的各種刁難和苛責，因此財務部門在處理銷售人員的費用報銷上，出于人情方面的體諒，對一些非主觀的不規范票據審核偏松，久而久之，制度就成了擺設。

2.部門協作不暢通。財務部門未能及時將最新財稅政策傳達至業務部門，勉強接收不合規票據，為日后費用審計埋下隱患；業務部門未能將支出計劃及時預報財務部門，導致某項費用扣除超過稅法限額，增加了稅收成本。

資金運用方面的問題

1.資金閑置過多。財務部門掌握的預算指標計劃、執行進度等數據不能及時傳達至業務部門，造成某項費用年度內進度不均或超支、節約嚴重，削弱了預算的指導約束性；業務部門掌握的營銷費用計劃不能及時傳達至財務部門，導致支出項目缺乏科學調研和分析篩選，造成項目資金沉淀、長期不達效。

2.對客戶信用評價不足。銷售商品時沒有對供應商進行合理信用評價，供應商違約條款的設定不合理，違約成本低，企業利益保障不力造成應收賬款和預付賬款金額比較大，壞賬準備逐年增加。

3.可行性分析欠缺。對新項目的測算分析工作不充分，沒有經過可行性論證，實際費用跟預算費用相差懸殊，投資達不到預計效果，導致進退兩難。

4.資金管理混亂。法院凍結賬戶處理不及時，發生凍結后又發生資金流入，影響資金流動；票據到期未及時辦理解付手續，票據貼現利率較高；接收高風險的商業承兌匯票或接收有瑕疵、規定范圍外的銀行、商業承兌匯票；未經批準開展借款、授信、拆借、理財、信托、擔保、抵押、捐贈等業務，形成資產損失或風險。

內部監督的問題

1.內部審計部門獨立性低、職責落實不到位。內審部門和其他部門屬于同一個級別，薪酬待遇又受制于本公司的分配，給審計人員的查證和發表審計意見、編寫審計報告帶來一定的困擾。

2.職責落實不到位，尚未形成常態化的監督檢查機制。經常是有領導離任或者其它特殊事項才去實施內部審計，專業人員不足，還需臨時從其他部門借調人員協查，影響內審的時效性與針對性。

提高期間費用管控的對策

加強學習提升素質

期間費用只是在財務歸納、列賬，但是費用的管控需要每一位員工的共同努力。票據不當或科目錯用，輕則需要重新返工修改，重則會被定性為違反中央禁令，糾正錯誤不僅費時費力，而且無形之中再次增加了費用。學習是最大的節約，引起領導層重視、提高公司全員素質、防范虛報冒領、壓縮不必要開支，才能從源頭遏制期間費用濫支。

1.知敬畏，守規矩。通過學習財經紀律和規章制度，提高從業人員的職業道德水平，嚴格執行中央八項規定精神和各項規章制度，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”，杜絕虛報冒領、貪污挪用等不廉行為，確保中央決策部署和各項規章制度在企業得到不折不扣的貫徹落實。

2.勤學習，強能力。公司應主動提供各種學習、了解知識的渠道，通過走出去、請進來的方式，請財務、稅務、審計各方面的專家來公司授課答疑；或者采用外包咨詢的方式，復雜業務隨時電話咨詢；不定期到大型企業、內部兄弟單位學習交流、取長補短，互相借鑒有益經驗，對照發現并糾正工作中的問題，便于整體業績的提高。

（1）部門內部營造良好的學習氛圍。在緊張的工作之余，有問題一起討論，新東西一起分享。出臺的新制度、新政策，第一時間發到部門群里學習，充分征求每一名領導、員工的意見、建議，部門內部學懂弄通后，及時轉發給相關部門，便于業務工作之間的相互協作。

（2）定期組織交流培訓。針對普遍性的重要事項，財務部門做好總結歸納，做成培訓課件，定期開展知識更新培訓，以便統一尺度、提高工作效率。

3.愛崗位，講奉獻。愛崗敬業是干好本職工作的基礎和條件，是其應具備的基本道德素養，樹立良好的職業責任感和榮譽感，忠實履行自己的崗位職責，刻苦鉆研業務，不斷提高素質。

健全費用控制制度體系

要制定一套完善的內部控制制度，并在執行過程中不斷健全完善，根據市場情況、公司實際及時更新。實行決策權與執行權相互分離；重大事項、預算外資金支付實行集體決策或者聯簽；正常的資金支付可以根據金額或者事由實行自上而下的授權審批；發揮群眾監督的積極作用，設置舉報電話或舉報信箱。杜絕例外事項的發生。

實行定期輪崗、環節控制、回避制度，激發員工的工作熱情、提高員工的業務素質、增強團隊的凝聚力。如此等等，通過健全完善制度，不斷發現問題，不斷改進問題，漏洞會越來越少；通過內部牽制、回避制度可以大大減少舞弊、貪污、腐敗問題。

發揮會計的核算監督職能

1.規范會計核算。要按照會計核算辦法和財務管理的有關要求，進一步規范財務核算，推進財務核算管理的信息化進程，在列支科目上慎之又慎。對資本性支出和損益類支出嚴格劃分核算；對專屬于基建期內的費用，由業務部門專門蓋章標記。

2.落實監督責任。將會計監督貫穿年度始終，對節約獎勵，對超支扣罰，將預算控制制度落到實處。

同時要本著實事求是的原則，當企業內外部環境或生產經營策略發生重大變化、原有預算已不再適用時，要及時對預算指標進行合理調整。

3.發揮反映決策功能。例如，根據市場供需情況，測算廣告宣傳費與營業利潤的合理比例，提出增減相關推廣費用的建議。廣告宣傳很重要，企業的產品更是靠合理的設計、可靠的質量贏得公眾的認可，所以應準確定位公司產品，分人群、分區域投入廣告宣傳費。銷售費用實行收支兩條線，銷售政策透明化，銷售人員薪酬與績效直接掛鉤。

加強內控體系建設

1.保證內部審計的獨立性。企業應當加強內部審計工作，保證內部機構設置、人員配備和工作的獨立性。

2.提高內控工作的前瞻性。將內部審計從事后的監督、檢查模式變為事前、事中、事后的持續跟進模式。保證每一筆資金的支出都是在審計的掌控下運行。

3.加強內控工作的信息化水平。隨著信息化在企業的普及，運用計算機系統聯網進行費用控制已成為趨勢。有些高層領導可以自己消費、自己直接簽字報銷，在缺乏有效監督的情況下，自律的作用極為有限。

公司也并沒有明確的約束機制，下邊執行的人員不好意思拒絕，這時，利用信息化系統實施自動化管理就顯得尤為重要。

提高資金使用效率

1.加快資金周轉。采用適時制的存貨管理模式，即存貨何時領用何時采購，從而降低存貨占用的資金金額；加快應收賬款的周轉，縮短收賬期；延長應付賬款的周轉期，延遲付款。

2.采用分級策略。對供應商進行合理的信用評價，不同信用等級采取不同的銷售策略，并制定合理的供應商違約條款，減少供應和流轉鏈條上的資金冗余。

3.投資前進行可行性論證。上新項目之前要進行充分的可研、權威專家論證。防止達產不達效，盲目擴張，造成浪費。

4.科學測算籌資成本。從公司全局角度測算各種籌資方式下的成本、利潤，最終選擇合適自己公司的籌資方式。

5.提高自身盈利能力。加強資金管理，提高資金周轉效率；控制企業成本費用，提高企業盈利水平；控制資本性支出，盤活存量資產，提高資產周轉率。

結語

企業的每一點利潤都是投資者的期待，不管是管理者還是員工，都應該盡最大能力控制成本、壓縮費用、提高利潤，期間費用管控在整個內控過程中具有舉足輕重的地位。結合企業自身特點，深入剖析期間費用管控存在的問題，并拿出有效措施加以改進，對提高企業的核心競爭力具有積極意義，將有效促進企業可持續發展。