關于檔案電子化關鍵技術的應用研究

帕提曼·牙森

摘 要：本文簡要概述了檔案電子化的現狀，重點介紹了圖像采集技術、檔案存儲技術以及LOB字段存儲等關鍵技術在其中的應用，并提出了完善電子化設備、更新電子化技術以及加強人才的培養的措施以加強關鍵技術的應用。

關鍵詞：檔案電子化;關鍵技術;檔案管理

引言：隨著公路的建設越來越多，公路局的檔案數量不斷地增加。如果依舊利用老舊的紙質檔案進行記錄和管理，非常容易出現資料缺失或遺漏，而隨著大數據的應用，公路局的檔案管理也需要不斷電子化。

一、檔案電子化的現狀

隨著數字時代的降臨，大數據已經成為了人民群眾生活和工作中必不可少的一部分，在數據電子化的背景之下，喀什公路管理局的疏附分局謀求檔案電子化的改變與突破，給其檔案管理的長遠發展帶來了希望。在電子化的幫助下，公路局的檔案管理的工作效率發生了巨大的提高。但由于新疆喀什地區的信息覆蓋率較差，其檔案電子化的速度較慢，沒有跟上時代更新的步伐。由于檔案電子化的推進需要充足的資金支持，還需要完備的電子化設備進行基礎設施的支持，而目前看來，公路管理局方面并沒有做好融合大數據的準備工作。并且檔案電子化技術屬于較為先進的科學技術，其操作方式相對于傳統的檔案管理方式而言比較困難。檔案管理人員大多并不具備此項技能，導致其工作與電子化技術脫節。如今還存在部分工作人員怠惰不前的現象，其對于新興的技術抱以漠視的態度，個人思想覺悟尚未跟上時代的發展步伐，導致其工作效率極低，也不利于檔案工作的電子化進程。

二、檔案電子化關鍵技術應用

（一）圖像采集技術

在檔案的電子化的進程中，圖像的采集技術是其中較為關鍵的技術。電子類型的檔案是由圖像共同組合而成的，其將各個圖像實施融合，最終形成了電子化的檔案。圖像的采集技術主要有三種標準，一種是TEAIN，另一種是WIA，還有一種是ISIS。一般來說，應用TWAIN和WIA標準的較多，其都可以從掃描儀以及各種相機設備中進行圖像的采集，從圖像采集相應的對話框之中取得圖像的文件，并且都能夠利用編程方式來進行圖像的采集[1]。相對來說，TWAIN的對話框能夠為其提供更豐富的選擇以及更先進的設備。同時TWAIN的傳輸模式比wia多了一種本地模式，且大部分的TWAIN能夠將上次掃描的相關設置保存下來，而WIA沒有此類特征。在實際的應用過程之中發現，TWAIN能夠有更優秀的擴展性以及兼容性，且被多數設備支持，因此在大多數單位之中都采用TWAIN標準來進行電子檔案的采集。除了標準的采用之外，圖像采集的控件也需要注意。采用合適的控件能夠加強圖像采集技術在檔案電子化的應用，并且減輕了圖像采集的難度。在實踐中發現，EZTWAIN控件在各種語言的開發之中具有更大的優勢，并且以WTAIN協議為基礎，與之的兼容性更好，感知度更強，并且成本較低，因此其實際應用較多。

（二）檔案存儲技術

電子檔案的圖像存儲格式豐富多樣，單一靜態的格式有BMP、PCX等等，多圖融合的格式有PDF、DCX等等。采集完成的電子檔案如果存放于單一圖像中則會獲得多份材料，而對其進行分別存儲的話則會對其信息的完整性進行了破壞，在后續的查看過程中難以快速獲取全部資料，因此檔案電子化時，大多是將采集到的單一圖片匯總起來，構成多頁的文件檔案。該類型的電子文件能夠將單一圖像展示不全的缺點克服，為其后續的查閱提供便利。在檔案實際存儲的過程中，應用較多的是PDF格式以及TIFF格式。PDF格式與操作系統的平臺沒有關聯，因此能夠不受平臺的限制，將檔案中涉及到的文字圖片等等信息都原始且完整地保存于文件之中，并且其具備的壓縮技術比較優異，能夠利用較小的存儲空間存儲較多的電子信息，其打印效果也受到大眾的歡迎。TIFF則是非壓縮式的格式，其能夠在文件中將圖片的各類信息記錄下來例如分辨率等等，并且能夠在其中設置多個圖像。其另一個重大優勢是其通用性，在存儲的過程之中不會破壞圖片的效果。但其缺點也十分明顯，由于保證圖片完整性的需要，其不可避免地會耗費較大的存儲空間。在檔案電子化的過程中，PDF成為了最常見的應用格式。在電子檔案存儲時，還需要選擇適當的文件系統或數據庫，在實踐驗證之后發現，數據庫的存儲更加容易管理，并且安全性非常高，因此利用數據庫進行檔案存儲成為了應用最多的存儲方式[2]。

（三）LOB字段存儲

檔案的電子化帶來了海量的數據信息，數據中心的數據數量發生了爆發式地增多，因此利用LOB字段在Oracle數據庫之中完成存儲成為了檔案電子化中的關鍵技術。Oracle LOB數據是由數值以及定位器共同組成的，雖然其共同存儲，但在表中僅僅包含其定位器，卻不顯示其數值，定位器通常被存放于列之中，而數值則被存放于LOB段之中，LOB段一般被分為四種類型。第一種是CLOB，其對文本信息的存放應用較多，以單字符集存儲。第二種是NCLOB，其同樣大量用于文本信息存放，但其以多字節類型進行字符存儲。第三種是BLOB，其屬于二進制式的LOB，不用實施字符集的轉換。第四種是BFILE，其屬于二進制的文件LOB，僅存儲文件指針，其余信息存儲于文件系統中。在實際的檔案電子化的應用中，BLOB與CLOB較為常用。

三、加強檔案電子化關鍵技術應用的措施

（一）完善電子化設備

要想加強電子化的關鍵技術在檔案管理中的應用首先需要完善電子化的基礎設備，只有保證了基礎設施的完善才能夠為開展檔案電子化相關工作奠定基礎。先進的電子化設備能夠幫助檔案電子化的工作人員加強關鍵技術在其中的應用，加快其工作的效率，為其提供強力的后勤保障以應對繁多且復雜的電子數據歸檔，更能將工作人員的負擔減輕，減少工作的壓力。除了硬件設施之外，還需要關注電子化的軟件，例如在存儲數據時使用的各類數據庫需要獲得及時的升級，避免出現存儲空間不足等問題。

（二）更新電子化技術

由于科技發展的勢頭非常迅猛，檔案電子化技術的更新換代極快，因此公路局還需要及時地對檔案電子化的技術進行更新以獲得更完備的性能，保障公路局檔案數據的安全以及錄入信息的效率。如今的檔案電子化技術仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不斷地更新電子化的技術才能夠保證公路局在檔案管理方面的工作能夠更方便、更快捷、更安全。尤其對于新疆喀什地區來說，更先進的電子化技術其應用的難度也會越來越小，更加滿足檔案電子化的需求，公路局在應用電子化關鍵技術上也能更加得心應手[3]。

（三）加強人才的培養

要想加強檔案電子化中各項關鍵技術的應用，使檔案管理工作在大數據的環境之中取得進步與發展，必須要重視相關工作人員的素質培養。一方面公路局應當對檔案電子化的工作人員積極地展開培訓工作，培訓的內容主要包括各種圖像的采集、存儲技術、數據庫的維護與升級等。另一方面，公路局還需要對其進行嚴格地績效考核，將其檔案電子化的工作與績效考核結合起來，讓其了解檔案電子化與其獎懲息息相關，進而擺正其工作的態度。除了要注重老員工的業務培訓，還需要積極引進優秀人才，在招聘過程中，優先錄取綜合能力較強的人員，考核其檔案電子化的技術，探討其對檔案電子化未來發展的認知，檔案電子化的工作人員不止要順應時代的發展提高自己的工作能力，更需要不斷提高自身的覺悟和素養。尤其是喀什公路局中的工作人員，只有讓其發自內心地為人民服務，才會在其工作崗位上盡職盡責。

結論：總而言之，當前檔案電子化的工作在大數據的浪潮之下需要激流勇進，抓住時代發展賜予的機會，進而加強其關鍵技術的應用。在加強應用的過程中，需要完善電子化的設備、更新電子化的技術、加強人才的培養。

參考文獻：

[1]阿以古力·外力.新時期檔案電子化建設與研究[J].辦公室業務，2021（11）：179-180.

[2]裘曉萍.淺談大數據時代文書檔案電子化建設[J].辦公室業務，2021（01）：183-184.

[3]何東.地形圖檔案資料掃描建庫技術方法與實踐[J].測繪與空間地理信息，2020，43（03）：173-174+177.