“科研管家”全流程信息化管理平臺設計

顧雅楓，宋 靖

（甘肅省產品質量監督檢驗研究院，甘肅 蘭州730000）

1 概述

隨著各質檢機構的快速發展，科研能力和科研水平逐漸成為衡量各質檢機構綜合競爭力的重要指標之一[1]。科研管理工作任務的日趨遞增，使得現有的人工管理或借助辦公軟件進行的科研管理模式在數據收集、數據傳遞、數據存儲、數據處理、數據統計等各個方面均已無法滿足要求[2]。如何對機構內部的科研項目、科研經費、科研成果和學術交流活動進行高效的創新管理，是當前質檢機構科研管理工作的一個重要課題。

2 當前科研管理工作存在的問題

1）科研管理工作分散，沒有形成全流程的動態管理。科研工作涉及多個部門，其中科研項目的申報、立項、驗收等工作由科研項目管理部門負責，科技經費的撥付、核算、報銷由財務部門負責，而科研項目的具體工作則分散在各個項目組中，各類學術交流活動的舉辦又在各個檢驗部門，各個科研活動的管理工作是割裂的，沒有形成一個相互關聯的整體，因此也就無法對機構內部的科研工作進行一個全流程的動態管理。

2）科研管理信息化程度低。當前很多質檢機構仍依賴于傳統的Excel、Word等辦公軟件進行科研工作的管理，一方面存在各項科研活動流程不符合要求、材料模板混亂等情況，影響工作質量。另一方面由于各個科研項目是由各項目負責人直接管理，項目的進度情況、經費使用情況、目標完成情況等數據收集困難，導致項目難以管控，影響后續的溯源、統計等工作的正常開展。

3）無法實現科研信息共享。當前各類科研檔案資料主要以紙介質存儲為主，保存不易，無法快速準確的查找。

而檢驗機構內部的大量科研數據資源又由科研管理部門保管，其他部門參與度低，使的整個科研管理處于一種半封閉的狀態，導致科研信息資源共享程度不高、利用率低[3]。

3 “科研管家”信息化平臺設計原則

“科研管家”信息化平臺的設計初衷是將檢驗機構內部的各項科研管理工作全部由線下人工管理轉化為線上自動化管理，將科研項目管理、科研經費管理、科技成果獎勵、科研人員管理以及各類學術交流活動的關鍵環節均納入平臺，做到各個流程環節的自動流轉，對機構內部的所有科研活動進行 “一站式”管理，確保科研活動的各個階段在平臺中可視、可查、可管，打造全新的科研管理工作模式。

為了滿足質檢機構內部科研工作的管理要求，科研管理平臺應滿足以下要求：

1）實現效率和規范的統一與平衡。將所有的科研項目由線下納入線上時，不應僅僅是在信息平臺上對現有流程進行簡單的電子化復制，而是要圍繞科研工作的實際需求,對現有流程進行優化、簡化和規范化，提升科研管理工作效率。

2）實現多模塊協同和信息共享。科研管理工作中的很多模塊存在交叉，例如項目管理過程中產生的科研成果是科技成果管理、科技人員管理、知識庫管理工作的重要基礎數據，因此在設計過程中，要考慮各項功能模塊間的關聯性，做到數據一次錄入，多次使用，以達到提高工作效率的目標。

3）建立完善的安全機制。在整個科研管理過程中，既要考慮實現科研成果的共享，達到促進學術交流和科研創新的目的，又要通過設置不同的用戶-角色-權限滿足科研工作的保密要求。

4 平臺架構

“科研管家”信息化平臺的系統架構如圖1所示。科研人員可以通過該平臺完成課題、經費及成果的申報和登記，進行各類信息和文檔的查詢。科研管理人員通過平臺可以完成科研項目的全流程動態管理。決策層人員則可總覽機構內科研工作的總體情況，為科研決策提供支撐。

圖1 系統架構圖

5 功能模塊設計

5.1 門戶管理模塊

該模塊主要用于展示各類有關科技工作的通知公告、流程指南、相關制度及成果。用戶可以通過門戶進行注冊、登錄，用戶登錄后系統會自動展示各自的待辦業務及負責業務的進展情況。

5.2 科研項目管理

科研人員登錄系統后，可在該模塊提交立項申請、提出項目變更申請、完成中期檢查及驗收申請。科研管理人員則可通過該模塊實時查詢項目的執行情況、變更情況、文檔提交情況及項目經費使用情況等，對項目進度進行實時管控，做到各類問題的早發現早干預，提高項目運行效率和質量。

在科研管理平臺中，采用里程碑式的項目管理模式，在預先設定的各個里程碑完成時間即將到期時，系統會自動給項目負責人和科研管理人員發送預警通知進行提醒。在整個項目管理流程中所需的各類文檔均進行模板化管理，確保文檔規范。項目管理流程如圖2所示。

圖2 項目科研管理模塊流程圖

5.3 科技獎勵管理

科研人員可在該模塊進行獎勵的申報，為科研獎勵工作提供數據基礎。

5.4 科研經費管理

該模塊實現了財務部門和科技管理部門的線上對接，將科研項目的預算、開支等信息進行共享，對科研項目進行過程中產生的成本及費用進行全過程控制管理，增強信息公開透明度，為實現科研精細化管理提供支撐[4]。

5.5 科研人員管理

該模塊功能主要如下：（1）系統匯總項目實施過程中產生的專利、標準、論文等信息，科技主管人員可對這些信息進行查看、管理。（2）科研人員進行項目之外的科研成果登記，包括論文、專利、標準、著作、研究成果、軟件產品等，形成科研成果統計的基礎數據。（3）系統根據收集的各類成果信息，建立科研人員檔案，便于后期的科研考核獎勵工作開展。

5.6 學術交流活動管理

該模塊主要用于對機構主辦或承辦的或內部各部所組織的各類學術交流活動進行信息化管理，實行會前申報、會后總結的方式進行。各類學術交流活動產生的成果可作為共享信息用于全體科研人員查看。

5.7 知識庫管理

該模塊主要提供文檔共享、文檔檢索、統計報表及專家管理功能。該模塊將機構內部的所有科研資源進行整合分類，所有的科研人員均可在自己的權限范圍內檢索所需的科研信息，實現信息共享，增強科研人員之間的聯系，相互啟發，激發創新。

統計報表功能則支持自主配置，各級管理人員可根據業務需求，在各自的權限范圍內，按照課題承擔的人員、課題方向、時間等進行靈活的統計，并支持統計結果的圖表展示、打印和導出功能，實現科研課題、項目、經費、成果、進度等的信息統計工作，提高決策分析效率。

6 結論

通過建立“科研管家”全流程信息化管理平臺，對科研工作中的所有流程、數據進行動態管理，使科研工作向精細化、系統化發展，將科研管理人員從繁雜的數據收集、數據統計等事務中解脫出來，更加專注地投入到科研管理工作中，提高科研管理工作的效率和質量。