企業辦公室職員，如何發揮崗位作用

企業辦公室職員，是黨委和行政領導下重要的職工群體，擔負著非常重要的工作任務，管理的范圍廣泛，服務的群體受眾較多，要求具有較強的職業技術水平。因此，辦公室工作在綜合協調、參謀作戰與后勤保障、監督監察中，職員需要有清醒的認識和頭腦，發揮其重要性，對自身的素質和工作能力要努力提高，各項工作要全面、完整的進行規劃，做好辦公室“服務”工作，發揮崗位作用。

辦公室“服務”工作是指“服務發展、服務決策、服務落實”，辦公室作為單位的綜合協調機構，處在承上啟下聯系內外、溝通左右的樞組地位，辦公室工作的好與壞，體現著單位的工作水平和整體素質，所以辦公室職員必須擁有良好的自身素質，在個人道德及思想品質上要有一個更高的層次。本文為了加強對工作效率服務質量的提高、更好地發揮崗位作用，陳述了如下五點內容。

1.認識辦公室工作的重要性

辦公室是整個企業的大腦，在辦公室的工作繁瑣且復雜，具有事關全局的重要性。它是綜合協調的部門，整個單位辦公和辦事與辦文都在辦公室進行，它將領導層的重要決議和政策方針具體形成方案實施到各個部門，對企業的重要決策行為起到了前期規劃和后續總結的作用，它管理和指導著企業的運行，協調包括人事調動在內的各項事宜。對企業內整個信息的縱向和橫向的聯絡，在職工和領導還有外界單位方面起到橋梁作用。它是黨政領導的參謀作戰部門，辦公室職員不止于平常的一些工作，在對企業管理和規劃上，與領導層一起進行統籌，起到參謀作用，是為全局服務的部門，它分析問題，提出問題，解決問題，擁有大局意識。對下一層級的職工等進行意見收集，深入了解企業整體狀況，使得領導層能真實掌握全面情況，更加有效地管理醫院。它是后勤保障的部門，在制度層面上，它依據法律及規章制度進行管理，使得企業能規范的運行辦事。在人為層面上，它監督和執行著上級下達的命令和指示，對具體的工作和任務采取有效的執行力，避免了人員松散和意識淡薄。它還是監察督辦部門，對企業各類工作進行評價，有效的嚴格的監督能使得醫院更加有效率地展開工作和運行，使得企業整體水平再上新臺階。辦公室在監督上要隨時進行，即查即辦，徹底落實各項任務指標，不疏忽任何一個細微的錯誤和漏洞，及時將發現的問題反饋給上級的領導，對所有的事件實事求是，提出原因和結果與修改意見，在執行上要雷厲風行，徹底地落實任務，起到一定的監督作用。

2.辦公室職員做好本職工作的措施

（1）加強自身的素質修養。辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質的高低、能力的強弱。辦室工作的內容很多，應用的知識也很博、比如：文秘工作就是辦公室的一項基礎性工作，靠的是文字功底，但非一朝一夕之能事，只有不斷地學習、不斷地練習，在學習中實踐，在實踐中學習，完善自己、錘煉自己，才能做實做好。幾個要點需做到：一是知識面要寬。不僅要熟知政治、經濟和各項政策，有較高的理論修養還應了解業務、管理、法律、文學等等，有強烈的求知欲;二是知識內容要新。要跟上時代步伐，跟上工作節奏，創新方式方法，就必須堅持先學一步，深學一層，善于汲取新的營養;三是知識學習要深。就是知其然，還要知其所以然。對各方面的知識，雖不能像專家那樣深有造詣，但也應對其內涵和實質有較深和較細致的了解掌握，尤其是對自己工作密切相關的某些知識領域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。所以辦公室職員要加強對業務的學習和增強自身的服務意識，提高自身分析問題和解決問題的能力。

（2）加強應變能力。各類突發事件時常發生，復雜多變的環境要求辦公室職員擁有臨危不懼，處事靈活，頭腦清醒的素質，同時還要改變自身的工作方法和作風，在對每一項的工作都認真積極地完成，不松懈不怠慢，嚴格要求自己，提高標準。并且在對辦公室的工作管理上，要合理安排職責任務，嚴格建立規范制度，加強效率和質量，明確責任，加快加強各項任務目標的完成進度，理清思路和順序，分清輕重緩急，整體統籌規劃，緊張有序。在碰到突發情況要冷靜沉著面對和處理，加強交流和應變能力，提高自身的責任感，能更加有效快捷地完成辦公室各類工作。

（3） 加強溝通協調能力。組織協調是辦公室工作的一項重要職能，任何一個部門都不可能孤立地存在，做好協調工作，成為各個部門和科室之間的溝通橋梁，使企業內外部環境和諧，對于完成既定的目標任務顯得尤為重要。要樹立個人良好工作形象，協調好紀檢察、宣傳、新聞媒體等部門工作及協同配合，提升企業對外形象。只有這樣，才能使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動單位和個人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。

3.理清重點，把握工作主動權

辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜，住往同時需要處理好幾個問題，這就要求辦公室工作必須分清哪些重要的，哪些是次要的，哪些工作需及時辦理，哪些工作可以稍后再辦，要在一定的時間內抓住主要矛盾，解決關鍵問題。如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會陷入事務堆中難以自撥，搞得越忙越亂，越辛苦越被動。其中所謂的重點就是領導關注的熱點和推進中心工作的難點，當然重點也往往因時因地而異，一個階段有一個階段的重點，一項工作又有一項工作的重點環節。在具體操作中，要學會準確捕提、冷靜思索、科學把握。在重大決策前，掌握實情就是重點;在貫徹落實中積極協調，真督實查就是重點;在落實后認真總結，掌握規律，及時反饋上級領導就是重點。抓住了重點，分清了主次，就能在紛繁復雜的工作中理出頭緒，從容應付，爭取工作的主動權。

4.著眼全局，發揮參謀助手作用

辦公室是形象部門，是服務窗口，考慮問題和處理問題都要著眼于全局，不能只局限于某一部門或者某一小范圍，實現某一小團體的利益，犧牲單位的整體利益。所以對單位作出的決定，領導集體作出的決策，必須帶頭認真貫徹執行。一切工作的出發點和落點都要放在全局意識的高度，才能正確處理好各方面的關系，搞好服務，當好參謀，要隨時掌握單位的整個工作狀況、外部環境、目標任務，想領導之所想、想領導之應想、想領導之未想。對單位的工作任務和面對的問題進行認真研究、合理分析，積極為領導出謀劃策，幫助領導制定科學的決策，想要充分發揮好參某助手功能，一是要有政治敏感性，能夠見一葉而知秋，發現別人容易忽略的重要不節;二要熟悉情況。眼觀六路，耳聽八方，知領導所未知，準確提供策依據;三要及時反饋。對決策的貫徹落實情況施行動態反映，提供有價值的信息，為領導決策后的調控提供服務;四要有力督辦，保證工作的快速推進，維護決策的權威性。

5.注重品質，細節決定成敗

要知道，“細節一定會決定成敗”。辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會出現紕漏或閃失。如撰寫一份材料、辦理一個文件、編寫一條信息、組織一次接待、辦理一個會議、接聽一個電話、書寫一條標語等等，都得細心，都得注重細節，若粗心大意，失誤在所難免。做好辦公室工作，應該具備“四心”：一是責任心。辦公室的另一個名稱叫“不管部”，意思是說單位內沒人愿意做沒人愿意管的事情，就該由辦公室去做去管。所以，辦公室應隨時發現單位應該做而沒人做的事情，并把它做好、不要認為這些事情不屬于辦公室的職能職責，就袖手旁觀;二是細心。細心觀察、細心思考、細心謀劃，以高度負責的精神做好每一工作，高標準嚴要求地處理好每一件事情;三是耐心。辦公室許多工作往往都是“重復著昨天的故事”讓人覺得平談無味，即便是重復，也得耐心細致地去做，去完成;四是平常心。辦公室總有那么多不干不完的事情，要有顆平常心，要有奉獻精神，學會忙中偷“閑”自享甘甜，守得住清貧，耐得住寂寞，更好地發揮辦公室崗位特色作用。

作者簡介：崔小建（1985.6-），女，漢族，河北唐山人，本科，政工師，研究方向為管理。