鋼鐵企業檔案管理問題及推進思路分析

張靜

【摘要】近年來，鋼鐵行業的發展速度越來越快，為了能夠更好地適應鋼鐵企業的發展需要，企業必須要對其中的管理工作進一步重視和優化。本文主要分析鋼鐵企業檔案管理問題以及解決措施，推進思路，以便更好地促進我國鋼鐵行業的發展。

【關鍵詞】鋼鐵企業;檔案管理;現狀問題;推進思路

檔案管理工作是企業運營管理工作中的重要組成部分，并且在企業的整體發展中有非常重要的地位。此外，企業的檔案管理工作是一項費時、費力的工程，對鋼鐵企業來說，不僅在職員工較多，年產量也是一個龐大的數據，在平時的檔案工作中更加繁雜，這在一定程度上體現了檔案管理信息化的需求。因此在企業的發展、成長和壯大的過程中，需要不斷完善和提高檔案管理手段，根據市場的需求和社會發展的變化，進行管理手段的創新，重新調整企業中人員、業務和技術的發展思路，以達到更高效的工作效率，以及提高經濟效益。

一、企業科技檔案管理現狀

（一）信息化技術落后。現如今，計算機和信息化技術已經融入我們的日常生活中，也融入每一行每一業，為我們的生活和工作都帶來了不少的便利。企業的檔案管理離不開信息化的應用，但就現階段來說，部分公司由于自身的內部變化或是資金預算不夠等原因，依然存在著硬件設施設備不能適應現代發展的情況，例如檔案管理工作要應用到計算機和掃描設備等，這些依然實施老舊的管理模式。設施設備過于陳舊，就會導致檔案管理人員在工作時依然以半自動化為主，計算機加上人工，不僅增加了工作量，也不能準確進行鑒別和存檔，嚴重影響了企業的發展。企業想要實現檔案數字化的管理，必然離不開最基礎也是最重要的硬件設施設備，如若企業不能進行及時更新換代，不僅會影響工作的效率，也對企業的持續發展有一定的影響。

（二）自動化辦公系統不對接。鋼鐵行業作為一個大型的生產企業，其中的檔案管理工作是非常繁瑣且工作量非常大的工程，會使用專業的檔案管理軟件辦公，但在企業中，以數字化技術為基礎的辦公系統一般是為公司高層自行設計并且使用的，很難將檔案的管理系統與自動化的管理系統進行有效的結合。這表明了企業檔案管理系統與辦公自動化系統之間缺乏一定的聯系，也缺少統一的管理手段，最終導致檔案管理系統和自動化辦公系統的兼容性較差。

（三）服務理念落后。目前，大部分企業依舊以保證資料檔案的完整性和保密性為主要的工作內容，從而忽視了重要資源的使用問題。檔案管理部門在工作中一直處于被動的位置，與外界沒有一定的溝通和交流，也缺乏工作中的積極、主動的服務意識。同時，其中處理檔案的方法也較為簡單、單一，不能很好地滿足企業的需求。另外，服務的對象也有一定的局限性，一般是將檔案整理和儲存好后為企業內部人員提供借鑒和復印，在一定程度上可以看出檔案管理部門與企業中其他部門的溝通和交流較少。

（四）缺乏專業人才。現階段，鋼鐵企業檔案管理工作人員有一部分并不具備企業需求的專業水平、理論素質和文化程度，有一些工作人員并不是專業出身，或是并沒接受專業的管理培訓，其中存在知識面狹窄、老化、結構不合理，以及缺少現代科學知識等問題。因此專業人才也是我們現階段的剛需，不僅需要對檔案管理工作有一定的熟練程度，也需要對數字化技術有一定的了解，這樣才能提高企業工作效率。

以上都是影響企業檔案管理工作發展的因素，在客觀程度上都會導致企業檔案管理部門的工作效率低下;職工上進心不夠，在工作上不夠積極;以及企業的檔案不能精準、明確地保存，也會影響到后期其他部門的借鑒和使用。所以，為了進一步推動鋼鐵企業的發展，需要我們建立更加便捷的檔案管理模式，利用互聯網、數字化的歸檔模式和傳輸模式，使檔案的處理更加方便，這不僅節省了時間和精力，也促進了企業發展更加智能化。

二、企業檔案管理工作的推進思路

（一）創新檔案管理制度。隨著社會的進步，檔案管理工作想要更好發展，需要有進一步的創新意識，以全新的管理規范制度，來取得更好的工作效率。第一，要制定信息化的檔案管理制度，以滿足檔案管理人員的應用，在現有的機制上進行完善和規范，明確其中實際的工作流程和技術運用方法，并且將電子檔案工作環節和步驟進行精細化。第二，將工作責任劃分為每一位職工，建立一個以上率下、工作積極、團結友愛的工作氛圍，同時也要求每一位員工都要遵守工作秩序，以便能更好地推進檔案管理工作的開展。第三，企業負責人應要求檔案管理部門職工明確自身職責，并且能牢牢掌握管理系統的工作流程，同時對軟件的操作也要求熟練，進一步完善其中的細節，自上而下進行推廣。此外，要在一定時間內進行座談會，定期對檔案管理人員進行培訓和測試，對其中的管理系統和流程進行討論，以便查漏補缺，及時補充、完善。

（二）管理模式創新。據了解，現在部分企業沒有單獨成立檔案管理科室，僅是掛靠在其他部門，并沒有獨立的行政機構，這樣的方式是行不通的，不僅對工作效率打了折扣，也難以促進新時代的進步。因此，無論是企業的高層負責人，還是檔案管理部門的員工，都應該有自覺性。在新時代的改革背景下，想要企業發展得更好，想要檔案管理部門有所進步，應該有一個科學、合理的管理模式，全力實現和追求企業獲得最大的經濟利益，以及實現可持續發展。因此，企業有必要將檔案管理作為一個單獨、獨立的部門來管理，這樣才能提升其工作的地位，使得檔案管理能獲得真正的決定權和選擇權。

（三）檔案管理標準的統一。在檔案管理工作中，必須要有一定的標準進行衡量和評判。檔案管理的標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，這也是衡量工作效率高低的專業尺度。如果沒有這些標準，那么檔案庫中的數據將無法建立，當然如果各單位的檔案管理部門不遵循這樣統一的標準去完成，自成一套體系，那么其中檔案信息網絡無法順利通過，其中的資料資源也無法進行共享。此外，在企業中，檔案管理部門需要盡早制定或是修訂企業電子文件管理方面的規章制度，用這些制度來規范和約束企業電子文件的采集、保管和應用，也使各二級單位能參照相關制度，做好各自單位的相關工作。同時，檔案管理部門應該制定項目設施設備的管理和正確的使用方法，明確大型、貴重設備的責任人和應用的范圍以及使用的程序等。還需要建立一個工作臺賬，用于檔案管理內部員工登錄。此外，有必要制定一個安全措施程序，以確保電子檔案的安全性和防止泄露。

（四）應用先進技術結合。當前，有部分鋼鐵企業的檔案管理是采用紙質和電子兩種形式，但鋼鐵企業的資料和檔案的產生量是一個非常龐大的數據，所以應用數字形式的檔案管理技術也將越來越多。為了更好地應對日益增加的電子科技檔案，我們需要應用一些先進的技術來輔助我們的管理工作，那就是通過云計算來進行有效的數據存儲和管理。云計算是一種較為新型的超級計算方式，是以數據為主要中心的一種數據密集型的超級計算程序，其在數據存儲和數據管理以及編程模式上都有一種自身獨特的技術。云計算可以提供分布式的存儲方式來進行數據的存儲，并且采用冗余存儲的方式保證數據的可靠性。在數據的管理方面，云計算技術可以對海量的數據進行存儲，并且能快速分析和保存，最終向用戶提供有效服務。因此，我們可以借用云計算技術來進行快速的數據處理，這能幫助檔案管理人員更加快速、準確地完成工作。

（五）技術人才隊伍建設。檔案信息化建設不僅能為檔案管理人員提供便捷和便利，在提高了工作效率的同時，也在一定程度上對檔案人員的素質提出了較高的要求。所以企業應該堅持以人為本的原則，把培養人才、建設人才隊伍和提高人員素質放在企業發展的第一位，并且有針對性地開展各種形式的業務培訓，特別是針對網絡化、數字化以及信息開發技術等方面的培訓。首先，有關企業應該樹立以人才資源為第一資源的思想，加強人才隊伍建設，打一支業務能力強、對工作敬業、負責并且能敢于創新和發現，善于學習的專業檔案隊伍。同時在聘用檔案管理人員時，要以“公開、平等、競爭、擇優”為原則，對自身素質和能力較為突出的職工，及時進行崗位調整和進一步的培養，為更好地開展企業檔案管理工作提供智力的保障。此外，也要設置新人競爭機制，加大企業與外部市場的交流力度，拓寬人才流動的渠道，通過內部的調崗部門，和外部的交流、學習，建立人才培養計劃，設立“能進、能出，能上、能下”新機制，健全和完善人才隊伍結構。

三、結語

綜上所述，企業的檔案管理工作是一項長期并且全面的工作，這不僅是一個部門的工作，不是依靠其中的技術人員就能完成的，需要所有檔案管理人員以及企業整體部門的相互協作和配合才能高效完成。新階段，企業之間的競爭日益激烈，企業發展的節奏也在明顯加快，其中的檔案管理工作必須要與時俱進，創新才能進步，進步才能發展，才能跟上時代發展的腳步，才能夠滿足企業生產運營管理的要求，才能夠更好地推動鋼鐵企業穩定健康持續發展，才能全面提高企業的數字化檔案管理水平。

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