大數據時代的數字化交通檔案管理研究

【摘? 要】對于檔案管理行業而言，數字化管理是必然趨勢，有效結合信息與計算機技術，有助于提高檔案管理效果，借助于計算機網絡，可建立多種類型的交通檔案管理，進而促使檔案管理工作更加高效。本文對檔案數字化管理的意義進行了概述，對檔案數字化管理的現狀進行了分析，對如何做好檔案數字化管理進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】交通檔案;檔案數字化;檔案錄入;檔案數據庫

引言

在交通系統中，交通檔案管理占據重要位置，對于交通檔案管理而言，需確保檔案信息的安全與全面，進而便于及時查詢檔案信息，提高交通檔案的利用率。此外，還需確保檔案的真實，以便在對交通檔案進行查詢時，能夠有效恢復檔案原貌。要落實好檔案數字化管理工作，應從檔案管理人員入手，并充分考慮檔案錄入方式。

1.檔案數字化管理的意義

對于交通檔案管理而言，檔案數字化管理是必然方向，基于計算機計算，將其與網絡技術有效結合，可加快生成交通檔案的速率，利用計算機技術，可及時對多種類型的檔案進行分類管理，在此基礎上，在將來的檔案查詢過程中，或者是在交通管理方面，可確保安全與真實，進而可彌補以往檔案管理存在的不足，針對于交通檔案管理，保證其具備一定的可行性以及高效性。達到數字化管理的目標，有助于提高檔案管理效率，檔案數字化管理具有較多優點，比如更新速率較快、可涵蓋較多信息量以及具有較強的事實性等，在交通檔案管理方面，人工錄入方式難以滿足管理需求。實現檔案數字化管理，在一定程度上，可節省大量的人力資源，可提高檔案錄入的真實性，進而可彌補人工錄入方式存在的弊端，基于檔案管理能力的提高來說，可起到一定的促進作用。

2.檔案數字化管理的現狀

對于檔案數字化管理而言，有著諸多的特點，比如真實性以及高效性等，然而，在實際管理過程中，不容易避免發生漏洞。在進行數字化錄入時，所使用的軟件不統一，錄入格式不夠規范。針對于檔案數字化管理，若要實現統一檔案管理體系，則需在錄入檔案信息的過程中，對所使用的軟件以及錄入格式進行統一。與之相反，若在檔案數字化管理的過程中，未對錄入格式進行統一，軟件之間發生不兼容的情況，在此情況下，有礙于后期檔案管理工作的有序開展，難以有效利用檔案管理信息。缺失檔案數字化管理，難以有效落實規范化工作。對于檔案信息化管理而言，針對于不同的檔案部門，要求具有獨自規范格式，而且在管理檔案時，需確保檔案達到當日化管理的目的，實際上，信息化技術在國內發展并不長，因此，在部分工作方面，無法達到統一規范，在此情況下，在檔案管理過程中，導致規范化工作的缺失;此外，若存在規范化工作缺失的情況，容易導致多種檔案數據摻和一起，從而極大降低檔案利用效率，與此同時，對于數據備份而言，亦存在一定的缺陷。

有的管理人員素質偏低，專業技術能力不強。部分管理人員跟不上時代發展的步伐，針對于交通檔案管理，不能有效掌握相關的軟件，在工作中未能充分應用這些軟件，在此情況下，針對于數字化管理人員，極大缺失崗位能力，無法確保檔案信息的真實，而且難以實現檔案管理的高效性。針對于檔案數字化管理，相關的硬件設備存在不足。對于檔案數字化管理來講，在制定硬件管理措施的同時，需配套好有關的設施。實際上，在一些相對偏僻的地方，難以實現這種水平，數值化設備缺乏，相關的設施不配套，在很大程度上，有礙于檔案數字化管理工作的有序開展，甚至部分區域由于檔案數字化管理水平不高，再加上有關部門不夠重視檔案管理工作，這些情況的存在，極大降低檔案數字化管理的效率。

3.做好檔案數字化管理的建議

有效落實檔案數字化管理工作，確保檔案管理具備一定的真實性以及高效性，實現檔案管理準確性的提高，應從以下方面著手：對操作軟件進行統一規范，對檔案信息錄入格式進行規范，做好管理人員培訓工作，促使管理人員工作能力的提高，針對于交通檔案文件，進行定期的保管或者是利用等，進而針對于檔案數字化管理，逐步實現規范化以及系統化。針對于檔案數值化軟件，對操作進行統一規范，對檔案信息錄入格式進行統一。基于管理工作文件，對其錄入標準進行統一，不斷改進數字化管理工作，此外，在檔案數字化管理方面，若開展的時間并不長，基于此，針對于電子與紙質檔案，有關單位應落實好兩者的銜接工作，在檔案數字化管理工作中，避免檔案數據丟失是重要內容。此外，需認真落實好檔案錄入工作，保證檔案數據具備一定的真實性，可在較短時間內查閱到檔案信息，確保檔案信息的有效性，針對于數字化錄入操作，不斷進行規范，并認真落實到位，對于有關的規章制度，應及時做出相應的調整，針對于檔案信息錄入工作，確保工作的規范性以及整體性。

強化檔案數字化管理工作，構建檔案數據庫，并確保數據庫的高效。在交通檔案管理工作中，對于所使用到的操作方法，進行統一的規范，構建檔案管理系統，并確保電子管理系統的高效，依據不同的科目，來對交通檔案進行分類，是非常重要的，針對于道路交通信息，盡最大可能確保信息的安全與真實。針對于檔案管理人員，做好有關的培訓工作，不斷提升管理人員的綜合素質。針對于檔案信息錄入人員，有關單位應當定期組織錄入人員進行學習，學習較為先進的管理經驗，在培訓過程中，注重對員工業務能力的培養，促使工作人員能盡早了解信息化管理，不斷提高有關人員的管理水平，保證檔案信息錄入的真實，檔案信息保管的高效，以及交通檔案利用的有效。基于數字化管理，加大相關設備以及硬件設施的投入力度。對于檔案數字化管理而言，離不開對有關硬件設備的使用，比如對網絡技術的利用，計算機設備的植入，針對于計算機設備而言，需配備相應的管理軟件，比如針對于交通檔案，與其有關的整理軟件以及錄入裝置，通過這樣的方式，可為管理工作有效進行，提供堅實的保障。值得注意的是，對于檔案管理設備配置而言，需充分結合實際情況，綜合分析不同地區的交通環境與壓力，可從多方面來共享道路信息，便于查詢交通數據。

4.結論

通過以上的分析可以得知，實現檔案數字化管理，可節省大量的人力資源，可提高檔案錄入的真實性，對于檔案管理水平的提高，可起到一定的促進作用;針對于數字化錄入操作，不斷進行規范，并認真落實到位，對于有關的規章制度，應及時做出相應的調整;定期組織錄入人員進行學習，學習較為先進的管理經驗，注重對員工業務能力的培養，不斷提高有關人員的管理水平，保證檔案信息錄入的真實;針對于電子與紙質檔案，應落實好兩者的銜接工作。

參考文獻

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作者簡介：李堃（1981.1--）;女，山東萊蕪人，本科，館員，研究方向為交通檔案。