電力企業(yè)采購管理系統(tǒng)分析

李國棟 郭衛(wèi)星

摘?要：電力企業(yè)采購管理系統(tǒng)分析的總體目標就是實現(xiàn)采購、庫存管理環(huán)節(jié)的規(guī)范化、系統(tǒng)化和自動化，開展從用戶需求到生產(chǎn)、再到供應商的信息共享模式的研究，創(chuàng)建具有統(tǒng)一性和標準性的標準流程，能對電力企業(yè)的經(jīng)營起到積極作用，使采購的增值作用更大化。其中系統(tǒng)的主要模塊包括供應商信息管理、采購品信息管理、采購計劃管理、采購執(zhí)行管理模塊。供應商信息管理中除了實現(xiàn)基本的對信息的“增”“刪”“改”“查”功能外，根據(jù)電力企業(yè)的特性，可以開發(fā)各個分公司的對原材料供應商的評價反饋功能，如原材料的實際使用質(zhì)量，還有實際的受歡迎程度等;另外在訂單管理中，根據(jù)不同的角色設置不同的權(quán)限，對訂單進行不同的操作。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);采購;管理系統(tǒng)

1?系統(tǒng)任務

（1）供應商信息管理：將供應商信息做詳細的分類，完善供應商的評價體系，包括信用體系。同時構(gòu)建穩(wěn)定的供應渠道，在供應市場發(fā)生變化時做到處變不驚，為供應商提供信息接口，方便供應商與企業(yè)的信息對接，及時便捷的溝通雙方的需求，提高采購的對外流程的效率。供應商信息的對比功能，可以為系統(tǒng)使用者提供決策輔助，包括對供應商的信用評級，采購送貨的反應速度，采購品的質(zhì)量及使用反饋，報送價格等進行對比。

（2）采購品管理：除了對采購品的詳細分類之外，能夠?qū)Σ少徠愤M行方便快捷的查詢與修改信息之外，主要涉及對采購品的信息反饋功能，各企業(yè)一線人員可以對采購品的質(zhì)量進行實時反饋，以此作為對供應商的重要評價參考標準，對于采購品來說，它的質(zhì)量信息反饋尤其重要，系統(tǒng)可以在這一點做出提醒管理者的功能。

（3）采購計劃管理：采購計劃可以將各個分公司定的采購需求進行匯總，然后在區(qū)域電力部門的統(tǒng)一管理調(diào)度下進行集中采購，統(tǒng)籌的采購計劃可以將庫存降到最低，避免存儲過程中的損耗，并且這樣有利于電力的階梯定價，在財務結(jié)算上也會提供一定的便利。

（4）訂單管理：在這個子功能中，首先可以提高采購流程在企業(yè)內(nèi)部的流轉(zhuǎn)效率，采購申請，采購審核，訂單創(chuàng)建，訂單申請，訂單審核，采購品驗收入庫，采購品定額分配，領(lǐng)導審批，財務簽字付款，以上所有流程均可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，大大提高了采購的效率;其次規(guī)范物資采購。采購管理信息化，可設置合理權(quán)限，超出預算通過，采購預算可以得到有效控制。系統(tǒng)可以設定條件，完成自動選擇，避免人為因素的干擾。由于職責清晰，采購節(jié)點明確，業(yè)務到達哪一步在系統(tǒng)上一目了然，便于追究相關(guān)人員責任，顯著提高了采購效率。

2?業(yè)務需求分析

2.1?主要業(yè)務參與者

（1）原材料申購管理員：主要負責對企業(yè)一定時間的原材料用量進行統(tǒng)計，及時的向中心倉庫申購這些原材料，同時也負責盤點各企業(yè)的一用消耗品，同樣走申購流程向中心倉庫發(fā)出申購請求，并提交企業(yè)負責人進行審批，由企業(yè)負責人對申購計劃簽字確認。

（2）采購計劃專員：對各企業(yè)發(fā)出的申購計劃進行匯總，并錄制采購訂單，提交采購經(jīng)理審批，同時提交財務部門對預算進行審批，帶審批通過后負責采購經(jīng)理回返的采購訂單。

（3）采購經(jīng)理：采購經(jīng)理對采購訂單進行審核，審核通過后將采購訂單下發(fā)給采購計劃專員。

（4）財務主管：對采購訂單的預算進行審核并提交財務部經(jīng)理，采購品到庫后，負責各供應商匯款。

（5）財務部經(jīng)理：對已經(jīng)完成訂單預算審核的訂單進行簽字確認。

（6）庫管員：對采購品進行出入庫管理，整理采購品信息，接受企業(yè)對采購品的信息反饋，對采購品做出綜合進行評價。

2.2?業(yè)務主要參與部門職責體系劃分

（1）采購部：供應商信息整理，原材料申購計劃的匯總分析，采購訂單編制，供應商質(zhì)量審核，采購品質(zhì)量審核。

（2）財務部：對采購預算進行審核，對已完成的采購訂單向供應商交付貨款。

（3）倉儲部：對采購品進行管理，對供應商發(fā)來的貨品進行入庫操作，對企業(yè)申請的采購品進行配送。

2.3?業(yè)務流程分析

主要業(yè)務流程包括申購計劃編制、采購計劃編制、采購執(zhí)行、驗收入庫、付款等。申購計劃由企業(yè)申購員根據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況編制，采購專員進行統(tǒng)一匯總，根據(jù)企業(yè)情況和庫存情況保送倉儲部立即配送，或者進行集中采購，如果需要集中采購，就需要編制采購計劃，提交財務部審核后，執(zhí)行采購計劃，與供應商協(xié)商后生成采購訂單，供應商按時發(fā)貨，由采購部進行驗收入庫，采購部審核入庫單后進行付款，供應商確認后結(jié)束本次流程。

（1）系統(tǒng)設置。系統(tǒng)設置是系統(tǒng)管理員操作實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導入導出，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份與還原，對用戶信息進行維護，包括用戶信息的錄入、刪除、查詢等，對用戶權(quán)限進行設置，設置權(quán)限后，用戶進入系統(tǒng)主技能操作權(quán)限內(nèi)的功能，不能對權(quán)限外的功能操作，定期對數(shù)據(jù)庫維護，防止數(shù)據(jù)庫的信息被竊取或者丟失造成重大損失，系統(tǒng)管理員還有對系統(tǒng)中各個界面按鈕進行設置，還有查詢的過濾條件設置，根據(jù)不同的過濾條件可以查詢出最符合自己想要的查詢內(nèi)。

（2）申購計劃編制。申購計劃是由企業(yè)的申購管理員來發(fā)起，申購管理員一般由企業(yè)的后勤管理者擔任，在企業(yè)的原材料缺少的情況下，查看中央倉庫的庫存情況，如果庫存能夠滿足需要，就由倉儲部安排配送，如果不夠，則編制申購計劃，提交給采購部匯總，采購部根據(jù)各企業(yè)發(fā)來的申購單匯總情況執(zhí)行下一步工作。主要用例規(guī)約包括申購計劃編制和庫存查詢，申購計劃編制需要注意的是錄入信息是否完整和錄入格式是否正確，只有完整的并且格式正確地申購計劃單據(jù)才能被成功保存。另外庫存查詢要注意過濾條件的組合運用，才能使查詢結(jié)果最符合自己的意愿。

（3）采購計劃編制。采購計劃是采購部根據(jù)各個企業(yè)提交的申購計劃匯總，以及中心倉庫的倉儲情況來編制的，可以參照申購計劃來編制，也可以手動進行編制，采購計劃編制后需要提交財務部審核。主要用例規(guī)約包括申購計劃查詢和采購計劃編制，申購計劃的查詢需要注意申購計劃的編號和名稱要正確，否則是不能查詢出想要的結(jié)果的，另外也要注意是否具備相應的權(quán)限;采購計劃編制，要保證每一項數(shù)據(jù)的完整和精確性，根據(jù)系統(tǒng)提示按正確格式錄入系統(tǒng)。

（4）采購方案執(zhí)行。采購方案執(zhí)行時采購部在采購計劃經(jīng)過審核之后，確定執(zhí)行采購方案后，與供應商進行接觸，對供應商進行各項指標的評估，包括信用等級，報價，采購品質(zhì)量，交貨是否準時等，然后開始有供應商談判進行采購訂單的編制，最后根據(jù)采購訂單進行收貨付款等。

（5）供應商管理。供應商信息管理功能主要是對有關(guān)供應商基本信息進行維護，包括單位的編號、名稱、地址、聯(lián)系方式，聯(lián)系人，經(jīng)營范圍等，另外供應商的評價信息更新是十分重要的，因為這是對供應商進行分類的重要依據(jù)，誠信較高的供應商，要注重與其關(guān)系維護，建立長期的合作關(guān)系，合格供應商要保持評價信息的更新，用來進一步對其分類，不合格的供應商需要終止合作關(guān)系的，要及時清算遺留的業(yè)務問題，把停止合作關(guān)系的供應商信息清除。

（6）采購品管理。采購品管理功能主要是倉儲部對采購品的相關(guān)信息進行維護，主要包括采購品的編號、名稱、供應商名稱、一般單價等，對采購品的信息錄入、刪除、更新、查詢等都是有倉儲部來直接維護，對于采購品的反饋信息，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營者根據(jù)經(jīng)營中的實際情況來對反饋信息進行維護。主要用例規(guī)約包括采購品信息反饋和采購品信息更新，采購品的信息反饋是此次系統(tǒng)的信息共享的一個重要對象，電力采購的采購品是以客戶為導向的，實時的信息反饋可以為采購管理者提供更加全面正確的決策支持。

（7）庫存管理。庫存管理的參與者是庫管員，庫存管理的主要功能是采購品的入庫驗收，響應企業(yè)的申購請求并及時配送所需采購品，因為電力行業(yè)材料的特殊性，一些需要做安全處理的材料需要及時的查驗庫存數(shù)量，做好備注信息，定時查看采購品的安全程度，采購品的入庫過程需要庫管員的嚴格檢測，確認合格之后，才能入庫，驗收入庫后生成驗收入庫單據(jù)有財務部門審核簽字后，給供應商打款。另外需要對企業(yè)經(jīng)營者對采購品在實際經(jīng)營中根據(jù)客戶的反饋，要及時地做出更新。采購品入庫操作是需要線下入庫驗收作為基礎(chǔ)的，只有線下驗收通過后才能編制入庫單，并且上傳驗收憑證文件。

3?總結(jié)

本論文以電力企業(yè)采購系統(tǒng)為背景，針對企業(yè)的采購業(yè)務流程不規(guī)范，供應商信息不完善，采購合同容易出錯，采購品庫存管理不當?shù)葐栴}重點進行了流程分析。論文圍繞采購系統(tǒng)中所遇到的信息共享和推送技術(shù)進行探討，研究了一套具有嚴格規(guī)范的采購流程的信息管理系統(tǒng)。所有的流程都會在系統(tǒng)中留下操作痕跡，所有的數(shù)據(jù)與文件都可以進行查詢，和在相關(guān)權(quán)限下進行修改，系統(tǒng)可以對接電力企業(yè)的整個供應鏈管理系統(tǒng)，信息、數(shù)據(jù)可以共享，各部門協(xié)同合作，加強信息的交流與共享，是采購業(yè)務變成一個增值業(yè)務，為企業(yè)降低經(jīng)營成本，創(chuàng)造利潤源。最終能為電力企業(yè)的采購帶來如下有益的改變：

（1）在采購系統(tǒng)內(nèi)加入信息維護，使得企業(yè)內(nèi)部的所有信息可以在整個供應鏈管理流程中進行共享，實現(xiàn)采購品信息在經(jīng)營中的實時反饋，供應商在采購業(yè)務的表現(xiàn)評價等，提高了公司對于整個采購系統(tǒng)的把控能力，為實現(xiàn)零庫存奠定了基礎(chǔ)。

（2）電力企業(yè)的采購管理從以前的單部門采購，在系統(tǒng)中采用了集中采購策略，由各個分公司根據(jù)各自經(jīng)營狀況進行申購，由采購部統(tǒng)一管理，集中采購，再由中央倉庫進行貨物配送，將采購流程簡化到極致，很大程度上降低了庫存，減少損耗，提高周轉(zhuǎn)率，降低資金占用。

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作者簡介：李國棟（1968—），男，山東諸城人，高級工程師，水利水電工程建筑專業(yè)畢業(yè)，多年國外施工，一直從事市政及水電工程施工，目前為電建市政集團工程科技部總工，從事科技研發(fā)管理工作;郭衛(wèi)星（1986—），男，河北張家口人，天津生態(tài)城建設投資有限公司高級工程師，主要從事建筑節(jié)能及設備自動化工作。