企業檔案保密與檔案信息化發展的融合實踐

楊莉

在現階段企業檔案管理工作發展中，信息化水平越來越高，借助于信息化技術確實能夠較好實現對于企業檔案的優化管理，檔案資料的管理便捷性以及準確性都得到了較好提升，降低了企業檔案管理人員的工作壓力。雖然企業檔案信息化管理模式的應用確實表現出了明顯優勢，但是同樣也對于傳統工作產生了明顯影響，尤其是對于企業檔案保密工作的開展，傳統的保密等級和模式很難適應于信息化管理模式，應該力求實現創新優化調整，促使企業檔案保密工作能夠和檔案信息化發展相融合。

一、企業檔案信息化管理發展概述

企業檔案信息化是當前諸多企業檔案管理工作優化發展的重要方向，其主要就是借助于各類先進信息化技術手段，實現對于檔案管理工作的全過程改革，以求更好實現自動化網絡管理。在企業檔案信息化管理中，往往可以較好實現對于傳統實體檔案資料到電子化檔案的轉變，如此也就能夠便于進行企業檔案信息的收集、保存和管理，在后續分析應用中也具備明顯優勢，不容易出現檔案嚴重混亂以及輕易受損問題。從現階段企業檔案管理信息化的發展中來看，其應該實現對于所有企業檔案的電子化轉變，這也是最為基本的信息化應用特點;在此基礎上，針對企業檔案資料的收集、存儲以及傳遞、應用還需要實現一體化處理，以此實現整個企業檔案管理流程的信息化轉變，促使其可以表現出更強作用價值;最終促使企業檔案管理能夠具備信息化共享效果，可以為企業發展做出更大貢獻。

對于企業檔案信息化管理模式的推廣和應用而言，其雖然管理更為便捷，檔案信息資料的應用同樣也更為高效，但是在具體應用中同樣也存在著一些風險，可以說是“雙刃劍”，可能因為某些方面管控不到位，進而影響到企業檔案管理效果，還可能給企業發展帶來較大損失。這種不良影響和風險威脅在檔案信息泄露方面的表現較為突出，因為檔案資料不再以實體檔案方式存在，轉變為電子化檔案信息，進而也就和互聯網產生密切關聯，同樣也很可能因為互聯網的一些不安全應用表現，導致檔案信息資料泄露或者是被損壞。在企業檔案被竊取或者破壞的背景下，因為缺乏實體檔案備份，進而就會釀成較大損失。

二、企業檔案泄密問題

因為企業檔案管理的信息化發展同樣也帶來了較為突出的風險威脅，檔案資料的泄密可能性更高，影響因素同樣眾多，如此也就必然加大了企業檔案保密難度。從企業信息化檔案管理模式的應用中來看，相應檔案信息和載體往往能夠表現出可分離特點，這也就致使相關檔案文件信息容易被修改和竊取，保密工作更加困難。對于企業檔案管理中涉及到的一些涉密檔案資料而言，其在保密方面的等級要求更高，一旦出現泄密問題，勢必也就會影響到企業運營管理效果，很可能帶來較為嚴重的經濟損失。結合當前企業信息化檔案管理流程來看，無論是在保存、流轉或者是使用過程中，都存在著泄密可能性，這也就需要相關檔案管理人員能夠切實做好防范工作，以企業檔案信息化管理為背景，優化保密機制。

從現階段企業檔案信息化管理過程進行分析，出現泄密問題的主要路徑如下：首先，在企業檔案資料收集以及流轉過程中，因為檔案管理系統的設計不合理，或者是相關人員的操作不規范，就可能導致一些關鍵檔案資料信息出現傳輸錯誤，被傳遞到錯誤的對象設備上，引起檔案泄密問題;其次，在企業檔案電子化保存過程中，還存在利用電子存儲設施進行拷貝的泄密路徑，不僅僅是U盤的直接拷貝，往往還可能通過藍牙或者是WLAN等路徑進行檔案資料竊取，致使泄密問題出現;再其次，在企業檔案信息化管理中，因為受到網絡黑客攻擊或者是受到電腦病毒的威脅，也容易導致檔案信息資料失密，出現被竊取問題?；诖?，企業檔案資料的保密控制應該關注于各個環節，從檔案信息化管理的全過程入手進行嚴格監管，以更好保障檔案資料的安全性。

三、企業檔案保密工作和信息化管理的融合

1.樹立檔案保密新理念。企業檔案信息化管理背景下切實做好保密工作需要先從理念入手，針對企業檔案管理的相關人員進行必要培訓，促使其能夠清晰意識到檔案保密的重要性，認識到檔案保密應該作為自身工作的一個重要任務，避免因為自身工作失誤影響到該方面工作效果。在企業檔案保密理念的樹立中，檔案管理人員往往還需要對于檔案信息化管理模式較為熟悉，清晰認識到檔案信息化管理在無紙辦公方面的特點，進而也就能夠對于電子文檔提高關注度，理清傳統紙質文檔保密和電子文檔保密的差異，樹立新的檔案保密意識。為了進一步提升企業檔案管理人員的保密重視度，相應培訓和教育活動必不可少，這也就需要結合《檔案法》以及《保密法》等基本規范進行有效宣傳，提高企業檔案管理人員對于該項工作的關注度，意識到哪些行為可能存在違法風險，進而也就能夠不斷規范和約束自身行為，確保檔案信息化管理下能夠具備較強的保密效果。當然，針對企業自身檔案管理工作制定的一些個性化管理規范以及制度同樣也需要進行必要宣傳和教育，要求檔案管理人員能夠貫徹落實到具體工作環節中，避免在任何環節出現較為嚴重的問題，確保自身能夠做到謹言慎行，嚴格遵循各項要求，避免從自身方面出現檔案信息泄露問題。

2.完善檔案保密制度。企業檔案信息化管理模式應用下做好檔案保密工作，往往還需要依托完善可行的檔案保密制度，促使相關制度能夠對于檔案管理人員形成良好約束，以此實現對于檔案資料的保護。從檔案保密制度的構建中來看，需要考慮到各方面具體要求和原則，尤其是對于當前企業檔案信息化管理流程中涉及到的各個關鍵要點，以及現階段存在的各個泄密路徑，更是需要針對性設置相匹配的保密制度，以求形成較為理想的防控效果。結合企業自身在檔案管理方面的特殊性，合理構建《電子檔案安全保密制度》以及《電子檔案的鑒定與銷毀制度》等具體保密管理機制，以求更好實現對于企業檔案資料的全方位管控，避免在檔案信息化管理中出現較為嚴重的混亂問題。此外，針對檔案信息化管理過程還需要構建完善的監督制度，要求檔案管理過程都可以得到全方位監督控制，對于可能形成的一些隱患問題進行及時處理，避免產生較為嚴重的損失。同時，還需要形成恰當的追責機制，根據出現問題的責任人進行必要處罰，以進一步提高檔案管理人員對于保密工作的關注度，確保自身具備較高警惕性。

3.規范檔案管理流程。企業檔案信息化管理模式的應用下做好檔案保密工作，還需要考慮到各個環節中可能存在的明顯泄密隱患，能夠切實規范檔案管理流程，確保檔案資料得到更好保護。從企業檔案信息化管理流程上來看，應該加大對于登記和審批工作的嚴格把關，對于檔案資料的收集入庫以及后續調用借閱，執行嚴格登記和審批程序，結合不同檔案資料的保密登記，根據涉及人員的崗位職責，合理評估判斷是否具備檔案應用權限，同時要求做好登記工作，避免隨意將保密檔案交由他人查閱。在他人針對檔案資料進行查閱和借用過程中，不僅要切實做好叮囑，要求其按照保密規范要求使用檔案資料，還需要加大過程監督管理，避免出現檔案資料的外泄，尤其是一些保密等級較高的檔案資料，應該避免隨意傳遞給他人保存。在檔案資料借閱人時間到期后，應該通過必要的手段關閉其繼續使用的權限，并且能夠同時提醒對方，做到檔案資料使用全過程的規范化把關。

4.完善檔案信息化管理系統。在企業檔案信息化管理中，為了更好貫徹落實保密工作，往往還需要從具體檔案信息化管理系統入手進行完善優化，避免因為技術層面的影響，導致檔案資料出現泄密風險?；诖耍槍ζ髽I檔案信息化管理涉及到的各個軟件以及硬件設備都需要進行優化控制，以更好實現對于檔案資料的優化保存和應用管理。在企業檔案信息化管理系統構建中，往往需要首先考慮到檔案管理訴求，根據相關需求合理匹配相適應的系統架構，以滿足檔案資料保存和管理的基本要求。針對檔案信息化管理系統還需要專門設置相匹配的安全保護機制，尤其是對于相關電子檔案資料的閱讀權限，需要結合企業各個不同崗位的實際狀況予以恰當設置，要求只有符合崗位等級要求的人員才能夠查閱相應檔案資料，避免出現越權查閱檔案資料的問題出現。針對檔案資料的查閱以及下載也需要依托信息化管理系統進行優化管控，能夠依托自動化生成的日志進行追溯和跟蹤管理，以便及時了解可能出現檔案資料泄露的原因，對于相關人員追責處理，更好確保檔案資料的安全性。

四、結束語

企業檔案信息化管理成為當前主要管理模式，在這一信息化管理背景下，企業檔案保密工作面臨著更高要求，難度同樣也明顯提升，這也就需要針對企業檔案信息化管理進行全面把關，注重從理念、制度、流程以及系統等多個方面予以完善，確保檔案資料安全。

（作者單位：天津華能楊柳青熱電廠）