企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合實(shí)踐

楊莉

在現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作發(fā)展中，信息化水平越來越高，借助于信息化技術(shù)確實(shí)能夠較好實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)檔案的優(yōu)化管理，檔案資料的管理便捷性以及準(zhǔn)確性都得到了較好提升，降低了企業(yè)檔案管理人員的工作壓力。雖然企業(yè)檔案信息化管理模式的應(yīng)用確實(shí)表現(xiàn)出了明顯優(yōu)勢，但是同樣也對于傳統(tǒng)工作產(chǎn)生了明顯影響，尤其是對于企業(yè)檔案保密工作的開展，傳統(tǒng)的保密等級和模式很難適應(yīng)于信息化管理模式，應(yīng)該力求實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新優(yōu)化調(diào)整，促使企業(yè)檔案保密工作能夠和檔案信息化發(fā)展相融合。

一、企業(yè)檔案信息化管理發(fā)展概述

企業(yè)檔案信息化是當(dāng)前諸多企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的重要方向，其主要就是借助于各類先進(jìn)信息化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對于檔案管理工作的全過程改革，以求更好實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)管理。在企業(yè)檔案信息化管理中，往往可以較好實(shí)現(xiàn)對于傳統(tǒng)實(shí)體檔案資料到電子化檔案的轉(zhuǎn)變，如此也就能夠便于進(jìn)行企業(yè)檔案信息的收集、保存和管理，在后續(xù)分析應(yīng)用中也具備明顯優(yōu)勢，不容易出現(xiàn)檔案嚴(yán)重混亂以及輕易受損問題。從現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展中來看，其應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對于所有企業(yè)檔案的電子化轉(zhuǎn)變，這也是最為基本的信息化應(yīng)用特點(diǎn);在此基礎(chǔ)上，針對企業(yè)檔案資料的收集、存儲以及傳遞、應(yīng)用還需要實(shí)現(xiàn)一體化處理，以此實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案管理流程的信息化轉(zhuǎn)變，促使其可以表現(xiàn)出更強(qiáng)作用價(jià)值;最終促使企業(yè)檔案管理能夠具備信息化共享效果，可以為企業(yè)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

對于企業(yè)檔案信息化管理模式的推廣和應(yīng)用而言，其雖然管理更為便捷，檔案信息資料的應(yīng)用同樣也更為高效，但是在具體應(yīng)用中同樣也存在著一些風(fēng)險(xiǎn)，可以說是“雙刃劍”，可能因?yàn)槟承┓矫婀芸夭坏轿唬M(jìn)而影響到企業(yè)檔案管理效果，還可能給企業(yè)發(fā)展帶來較大損失。這種不良影響和風(fēng)險(xiǎn)威脅在檔案信息泄露方面的表現(xiàn)較為突出，因?yàn)闄n案資料不再以實(shí)體檔案方式存在，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案信息，進(jìn)而也就和互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生密切關(guān)聯(lián)，同樣也很可能因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的一些不安全應(yīng)用表現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息資料泄露或者是被損壞。在企業(yè)檔案被竊取或者破壞的背景下，因?yàn)槿狈?shí)體檔案備份，進(jìn)而就會釀成較大損失。

二、企業(yè)檔案泄密問題

因?yàn)槠髽I(yè)檔案管理的信息化發(fā)展同樣也帶來了較為突出的風(fēng)險(xiǎn)威脅，檔案資料的泄密可能性更高，影響因素同樣眾多，如此也就必然加大了企業(yè)檔案保密難度。從企業(yè)信息化檔案管理模式的應(yīng)用中來看，相應(yīng)檔案信息和載體往往能夠表現(xiàn)出可分離特點(diǎn)，這也就致使相關(guān)檔案文件信息容易被修改和竊取，保密工作更加困難。對于企業(yè)檔案管理中涉及到的一些涉密檔案資料而言，其在保密方面的等級要求更高，一旦出現(xiàn)泄密問題，勢必也就會影響到企業(yè)運(yùn)營管理效果，很可能帶來較為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)信息化檔案管理流程來看，無論是在保存、流轉(zhuǎn)或者是使用過程中，都存在著泄密可能性，這也就需要相關(guān)檔案管理人員能夠切實(shí)做好防范工作，以企業(yè)檔案信息化管理為背景，優(yōu)化保密機(jī)制。

從現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息化管理過程進(jìn)行分析，出現(xiàn)泄密問題的主要路徑如下：首先，在企業(yè)檔案資料收集以及流轉(zhuǎn)過程中，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不合理，或者是相關(guān)人員的操作不規(guī)范，就可能導(dǎo)致一些關(guān)鍵檔案資料信息出現(xiàn)傳輸錯(cuò)誤，被傳遞到錯(cuò)誤的對象設(shè)備上，引起檔案泄密問題;其次，在企業(yè)檔案電子化保存過程中，還存在利用電子存儲設(shè)施進(jìn)行拷貝的泄密路徑，不僅僅是U盤的直接拷貝，往往還可能通過藍(lán)牙或者是WLAN等路徑進(jìn)行檔案資料竊取，致使泄密問題出現(xiàn);再其次，在企業(yè)檔案信息化管理中，因?yàn)槭艿骄W(wǎng)絡(luò)黑客攻擊或者是受到電腦病毒的威脅，也容易導(dǎo)致檔案信息資料失密，出現(xiàn)被竊取問題。基于此，企業(yè)檔案資料的保密控制應(yīng)該關(guān)注于各個(gè)環(huán)節(jié)，從檔案信息化管理的全過程入手進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，以更好保障檔案資料的安全性。

三、企業(yè)檔案保密工作和信息化管理的融合

1.樹立檔案保密新理念。企業(yè)檔案信息化管理背景下切實(shí)做好保密工作需要先從理念入手，針對企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行必要培訓(xùn)，促使其能夠清晰意識到檔案保密的重要性，認(rèn)識到檔案保密應(yīng)該作為自身工作的一個(gè)重要任務(wù)，避免因?yàn)樽陨砉ぷ魇д`影響到該方面工作效果。在企業(yè)檔案保密理念的樹立中，檔案管理人員往往還需要對于檔案信息化管理模式較為熟悉，清晰認(rèn)識到檔案信息化管理在無紙辦公方面的特點(diǎn)，進(jìn)而也就能夠?qū)τ陔娮游臋n提高關(guān)注度，理清傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔保密和電子文檔保密的差異，樹立新的檔案保密意識。為了進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理人員的保密重視度，相應(yīng)培訓(xùn)和教育活動(dòng)必不可少，這也就需要結(jié)合《檔案法》以及《保密法》等基本規(guī)范進(jìn)行有效宣傳，提高企業(yè)檔案管理人員對于該項(xiàng)工作的關(guān)注度，意識到哪些行為可能存在違法風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而也就能夠不斷規(guī)范和約束自身行為，確保檔案信息化管理下能夠具備較強(qiáng)的保密效果。當(dāng)然，針對企業(yè)自身檔案管理工作制定的一些個(gè)性化管理規(guī)范以及制度同樣也需要進(jìn)行必要宣傳和教育，要求檔案管理人員能夠貫徹落實(shí)到具體工作環(huán)節(jié)中，避免在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問題，確保自身能夠做到謹(jǐn)言慎行，嚴(yán)格遵循各項(xiàng)要求，避免從自身方面出現(xiàn)檔案信息泄露問題。

2.完善檔案保密制度。企業(yè)檔案信息化管理模式應(yīng)用下做好檔案保密工作，往往還需要依托完善可行的檔案保密制度，促使相關(guān)制度能夠?qū)τ跈n案管理人員形成良好約束，以此實(shí)現(xiàn)對于檔案資料的保護(hù)。從檔案保密制度的構(gòu)建中來看，需要考慮到各方面具體要求和原則，尤其是對于當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理流程中涉及到的各個(gè)關(guān)鍵要點(diǎn)，以及現(xiàn)階段存在的各個(gè)泄密路徑，更是需要針對性設(shè)置相匹配的保密制度，以求形成較為理想的防控效果。結(jié)合企業(yè)自身在檔案管理方面的特殊性，合理構(gòu)建《電子檔案安全保密制度》以及《電子檔案的鑒定與銷毀制度》等具體保密管理機(jī)制，以求更好實(shí)現(xiàn)對于企業(yè)檔案資料的全方位管控，避免在檔案信息化管理中出現(xiàn)較為嚴(yán)重的混亂問題。此外，針對檔案信息化管理過程還需要構(gòu)建完善的監(jiān)督制度，要求檔案管理過程都可以得到全方位監(jiān)督控制，對于可能形成的一些隱患問題進(jìn)行及時(shí)處理，避免產(chǎn)生較為嚴(yán)重的損失。同時(shí)，還需要形成恰當(dāng)?shù)淖坟?zé)機(jī)制，根據(jù)出現(xiàn)問題的責(zé)任人進(jìn)行必要處罰，以進(jìn)一步提高檔案管理人員對于保密工作的關(guān)注度，確保自身具備較高警惕性。

3.規(guī)范檔案管理流程。企業(yè)檔案信息化管理模式的應(yīng)用下做好檔案保密工作，還需要考慮到各個(gè)環(huán)節(jié)中可能存在的明顯泄密隱患，能夠切實(shí)規(guī)范檔案管理流程，確保檔案資料得到更好保護(hù)。從企業(yè)檔案信息化管理流程上來看，應(yīng)該加大對于登記和審批工作的嚴(yán)格把關(guān)，對于檔案資料的收集入庫以及后續(xù)調(diào)用借閱，執(zhí)行嚴(yán)格登記和審批程序，結(jié)合不同檔案資料的保密登記，根據(jù)涉及人員的崗位職責(zé)，合理評估判斷是否具備檔案應(yīng)用權(quán)限，同時(shí)要求做好登記工作，避免隨意將保密檔案交由他人查閱。在他人針對檔案資料進(jìn)行查閱和借用過程中，不僅要切實(shí)做好叮囑，要求其按照保密規(guī)范要求使用檔案資料，還需要加大過程監(jiān)督管理，避免出現(xiàn)檔案資料的外泄，尤其是一些保密等級較高的檔案資料，應(yīng)該避免隨意傳遞給他人保存。在檔案資料借閱人時(shí)間到期后，應(yīng)該通過必要的手段關(guān)閉其繼續(xù)使用的權(quán)限，并且能夠同時(shí)提醒對方，做到檔案資料使用全過程的規(guī)范化把關(guān)。

4.完善檔案信息化管理系統(tǒng)。在企業(yè)檔案信息化管理中，為了更好貫徹落實(shí)保密工作，往往還需要從具體檔案信息化管理系統(tǒng)入手進(jìn)行完善優(yōu)化，避免因?yàn)榧夹g(shù)層面的影響，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)泄密風(fēng)險(xiǎn)。基于此，針對企業(yè)檔案信息化管理涉及到的各個(gè)軟件以及硬件設(shè)備都需要進(jìn)行優(yōu)化控制，以更好實(shí)現(xiàn)對于檔案資料的優(yōu)化保存和應(yīng)用管理。在企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建中，往往需要首先考慮到檔案管理訴求，根據(jù)相關(guān)需求合理匹配相適應(yīng)的系統(tǒng)架構(gòu)，以滿足檔案資料保存和管理的基本要求。針對檔案信息化管理系統(tǒng)還需要專門設(shè)置相匹配的安全保護(hù)機(jī)制，尤其是對于相關(guān)電子檔案資料的閱讀權(quán)限，需要結(jié)合企業(yè)各個(gè)不同崗位的實(shí)際狀況予以恰當(dāng)設(shè)置，要求只有符合崗位等級要求的人員才能夠查閱相應(yīng)檔案資料，避免出現(xiàn)越權(quán)查閱檔案資料的問題出現(xiàn)。針對檔案資料的查閱以及下載也需要依托信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化管控，能夠依托自動(dòng)化生成的日志進(jìn)行追溯和跟蹤管理，以便及時(shí)了解可能出現(xiàn)檔案資料泄露的原因，對于相關(guān)人員追責(zé)處理，更好確保檔案資料的安全性。

四、結(jié)束語

企業(yè)檔案信息化管理成為當(dāng)前主要管理模式，在這一信息化管理背景下，企業(yè)檔案保密工作面臨著更高要求，難度同樣也明顯提升，這也就需要針對企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行全面把關(guān)，注重從理念、制度、流程以及系統(tǒng)等多個(gè)方面予以完善，確保檔案資料安全。

（作者單位：天津華能楊柳青熱電廠）