“中國天眼”檔案管理實踐探索研究

劉娜

摘要：本文針對“中國天眼”這一國家重大科技基礎設施建設項目，在介紹“中國天眼”檔案管理體系構建的同時，重點闡述“中國天眼”在歸檔管理、保管利用、資源開發等方面的實踐探索，以便為國家重大科技基礎設施建設項目檔案管理提供實踐方面的參考借鑒。

關鍵詞：大科學工程 中國天眼 檔案管理 檔案信息化

作為“十一五”期間國家重大科技基礎設施建設項目，世界最大的單口徑球面射電望遠鏡（FAST）即“中國天眼”受到了社會各界的廣泛關注。在此背景下，“中國天眼”團隊在關注工程實施的同時，也積極參與到檔案管理工作中，以便讓社會各界更全面地了解該重大科技基礎設施建設項目。在不斷的實踐探索中，“中國天眼”團隊依據國家和中國科學院的相關規范，通過規章制度建設、全過程跟蹤管理、歸檔范圍細化、信息化建設、聲像資源開發等舉措，完成了從預研究、立項、實施到竣工驗收25年間檔案的收集與整理工作。在不懈努力下，2019年5月27日國家檔案專業組驗收時，“中國天眼”檔案管理工作獲得國家檔案局和中國科學院檔案館的一致好評。

一、“中國天眼”檔案管理體系構建

檔案管理體系的構建是“中國天眼”檔案管理的重要基礎，本文主要從管理制度和組織體系兩方面來探討檔案管理體系的構建。

（一）“中國天眼”檔案管理制度建設

“中國天眼”檔案嚴格遵循國家和中國科學院的相關檔案要求，主要依據《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發﹝2006﹞2號）、《中國科學院大科學工程項目檔案建檔規范》（ZKY/B 002—8—2006）、《中國科學院基本建設項目檔案建檔規范》（科發辦字﹝2015﹞176號）和《建筑工程資料管理規程》（DB11/T 695—2017）等管理制度。

除嚴格遵循國標、行標和院標外，根據工程特點，“中國天眼”團隊在對其進行管理的過程中，陸續制定了《FAST工程文件管理細則》（GT/ZY 08—ZT—2008—02）、《FAST工程三層次文件記錄編號導則》（GT/ZY 08—ZT—2008—03）、《FAST工程檔案管理辦法》（GT/ZY 08—ZT—2010—06）、《500米口徑球面射電望遠鏡（FAST）檔案立卷作業指導書》（GT/ZY 08—ZT—2015—01）等管理制度。這些制度明確了文件編號規則、歸檔范圍、歸檔質量等要求，有效保證了“中國天眼”檔案的質量，并獲得了檔案驗收組的一致認可。

（二）“中國天眼”檔案管理組織體系

在中國科學院檔案館的監督指導下，在FAST經理部領導和各系統協助下，“中國天眼”團隊逐步建立了相應的檔案管理組織體系。具體而言，該體系主要由工程經理部常務副經理牽頭，工程辦公室主抓，各系統配合管理。工程辦公室設置檔案主管負責檔案的收集、整理、保管、統計和利用；各系統總工程師是本系統檔案工作的第一責任人，各系統設置兼職檔案員，負責收集本系統檔案。兼職檔案員每季度向工程辦公室移交本系統檔案。工程辦公室實時跟蹤各單位工程進展，并將發現的問題上報工程經理部。此外，在《FAST機構崗位設置與職責》程序文件中，明確規定各層級人員的檔案職責，從根本上保障了檔案管理組織體系的正常運行。

二、“中國天眼”檔案管理實踐探索

作為“十一五”期間的大科學工程，“天眼”檔案除具有科研性與工程性相結合、合同金額大、類型復雜、參建單位多、建檔周期長、學科跨度大等大科學工程檔案共同的特點外，最大的特點就是異地建設。筆者將根據“中國天眼”檔案的特點，詳細介紹“中國天眼”檔案管理方面的實踐探索。

（一）“中國天眼”檔案管理在歸檔管理方面的實踐探索

為了保證全面完整歸檔，筆者所在單位主要采取了如下方式。

1.檔案交底。由于“中國天眼”合同的數量大、金額高，為保證最終移交檔案的質量，筆者所在單位以合同金額作為劃分標準，采用更有針對性的方式進行檔案管理。檔案交底主要是針對“中國天眼”1000萬元以上金額的合同采取的一種工作方式。該方式利用施工技術交底的機會，將國家及中國科學院的相關檔案標準告知參建單位，并監督其設置資料員崗位；對參建單位進行檔案交底，以便讓施工項目經理、總監、設計單位、勘察單位等了解建設單位對檔案的要求，有利于后續工作的穩步推進。

2. WBS分解。“中國天眼”檔案囊括了基建檔案、工藝設備檔案和科研檔案等多種類型。對于工藝設備檔案而言，筆者所在單位并沒有相關方面的標準可以參考，為了避免建設單位與施工單位、監理單位溝通不暢，主要采用了WBS任務分解法，即從“目標—任務—工作—活動”的分解開始，讓參建單位將合同中的工作內容層層剖析，以分部分項的方式報送監理和建設單位審批。通過這種方式，參建各方（施工、監理、管理公司及建設單位）能夠更加明確合同內容，為歸檔范圍討論提供牢固基礎。

3.歸檔范圍細化。由于“天眼”建設內容復雜、學科跨度大，所以在工作任務分解的基礎上，還需要根據每個單位工程施工的內容和專業特點，制定有針對性的歸檔范圍。筆者在充分調研該單位工程所涉及的國標、行標的技術上，聯合施工單位、監理單位、現場管理部及技術人員一起討論，經過反復協商，形成針對該單位工程的資料歸檔范圍，并經各方會簽后存檔。“歸檔范圍細化”是每項單位工程檔案管理中最耗費時間和精力的內容，也是關系到“天眼”檔案完整性的最重要一環。“歸檔范圍”要兼顧參建各方的立場，在保證應歸盡歸的前提下，還要統籌考慮后續的利用需求。只有通過討論并確認的歸檔內容，才能作為檔案專項驗收的依據。

4.編制作業指導書。由于“天眼”參建單位眾多，檔案管理工作面對上百家管理對象，所以收集和歸檔條件復雜。由于參建單位的檔案意識和業務水平參差不齊，所以移交檔案的形式千差萬別。為了統一“天眼”歸檔文件的形式，筆者編制了《500米口徑球面射電望遠鏡（FAST）檔案立卷作業指導書》。其中包括封面著錄、卷內目錄著錄、卷內材料整理、卷內備考表著錄、案卷裝盒、移交目錄填寫及檔案工作總結七部分內容。經實踐，在作業指導書推廣后，各施工單位著錄形式和組卷方式基本統一，大幅減輕了建設單位檔案人員重復整理的工作量。

5.檔案專項驗收。為確保施工單位在撤場前完整地移交檔案，筆者所在單位制定了單位工程檔案專項驗收的工作舉措。檔案專項驗收包括四個步驟：一是施工單位進行檔案工作總結，提交檔案自查報告，向建設單位、監理單位提出驗收申請；二是監理單位對施工單位的檔案進行審查并簽署意見；三是建設單位組織專家召開單位工程的檔案專項驗收會；四是施工單位對照專項驗收時的專家意見，進行逐條整改和回復。整改閉環后，施工單位向建設單位移交資料并撤場。

（二）“中國天眼”檔案管理在保管利用方面的實踐探索

1.檔案分類附表。根據《重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，結合《中國科學院貴州省人民政府關于調整500米口徑球面射電望遠鏡國家重大科技基礎設施項目初步設計及概算的批復》及“天眼”建設實際情況，按照各系統和子系統的不同分工，筆者制定了“中國天眼”項目的一級類目、二級類目和三級類目。需要注意的是，由于“中國天眼”項目建設內容復雜，僅靠三級分類不能滿足檔案檢索與利用的需求。所以在三級類目下，筆者制定了針對每個單位工程的檔案分類附表。檔案分類附表按照各單位工程的實施階段或設備構成進行細分，使工程技術人員能夠更容易找到所需資料。

2.檔案信息化。在工程建設初期，為解決“天眼”檔案異地利用的問題，筆者嘗試利用“項目管理大師”平臺，將前期工程技術文檔、管理制度、會議紀要等上傳至該平臺，用于解決基礎文檔利用的需求問題。

在工程建設中后期，由于異地科研檔案、基建檔案利用需求高，我們與專業公司合作開發了“中國天眼”檔案管理系統，定制了針對“天眼”特點的個性化功能。按照“統一規劃、分步實施、資源共享、確保安全”的原則，筆者單位分批次將掃描后的文檔進行上傳和掛接，目前已完成1900余卷檔案的掃描和掛接任務；通過“天眼”檔案管理系統，實現了檔案數據的收集、錄入、檢索、利用、權限管理等功能，實現了各類檔案的網上整理、編目、檢索、瀏覽、下載、編輯、打印和統計。

（三）“中國天眼”檔案管理在資源開發方面的實踐探索

在聲像檔案資源開發方面，通過20余年的工程籌備、建設、調試和試觀測，“中國天眼”積累了豐富的聲像素材，諸如開工、竣工、總體工程驗收等重大節點素材，工程建設者、建設地風土人情等人文素材，建立了一整套“中國天眼”聲像檔案資源庫。在這些資源積累的基礎上，“中國天眼”團隊努力用“天眼”的聲像素材講述“天眼”的故事，獨立制作完成《南仁東：一眼萬年》檔案微視頻，并與中國科學院檔案館合作，聯合錄制了《“天眼”之書》檔案管理紀實片。《“天眼”之書》用聲像檔案回溯了“天眼”這項龐大、復雜、堪稱奇妙的工程，是如何從科學家的大腦中被一步步搬到了大山深處的；《南仁東：一眼萬年》用聲像檔案記錄了時代楷模南仁東先生的傳奇人生。這兩部作品在全國355部參展項目中脫穎而出，《“天眼”之書》獲得2018年度全國建設項目檔案專題片一等獎（排序第1），《南仁東：一眼萬年》獲得建設項目檔案微視頻“最佳人物紀實獎”。

在紙質檔案資源開發方面，學者們正在進行“中國天眼”建設史的相關研究，編寫教材和講義等。

三、結語

“中國天眼”作為國家重大科技基礎設施建設項目，需經過國家級的檔案專項驗收。所以筆者所在單位在檔案的收集和整理中投入了較多人力、物力，從而導致檔案管理其他方面的工作開展不足，比如檔案編研工作開展有限。雖然筆者所在單位完成了檔案微視頻，并在相關微信公眾號上進行了一些大科學工程檔案資源的整合與推廣的嘗試，但是對于存量較大的“中國天眼”檔案資源而言，其挖掘和利用的力度明顯不夠。同時，“中國天眼”望遠鏡每天觀測的數據量近150TB。這些科學數據關系著望遠鏡的科學產出和國際影響力，屬于后續“中國天眼”科研檔案管理的重要范疇。對上述科學數據的安全存儲與有效利用，也將是未來需要深入研究的課題。

2018年3月14日，國務院印發《積極牽頭國際大科學計劃和大科學工程方案》，從頂層設計、組織實施和統籌協調方面同時部署，形成了我國牽頭組織國際大科學計劃和大科學工程實施的宏偉藍圖。未來我國會有很多大科學工程陸續啟動，“中國天眼”檔案管理的實踐經驗可以為此貢獻一些力量。同時，“中國天眼”作為進入運行階段的大科學工程，運行內容的變化必將引起檔案管理實踐的變革，筆者會對此進行持續關注和研究。

*本文系中國科學院檔案館檔案專項課題“大科學工程運行階段檔案管理模式與方法研究”（項目號：2019-A03-04）的研究成果。

作者單位：中國科學院國家天文臺、中國人民大學信息管理學院