現代辦公室檔案信息資源的整合與信息化探索

王翀楠

摘要：隨著信息化技術的發展，現代辦公室檔案管理更加注重信息的整合，信息化已經成為目前檔案管理的最為主要的特征，它能夠有效提升辦案管理的效率，增強檔案管理的安全以及便捷性。本文主要探討現代辦公室檔案信息資源的整合以及信息化的探索，希望能夠有效提升現代辦公室檔案管理的效率。

關鍵詞：辦公室業務;檔案管理;信息整合;資源探索

1前言

在辦公室所管理的資料以及資源中，檔案信息是非常重要的領域，是現代辦公室業務中主要的工作內容。信息化技術的發展逐漸改變了人們的生產以及工作方式，相較于其他辦公室業務，檔案信息所受到的影響尤為明顯，需要對檔案信息不斷進行信息化的整合以及探索，采用信息化的形式對現代辦公室檔案進行收集整理以及使用分析，才能夠做好現代辦公室檔案管理歸集工作。

2在現代辦公室檔案管理中利用信息化技術的主要優勢

相較于傳統的辦公室檔案管理的模式，信息化檔案資源管理以及整合技術不再受到時間以及空間的限制，打破了原有以紙質媒介作為主要記錄載體的載體局限性，對于檔案的管理不再依靠手動的輸入，利用計算機作為主要的輸入工具。對于辦公室檔案管理來說，也不需要像紙質檔案那樣存放占用大量的空間，可以使用計算機硬盤或者是網絡空間來存儲相應的辦公室檔案信息，使得辦公室檔案管理邁入新的發展階段。現代辦公室檔案管理工作借助于信息化整合效率更高，主要有以下幾個方面的內容：

2.1使得檔案整理更加高效

對于現代辦公室檔案管理來說，檔案分類是一項重要的工作內容，需要花費大量的人力物力以及精力對檔案進行歸類和分析。借助于信息化的檔案管理技術，能夠將這些簡單的重復勞動直接利用計算機來高效完成。目前現代辦公室檔案管理，可以借助專門的檔案管理軟件進行高效率的集中管理，只用在管理初期投入相應的能力進行信息輸入，然后對檔案的格式進行規范化，就可以實現整個檔案管理的信息化整理。能夠有效減少重復勞動的時間，解放了檔案管理人員的時間和精力，因此具有極為重要的作用。

2.2使得檔案的利用更為方便快捷

在現代辦公室檔案管理中，如果辦公室管理人員要使用相應的檔案信息，必須要前往辦公室或者是資料室查閱大量的紙質文件進行翻譯以及查找，這種檔案管理的工作十分繁重，同時對正確使用檔案的效率也產生了負面性的影響。

如果將現代辦公檔案管理實現電子化輸入，那么直接可以在檔案管理客戶端所建立的電子檔案庫中直接進行查閱，打破了原有的時間和空間的限制，在互聯網聯通的情況下，就可以使用相應的檔案信息，有效提升了辦公室檔案的使用效率。

將辦公室內部檔案進行信息化以及電子輸入之后，對于檔案的查找不再依賴原有的紙質查詢或者是人工查詢的形式，可以形成相應的搜索文件夾，應用模搜索和概念性查找對于目標文件進行查閱，也可以使用關鍵詞進行搜索，找到包含關鍵詞的相應的篇章以及段落，能夠有效減少檔案管理人員查找檔案的工作量，同時也使得檔案信息的價值能夠得到最大程度的發揮，方便檔案查找人員迅速找到相應的檔案信息，不至于將檔案的價值性埋沒，難以發揮其實際的作用。

數字化檔案信息以及載體之間出現相互分離的關系，借助于新的編碼方式以及存儲形式，所使用的檔案管理信息軟件的不同，都會對檔案信息的穩定性產生沖擊，隨著網絡時代的發展，檔案管理信息已形成多媒體文件，不再致力于單純的紙質載體，能夠實現良好的交互性。

3現代辦公室檔案信息資源整合以及探索的要求

隨著信息化檔案管理技術的使用，對于信息技術的使用提出了更高的要求，以便于迎接挑戰，減少使用過程中產生的弊端，以下措施是現代辦公室檔案信息資源整合以及探索的要求。

第一，在實現辦公檔案的電子化以及信息化后，對于原有的文件也要保存相應的紙質信息。從長遠角度上來看，檔案管理的信息化是必經之路，但是由于這種信息化技術耗費的時間和精力比較大，如果原始的檔案沒有保存，難免會因為定制文件泄露或者丟失，而難以找出相應的原始文件，同時原始的大文件也可以被相應的人員調請審閱，與電子文件進行比對，以防止出現錯誤的可能性。

第二，所使用的現代辦公室檔案信息軟件需要得到嚴密的防護。在互聯網時代，信息泄露已經成為公共安全問題，在檔案的使用以及保存過程中，需要將檔案的信息保護放在重要的位置。檔案管理人員可以利用信息加密等措施提升檔案保護的等級，對于一些絕密檔案，要遵守相應的保密程序，只有通過特定許可的人才能夠登錄，查找相應的檔案資料。可以借助于防火墻以及其他計算機殺毒軟件，可以提升檔案管理環境的安全性。對于進入檔案管理系統的人員也要進行相應的審核，做好身份鑒別，以防止出現檔案信息泄露的現象。

4結束語

本文主要探討現代辦公室檔案信息的資源的整合以及信息化機制的探索，對其目標要求以及資源整合的形式進行了研究，希望能夠有效提升現代辦公室檔案管理的效率。

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