淺談企業檔案部門立卷制度

王永剛 顧會 尹娟

摘 要：部門立卷制度從1955年明確提出，部門立卷制度對于理順檔案工作關系和劃清檔案整理分工起到了重要作用，并且推動了檔案工作的繁榮和發展。但隨著計算機網絡的飛速發展，5G時代的到來，無紙化辦公模式普及，實現高效利用檔案的需求對規范化檔案管理提供巨大挑戰，部門立卷制度的實施效果還有待提高。

關鍵詞：部門立卷，部門立卷制度，立卷流程，檔案部門職責

隨著公司“省五星級”檔案館的創建，對規范化檔案管理的要求和爭論也愈來愈多，本文筆者僅對國有企業“部門立卷”制度做一個研討。

一、追本溯源——部門立卷含義和歷史發展

部門立卷是指由承辦和處理文書部門的專（兼）職檔案工作人員來承擔立卷工作。該制度是通過1955年中央批準的《中國共產黨中央和省（市）級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》以及1956年《國務院關于加強國家檔案工作的決定》這兩個法規性文件推行的。部分原文現在看來仍非常有指導意義：“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度。各機關辦完的文書材料，應該由文書處理部門整理立卷，定期向機關檔案室歸檔，改變把零散文件隨辦隨歸檔和成堆歸檔的錯誤作法。實行文書處理部門立卷，就可以發揮文書處理部門熟悉有關業務和文件處理過程的優點，提高案卷的質量和立卷工作的效率;就可以由文書處理部門暫時保存本年度的文件，大大減少歸檔和調卷的手續，并且改變承辦人員分散保存文件的現象，從而有利于保守國家機密的工作”。

1989年，國家教委頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》中，明確提出“部門立卷是高等學校檔案工作的基本制度”。

2004年1月，國家檔案局、國務院國有資產監督管理委員會發布了《國有企業文件材料歸檔辦法》，明確指出：“企業各部門專（兼）職檔案人員負責所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向檔案部門歸檔。企業檔案部門負責本企業及所屬單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查。企業應建立文件材料歸檔責任追究制度。不按要求歸檔的應由有關單位追究當事人或部門的責任。”

2013年施行的國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，指導編制文件材料歸檔范圍和保管期限表（按部門或按職責）。

2019年1月起施行的國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》，要求：“機關文書或業務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關應當建立以機關檔案部門為中心，由相關人員組成的機關檔案工作網絡”、“機關文書或業務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管”、“機關檔案經文書或業務部門整理完畢后，應當在第二年6月底前向機關檔案部門歸檔”。

二、如箭在弦——實行部門立卷制度原因

很多企業對部門立卷制度不理解，認為“部門的業務工作已經非常繁重，卻還要去做本應檔案部門做的工作，檔案部門是在脫責”。還有人認為“前面那么多規章制度都是針對機關的、高校的，企業可不執行”。然而事實并非如此，企業更應該執行部門立卷制度。

（一）檔案形成部門的人員對本部門的工作內容比較熟悉，更了解本部門文件形成的過程，文件收集的過程是否完整、有無缺失，更能較準確地鑒定文件的價值。部門進行檔案的收集整理，易于平時文件材料的積累，有利于提高歸檔率。

（二）檔案形成部門的人員了解本部門文件材料在內容上的相互聯系及完整情況。由部門立卷，可以保證檔案的有機聯系，單個事由的文件材料，不會東查西找，便于提高檔案的歸檔質量。

（三）檔案形成部門的人員進行檔案的收集、整理、立卷和移交，使得部門對檔案的基本內容做到心中有數，便于日后的借閱和使用，能夠提高檔案的利用率。

（四）與機關事業單位相比，企業其文件材料內容涉及的專業數量、技術難度和關聯流程要大的多，許多機關沒有但企業卻有，例如科研、生產、經營、投資、金融等等涉及眾多領域;企業文件材料歸檔范圍相比機關要廣的多，例如，近期公司在收購某設計院過程中形成的所有文件材料，不是業務部門的同志，很難了解形成了哪些材料、程序如何、哪些文件材料之間有因果聯系，正所謂“術業有專攻”，若是檔案部門整理，那么對檔案的完整性、系統性、準確性都不能保證。

實踐也證明，實行文書處理部門立卷是符合實際工作發展要求的，是以檔案利用為最終目的、合理、科學的。

三、事無巨細——部門立卷流程

2001年起，國家對文書檔案的立卷制度進行改革，取消案卷，推行文件級（按件）整理，極大簡化歸檔文件整理方法和流程，也大大提高了部門立卷制度的執行效率。很多人覺得繁瑣的檔案立卷工作其實也只有三步：

第一步：部門兼職檔案員，做三只檔案盒，檔案盒脊背分別寫上“永久”、“30年”、“10年”，放著備用。當部門同事交來一套某事由的文件材料時，可根據事由的重要性，放進某類保管期限的卷盒中去。盒子滿了，再增加一個即可。執行難點：零。

第二步：部門工作人員，將經辦且已辦結的文件材料，交部門兼職檔案員。未辦結事項的材料暫不交，確保經辦事項文件材料的有機聯系。執行難點：全員檔案意識要強，經辦的事項，辦完后成套材料一定要交部門檔案員，而非留個人保管，將來如需要利用，可向檔案部門借閱。現在普遍存在的問題是：個人認為自己經辦的文件是自己的職責，所以個人要留存。其實個人可復印或留存掃描電子檔，原件交兼職檔案員。例如：某次總經理辦公會，從會議通知、到會議議題、直至會議紀要形成，可謂該事項辦結，相關內容即可交部門兼職檔案員。

第三步：每年3月，部門兼職檔案員對上年度收集的三類（永久、30年、10年）文件材料進行整理，主要工作內容包括：打印歸檔文件目錄、訂不銹鋼書釘對每份文件進行裝訂、蓋歸檔章。6月前完成與檔案部門的移交即可，移交應有目錄清單。執行難點：打印文件目錄、數頁數、蓋歸檔章相對耗時費力、檔案員的細致程度決定利用效果。

四、任重道遠——檔案部門的職責

綜上，檔案部門的職責應該是：指導好檔案，負責公司及所屬單位文件材料歸檔工作的指導、監督和檢查工作;保管好檔案，征集、接收并保管所屬范圍內的各門類檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全;利用好檔案，負責檔案統計、分析、綜合開發利用檔案信息資源，為公司的各類活動提供檔案利用服務。