淺談人才交流中心如何做好畢業生檔案管理工作

劉紅

摘 要：對于人才交流中心而言，畢業生的檔案管理是人才交流中心的重要工作，做好畢業生的檔案管理，對畢業生的就業和畢業生的人事檔案轉移具有重要影響。結合當前人才交流中心的管理實際，在畢業生檔案管理中，還存在檔案管理信息化程度和水平不高，郵寄檔案管理難度大，檔案管理人員配備不足以及檔案轉移存在不規范的現象，導致畢業生檔案管理在管理的實效性方面存在問題。因此，立足人才交流中心的管理實際，探討畢業生檔案管理的具體措施，并提高管理質量，對解決人才交流中心的畢業生檔案管理問題具有重要作用。

關鍵詞：人才交流中心;畢業生檔案管理;對策

畢業生檔案管理是人才交流中心的重要管理內容，在管理過程中不但要提高檔案管理的信息化程度和管理水平，同時還要重點做好畢業生檔案的管理，解決檔案管理人員配備不足的問題，并積極推動檔案轉移規范化管理，使整個畢業生檔案管理在實施過程中能夠達到預期目標，能夠解決檔案管理的實際問題，確保畢業生的檔案管理在管理的針對性、有效性和管理全面性方面符合管理要求，確保畢業生檔案管理能夠在實施過程中有效推進，制定有效的檔案管理措施，對人才交流中心畢業生黨員管理工作人員具有重要意義。

一、人才交流中心畢業生檔案管理工作存在的問題

（一）信息化程度和水平不高

目前人才交流中心在畢業生檔案管理過程中，存在的主要問題在于檔案管理的信息化程度不高，檔案管理水平較低，主要采取了人工管理的方式，對于數量較大的畢業生檔案，難以實現有效的歸檔存儲和調用，導致了畢業生檔案存在查找困難、調用難度大，以及關鍵檔案調用問題多的情況。如何解決這一問題，是關系到人才交流中心畢業生檔案管理實效性的關鍵，同時也是決定人才交流中心畢業生檔案管理是否能夠得到有效開展的關鍵。結合當前人才交流中心畢業生檔案管理工作的實際要求和檔案管理的具體特點，在檔案管理推進過程中，如何解決檔案管理的實效性問題，如何增加檔案管理的信息化手段，對解決人才交流中心畢業生檔案管理問題具有重要影響。

（二）大學生郵寄檔案管理難度大

針對畢業生檔案管理，確認為其服務的前提是學生本人前來簽代理合同，以此證明該檔案為我處正式檔案。收到學校寄來的畢業生檔案，只作為臨時性檔案存放，并沒有其聯系方法，只能等待本人來確認并辦理相關手續。在人才交流中心中，每到畢業季就會有很多畢業生采取郵寄的方式，將檔案資料寄給人才交流中心管理，這些檔案在管理過程中存在保管年限的問題。對于這部分畢業生檔案在管理銜接過程中，必須要采取分類管理的措施進行分類存儲，便于畢業生日后查找。但是有的大學生不重視檔案資料，在檔案郵寄到人才交流中心后長時間不來辦理檔案登記手續，導致這部分檔案資料無法按照正常的檔案管理程序進行有效管理。

（三）檔案管理人員配備不足

隨著畢業生數量的增多，人才交流中心存儲的畢業生檔案數量逐年增多，如何提高檔案管理的有效性，如何做到按規范管理，保證畢業生檔案管理能夠達到預期目標，需要人才交流中心配備充足的檔案管理人員。但是目前人才交流中心檔案管理人員的數量相對固定，整個工作量增加之后，檔案管理人員的數量并沒有明顯增加，出現了檔案管理人員配備不足的情況，并且現有的檔案管理方式較為傳統，沒有采取信息化管理的方式導致的檔案管理，在實施過程中占用了檔案管理人員大量的時間。人員不足的問題極大的影響了畢業生檔案管理的有效性，導致畢業生在檔案管理中，因采取的管理方式不當和工作不嚴密影響檔案管理的效果。

（四）檔案轉移存在不規范現象

人才中心的畢業生檔案需要根據畢業生的具體需求進行調用和轉移，在整個檔案的轉移過程中，需要保證轉移的規范性和轉移的實效性達標，但是從目前畢業生檔案的轉移來看，由于管理手段缺失，管理制度不嚴，在整個檔案的轉移過程中存在不規范的現象，導致檔案轉移出現問題，既無法滿足畢業生的檔案調用需要，同時也制約了畢業生的檔案使用，影響了畢業生的就業和擇業。此外，畢業生對自己的不重視，需要檔案的時候才會想起來，所以檔案管理的問題不單單是檔案管理者，存放者也是有一定問題。因此，如何改變檔案轉移的現狀，如何提高檔案轉移的規范性，對整個人才中心畢業生檔案管理而言具有重要意義。例如，目前在國內某人才中心畢業生的檔案轉移沒有相應的調用記錄，并且檔案轉移缺乏必要的審批，嚴重影響了檔案轉移的合法性，使檔案極容易因不規范的轉移發生丟失，對整個畢業生的就業和擇業產生極大的影響。

二、人才交流中心畢業生檔案管理的應對策略

（一）采用信息化管理手段，提高檔案管理水平

基于人才交流中心畢業生檔案管理的實際特點和畢業生檔案管理的需要，在檔案管理過程中，應用信息化手段提高檔案管理水平，是人才交流中心畢業生檔案管理的必然趨勢。在具體的實施過程中，應當建立電子檔案。應當采取電子檔案系統的方式，實現畢業生檔案的管理，并通過檔案資料的電子化以及建立檔案檢索系統，使整個畢業生檔案能夠從檔案的存儲檔案的歸類檔案的調用等方面實現信息化管理，對解決畢業生檔案管理問題和提高畢業生檔案管理效率具有重要影響。例如，目前國內某人才交流中心，在畢業生檔案管理中采取了信息化系統的方式進行檔案管理，根據檔案管理的實際要求，開發出了專用的檔案管理系統，實現了檔案管理的自動化分類、歸檔和調用，極大地提高了畢業生檔案管理效率。

（二）做好郵寄檔案的標記，做好保存管理

對于郵寄檔案的管理，需要嚴格按照檔案管理流程和檔案管理的規定，進行分類管理。對于聯系不上保管人的檔案，應當對檔案進行有效的標記，將檔案放在專用的檔案管理室內進行保存，并且對檔案資料進行電子化存檔，保證郵寄檔案在管理過程中能夠合法合規。一旦郵寄檔案出現重新調用的需求，可以根據郵寄檔案的管理規定，從專用的檔案管理庫中及時查找，提高檔案管理效果，避免因郵寄檔案管理失誤或郵寄檔案管理不當，造成郵寄檔案損毀影響畢業生的檔案調用。例如，某人才交流中心建立了專用的郵寄檔案管理庫，對于郵寄檔案統一集中放在郵寄檔案管理庫中，進行分類管理，對郵寄檔案的年限、郵寄檔案的類別以及郵寄檔案的具體情況進行標記，使整個郵寄檔案在管理中能夠提高管理的規范性和針對性。

（三）增加檔案管理人員配置

基于畢業生檔案數量不斷增多的特點，在畢業生檔案管理過程中，增加專業的檔案管理人員，并提高檔案管理人員的專業性，對解決整個畢業生檔案管理問題具有重要影響。雖然采取有效的信息化管理方式，能夠提高畢業生檔案管理的效率，但是在大量檔案資料面前，檔案管理人員的配備至關重要。因此，人才交流中心應當增加管理人員的招聘，并做好人員培訓，使檔案管理人員能夠在數量和綜合素質方面得到增加和提升。

（四）建立規范的檔案轉移管理制度

對于畢業生檔案管理而言，檔案的轉移至關重要，為了提高檔案轉移的規范性，滿足檔案轉移的實際需要，應當根據畢業生檔案轉移的特點和具體實施要求，建立規范的檔案轉移制度。考慮到檔案轉移的細節情況，跟根據檔案轉移的具體信息，做好檔案轉移的控制，使檔案轉移在實施過程中能夠達到控制要求，能夠根據檔案轉移的具體特征和檔案轉移的實施特點，進行檔案轉移，保證檔案轉移制度在細節的規定和流程的實施方面能夠合法合規。

三、結論

通過對人才交流中心畢業生檔案管理工作的了解，目前在畢業生檔案管理中還存在一定的問題和不足，制定有效的應對策略，并采取有針對性的管理方式，提高畢業生檔案管理的針對性和專業性，對整個畢業生檔案管理工作的實施和畢業生檔案管理工作水平的提高具有重要意義。因此，明確畢業生檔案管理的重要性，并根據畢業生檔案管理的具體要求開展檔案管理工作，是當前人才交流中心的重要工作內容，也是決定人才交流中心服務質量的關鍵因素。

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