對事業(yè)單位辦公室管理職能優(yōu)化分析

江沁玉

摘 要：辦公室是事業(yè)單位內部非常重要的辦事機構，具有綜合性強以及覆蓋全面的特點，有助于推動我國事業(yè)單位的改革。本文對當前事業(yè)單位辦公室管理職能在行使時存在的問題及形成原因進行了分析，在此基礎上從明確管理職能、完善規(guī)章制度、加強員工培訓以及加強預算管理這四方面入手，提出了具體的優(yōu)化措施，以期有所幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位;辦公室管理職能;優(yōu)化

事業(yè)單位辦公室的管理職能有宏觀和微觀之分，宏觀職能有調研、執(zhí)行以及參謀等;微觀職能有起草文書、業(yè)務接待以及公文處理等。辦公室能夠幫助事業(yè)單位協調內外關系、作出正確決策等，起到承上啟下的樞紐作用。當前如何有效推動事業(yè)單位改革是我國亟待解決的難題，辦公室作為事業(yè)單位的重要部門應積極改革創(chuàng)新，優(yōu)化管理職能，從而提供更優(yōu)質的服務。

一、事業(yè)單位辦公室管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位辦公室內管理職能不清晰

事業(yè)單位辦公室內不能對自身的管理職能有清晰準確的認知是影響管理職能有效發(fā)揮的主要原因之一。我國事業(yè)單位的辦公室有著輔助領導決策、協調內外關系、健全規(guī)章制度以及日常事務管理等管理職能，日常事務管理僅是辦公室所有管理職能中的一部分，并不是全部。然而不少事業(yè)單位辦公室就將日常事務管理當成最主要的職能，其工作人員往往會將注意力放在解決各種雜亂瑣碎的事務性工作中，而對于決策輔助問題以及人力資源管理穩(wěn)定等明顯沒有相應的重視，把辦公室變成了只做后勤保障的存在，嚴重影響了事業(yè)單位辦公室的管理效率和工作質量。

（二）事業(yè)單位辦公室內規(guī)章制度不健全

我國相較于國外發(fā)達國家辦公室管理理論的探索研究起步，當國外的一些發(fā)達國家的辦公室已經擁有比較完善的管理理論以及比較健全的規(guī)章制度后，開始了較為科學化的管理時，我國還處在研究初步開始階段，還未形成相對獨立的較完備的理論體系，辦公室管理非常滯后，國內事業(yè)單位辦公室在實際管理時只能參考借鑒國外發(fā)達國家的辦公室管理的理論知識以及實踐經驗，與國內實際情況有很大出入。我國事業(yè)單位辦公室在經過不斷地研究探索已經取得了很大的進步，但是還存在著內部規(guī)章制度不健全的問題：1.缺乏激勵機制會給工作人員的積極性帶來消極影響;2.缺乏培訓制度會使工作人員管理理念陳舊以及管理方式滯后，3.缺乏管理制度流程會使工作人員的辦事效率降低。這些會導致出現工作效率低、辦事程序不規(guī)范的問題，會在一定程度上影響事業(yè)單位的聲譽。

（三）事業(yè)單位辦公室內工作人員綜合素質不高

辦公室的工作人員疲于處理較為繁多的事務性工作，難以抽出時間去主動學習政治理論、專業(yè)技能以及管理知識等，這就會致使部分工作人員的綜合素質不高，在對國家的政治方針及決策部署等無法做到完全領會準確把握。他們在日常生活中還非常容易受到金錢至上等不良思想的影響，做出貪污腐敗的事。在工作中還存在不端正態(tài)度、缺乏服務意識以及專業(yè)能力低的問題，妨礙了辦公室管理職能的有效發(fā)揮。另外，一些工作人員因為年齡較大、接受能力差等因素的限制，導致在培訓時難以有效吸先進的知識與技能，出現不會操作自動化的辦公設備的情況，導致自動化辦公能力不達標。

二、事業(yè)單位辦公室管理職能的優(yōu)化措施

（一）明確管理職能

事業(yè)單位辦公室是具有重要管理職能、要求協同工作的辦事機構。辦公室的作用以及地位會隨著事業(yè)單位的深入改革變得更加重要。事業(yè)單位工作人員提高對辦公室的重視是辦公室有效發(fā)揮管理職能的前提和基礎。各事業(yè)單位需提高對辦公室的認識，結合時代的發(fā)展和實際情況，將辦公室的具體職能明確出來并理清職能關系，使辦公室的建章立制等宏觀職能和日常事務管理等微觀職能都能充分發(fā)揮出來。重視對辦公室的調研工作，為事業(yè)單位改革與決策提供強有力的支撐。與此同時，還需充分考慮新形勢，將辦公室的業(yè)務范圍更加具體明確，制定清晰的工作目標，實現人力等資源的合理配置。辦公室在實行協調關系職能時，需要做好溝通工作，保持良好的形象，防止職能出現異化，保障管理職能的正常實現。

（二）完善規(guī)章制度

事業(yè)單位的規(guī)章制度是要求內部的工作人員必須一同遵守的辦事規(guī)則和行為準則，起到規(guī)范個人行為的作用。辦公室內完善合理的工作規(guī)章制度時做好有關工作的基礎。我國當前的辦公室管理規(guī)章制度還有很多不足，各事業(yè)單位可參考借鑒國外先進的辦公室制度，再與自身的辦公室具體情況相結合并加以實踐，在此基礎上制定出適合本單位辦公室的規(guī)章制度，優(yōu)化辦公室管理職能。完善規(guī)章制度可以從以下四方面入手：

1.結合崗位實際責任制定明確的辦公室職責目標，做到每個工作環(huán)節(jié)都有規(guī)章制度作為依據。如必須制定辦公室各崗位的辦事規(guī)范以及行為準則，將崗位的責任制度加以完善，規(guī)范有公章使用規(guī)范以及辦公室財務管理規(guī)范等，準則有公文管理細則等。這樣將辦公室的每項工作的責任都明確下來，明晰權力與責任，便于追查責任人。

2.結合新形勢不斷完善創(chuàng)新辦公室制度，保障科學化管理。例如黨中央推行全面深化改革，事業(yè)單位應將辦公室實際與中央精神有機結合，將定位及時調整，找出不合理的制度并取消。

3.完善考核與激勵機制，使辦公室工作人員的工作積極性得到有效提升。完善考核制度的重點就是有效利用目前較為先進的考核理念，充分考慮事業(yè)單位辦公室各崗位的具體特點以及工作人員所管理事務的不同性質，將其有效融合科學合理地設置考核指標以及考核內容的權重。最好是采用 360 度評價指標，也就是說不僅要考核上級以及平級的評價，還需將下級以及服務對象的評價也作為重要考核指標，全面考核工作人員的品德、能力、業(yè)績以及廉潔等。完善激勵制度就要將考核結果來決定對辦公室工作人員的獎懲、任用以及升遷等，從切實利益出發(fā)才能使工作人員的積極性得到有效提高。

4.要嚴格按照制定出的規(guī)章制度執(zhí)行，預防制止執(zhí)行過程中出現異化。新制度在制定前要做到盡量兼顧每一位工作人員，加強工作人員對已經存在的制度的學習，將各項要求明確出來，要求工作人員按章辦事，務必使制度的執(zhí)行過程公開化、透明化，當工作人員拒絕執(zhí)行或是變相執(zhí)行制度時需進行相應的懲戒，這樣才能使制度的約束力得到有效增強，從而實現管理的效果。

（三）加強員工培訓

輔助政府部門更好的為社會提供優(yōu)質服務是我國設立事業(yè)單位的社會公益目的。事業(yè)單位員工的綜合素質的高低會給群眾心中事業(yè)單位的形象以及服務好群眾目標的實現帶來一定程度的影響。因此，辦公室加強對事業(yè)單位工作人員的培訓，盡力提高他們的綜合素質。第一，重視政治理論培訓，從根本上提高員工的思想政治覺悟。事業(yè)單位應要求工作人員加強政治理論學習，主動做到在思想上與黨中央保持高度一致，這樣才能保障使黨中央及國務院的有關政策文件在工作中得到有效落實，從而避免出現政策性失誤。第二，加強對工作人員專業(yè)知識與技能的培訓，提升他們的業(yè)務能力水平。具體知識技能培訓內容有文字處理、協調組織、綜合分析以及現代化辦公設備的操作等。并與考核制度有效結合，從而使工作質量得到明顯提升。第三，加強工作人員的職業(yè)道德培訓，這樣能使其時刻保持為人民服務的信念，端正工作態(tài)度。辦公室在工作中應做到腳踏實地、作風良好以及真誠服務，從而使管理服務效率得到有效提高。

（四）加強預算管理

事業(yè)單位辦公室的事物從整體上來看具有涉及面廣、數量較多、臨時性以及突發(fā)性強的特點。因此事業(yè)單位辦公室需加強預算管理，結合實際情況進行預算編制，要求工作人員嚴格按照預算編制內容辦事，使預算規(guī)劃得到落實。制定預算管理目標、明確預算管理任務。此外還需對預算管理的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，避免出現違法行為。這樣能夠充分調動和利用事業(yè)單位辦公室的物力、人力等各項資源，使它們能夠發(fā)揮出最大的價值，從而提高辦事效率及質量。

三、總結

事業(yè)單位辦公室存在的問題會影響其管理職能的有效發(fā)揮，只有將這些問題有效解決才能推動我國事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。優(yōu)化事業(yè)單位辦公室管理職能有助于深化事業(yè)單位改革、推動事業(yè)單位科學化管理、推動服務單位職工發(fā)展進步。因此，需結合新形勢的要求以及自身辦公室實際情況采取有效地優(yōu)化措施。

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