分析如何提高公證處檔案工作的管理水平

李偉力

摘要：檔案工作管理的意思就是把重要文件進行長期的記錄，然后進行保存。公證處的檔案工作更需要文書人員謹慎的記錄保管，但是在現在的公證機關中，公證處檔案管理水平還有待提高。本文就公證處的檔案管理問題指出了幾點不足，同時也針對這些不足提出來相對的建議，希望可以對公證處檔案管理人員有所幫助，可以更好的為公證處提供完備的檔案。

關鍵詞：提高;公證處;檔案工作;管理水平

提高公證處檔案工作的管理水平，可以為公證處的檔案管理提供保障。而且公證處的檔案是非常重要的，因為公證處的檔案涉及非常多的方面，它的機密性也是非常高的，所以對檔案工作的管理一定要謹慎管理，這樣才可以確保檔案的安全。

我國現在大型的公司之所以可以做到家喻戶曉，那是因為整個公司的實力被大眾熟知，但是其中內部的努力只有公司內部的人員才知道。大型公司做大做強一定是有底蘊的，這些大型公司的歷史都會被記錄在檔案內的，這樣進行檔案管理記錄，可以給后人提供經驗，也可以根據前人留下的經驗作為后人的警醒，可以少走很多彎路。由此可見，公證處檔案工作非常的重要。

一、公證處檔案管理的作用

我國現在大大小小的事務都需要進行公證并形成公證檔案，把已經發生的大事都記錄下來然后作為日后的證據或者是憑證。公證處檔案記錄需要公證處的公證人和當事人進行面對面的講述記錄并簽字確認，這樣才可以確保真實性，在我國法律中，公證處的公證書可以作為證據或者是證明，如利害關系人對公證書內容有質疑，可向公證處申請對公證案卷進行查閱。所以說公證處檔案管理非常的重要。現在我國經濟快速的發展，市場的需求也越來越大，涉及公證的領域很多。所以公證處檔案管理需要進一步的規范化，優化公證處檔案管理的內容，把公證處檔案管理存在的問題都提出來然后一一的進行解決。在我國法律中，公證處檔案管理也有很重要的地位，我國法律已經確認了檔案記錄的合法性，所以在正常的法庭處理案件時也可以用得到。如果雙方的矛盾還沒有上升到需要上法庭，那么雙方私下解決時進行公證并建立檔案也可以起協調的作用[1]。

二、公證處檔案管理的問題

目前，我國經濟發展越來越完善，在公證處檔案管理中也發現了很多的問題，這些問題都需要去解決，這樣才能確保公證處檔案管理的地位。

比如，在檔案管理中，檔案管理人員意識不夠。或者檔案管理人員的責任感不強，所以在進行整理檔案時就會錯放亂放，甚至不能保證檔案管理的機密性，造成更多的損失。還有可能就是檔案管理人員濫用職權，私自查看機密文件然后泄露出去。這一系列的問題都需要得到有效的解決，提高公證處檔案管理水平，才可以鞏固其自身的地位。

三、公證處檔案管理的解決方法

（一）增強意識

首先，就要從源頭抓起，培養檔案管理人員的意識，讓他們意識到檔案管理工作的重要性，然后在對管理人員進行定期的培訓，讓他們在潛意識中形成檔案管理重要性的意識，這樣長此以往的進行培訓，就會讓管理人員提高自身的意識，然后把這種意識再告訴更多人，這樣一來就可以確保檔案管理的安全。

（二）提高素養

管理人員的意識建立起來之后，就是提高管理人員的自身素養。我國公證處檔案管理這一方面專業的人員并不是很多，但是一定要具備最基本的運用網絡的技能，可以對這些文檔進行更加高級的管理，而且還可以進行二次保存。其實二次保存是非常有必要的，為這些文檔的記錄進行再次管理。而且，身為公證處的檔案管理人員，自身素養是必不可少的，不可以為了什么人就忘記了自己的職責，也不可以為了利益就出賣公證處的機密檔案，身為管理人員，一定要有自己的原則和底線，這樣才可以勝任管理者這一職位[2]。

（三）改善環境

公證處檔案管理的環境總體來說其實還是可以的，定期的對檔案室進行打掃消毒，防治蟲子叮咬，保證檔案的完整，這里所說的是外部環境。對于管理人員，可以對他們實行獎罰制度，管理人員只要恪盡職守的在自己的崗位，或者為公證處檔案管理做貢獻，那么就可以對他進行獎勵。反之，如果為了利益或者是其他，導致公證處的檔案泄露，那么就要對他進行處罰，或者直接辭退，這是所說的內部環境。

（四）提高服務

對于公證處檔案管理的使用，管理人員一定要服務周到，保證當事人的滿意程度。而且管理人員還可以建立檔案管理系統，讓檔案管理在內部系統中可以進行共享管理，提高內部的服務效率。而且現在互聯網飛速發展的時代，日后電子文檔一定會和文字檔案一同使用，或者是因為電子檔案的便利取代了文字檔案的管理。所以現在一定要提高管理人員的服務態度，在進行檔案整理時也要細心耐心，為日后的檔案管理工作帶來便利。

（五）遵循制度

公證處檔案管理工作一定要制定完善的體系，然后根據這個體系公證處進行檔案管理工作。檔案管理有記錄就會有查閱使用。在檔案記錄的時候檔案管理人員要細心并且核實事項，保證檔案的真實性。在日后用到檔案時，就會在公證處對檔案進行查閱，查閱也需要制定制度，有借有還，而且還要制定歸還的時間。而且在借閱時，不同部門要出示不同部門的證件，確保公證處檔案管理的機密。

四、結束語

總的來說，公證處檔案管理對我國企業很重要，即使在這一方面還有很多問題所在。但是我相信公證處檔案管理這一方面的問題已經被發現，下一步應該做的就是解決問題，所以我相信我國公證處檔案管理工作水平一定會提高，從而促進我國經濟穩步發展。

參考文獻：

[1]劉媛媛.唐山華憶公證處建成“公證檔案數字化管理中心”[J].中國公證，2017 （112）：107-111.