基于精益管理理念的企業文印一體化建設淺析

孫瑩波

摘要：文印工作是企業辦文工作的重要組成部分，文印管理水平的高低直接影響著辦文工作的效率和質量。如文印管理失當，將直接造成文印資源浪費，間接影響中心工作開展，嚴重時可能出現機要文件泄密事件。本文通過華電國際十里泉發電廠（以下簡稱“十電”）的文印一體化建設實踐，對文印管理有關問題進行了淺析，并提出加強文印管理的一些意見和建議。

關鍵詞：文印管理;精益化;一體化建設

一、前言

企業文印室的印刷業務一般為短版快印類印件，印刷品種多、印刷量少、時間要求急、保密性要求高，并要求100%的正確率，這些既是企業文印工作的特點，也是文印管理上的難點。此外，十電早期的文印室與接待室合署辦公，人員職責不夠明確，且文印工作與接待工作交叉內容較多，存在諸多矛盾問題和管理漏洞。為此，十電針對文印管理中存在的問題，逐一剖析，運用精益化管理理念，建立了集中的文印室，全面規范文印管理規章制度，配備文印管理專職人員及辦公設備，既滿足了業務部門文件打印的需要，有效提高了文印工作水平，實現文印“零差錯”。

二、文印管理中的主要問題

（一）管理制度不完善，工作流程分工模糊不清。十電原來試行的文印管理規定適用2016版，該版對文印工作規定及要求不明晰，內容不明確，且沒有規范的文印管理流程，導致員工工作效率低下，且易造成工作失誤。

（二）設備配置不充足，無法滿足各項文印需求。十電文印室原來僅有兩臺東芝黑白打印機，該打印機于2015年投入使用，存在設備老化、功能單一、打印較慢的缺點，整體性能較差，在企業近年來文印任務日漸繁重的工作情況下，現有設備已無法滿足當前文印工作需求。

（三）人員素質跟不上，業務能力水平整體偏低。受企業用人機制、人才緊缺等因素影響，文印室工作人員學歷相對較低，文印設備原理學習不夠，熟練使用文印設備能力不強，進而影響了文印工作整體效率。

（四）過程管控不完善，存在企業商密外泄風險。目前對文印工作缺乏必要的過程監督，對需要報送的文印費用送制周期較長，對涉密文件的處理不夠嚴謹，且無人監管。過程管控及監管不到位，造成文印一體化建設工作拖沓辦理、質量差且效率低。

三、文印管理的改進優化措施

（一）加強頂層設計，健全完善文印制度流程。根據企業印件的特點和要求，充分考慮印件的最少工序崗位設計，歸類建立印件標準化流程，合理設置文印崗位，配置文印人員，量化考核內容，有效提升文印工作效能。與此同時，全面修訂文印管理辦法，從打印范圍、文印工作管理、文印設備管理和文印費用管理等四個方面逐一進行改進，并將文印管理規定印制上墻，時刻提醒文印工作人員牢記職責，嚴格按照規章制度行事。

（二）加強設備保障，配齊配強先進智能設備。針對設備老化問題，十電文印室進行了設備升級，先后采購多臺數碼多功能復印、打印、掃描一體機，同時引進膠裝機、切紙機等配套設備，采用數碼印刷方式，有效滿足了企業按需印刷、可變印刷、個性印刷以及所見即所得等多種需求。設備升級后，每臺數碼多功能一體機每月輸出約10000張，每年累計節約文印耗材2820元，降低了成本，提高了效益。由于新購設備具有密碼驗證功能，進一步增強了文印工作的保密性，保證了文印安全。

（三）加強人員培訓，全面提升人員業務技能。有了合理的制度流程、先進的文印設備之后，文印人員的崗位勝任能力成為文印管理的關鍵。在文印員培訓方面，十電重點注重以下幾點：一是加強規范性流程操作培訓，讓其知道崗位要求，熟悉工作流程;二是加強崗位操作技能培訓，具體包括各種辦公軟件運用、機器設備操作與基本設備維修保養等內容;三是加強涉密文件管理，按照企業保密管理相關規定，文印人員經手的所有涉密文件底稿要及時銷毀，并由辦公室文書全程跟蹤，確保密級文件印制后的印刷版和作廢的印刷件及時銷毀。

（四）加強過程監管，降低文印成本保障。企業各部門報送至文印室集中打印、復印的資料均由專人負責報送，文印員打印、復印過程中，嚴格按照先登記、后文印的規程操作，詳細記錄用紙型號、數量、日期等內容，并由相應責任部門簽字確認，禁止未經批準的個人隨意打印、復印。在日常管理中，企業每年的文印費用統一由文印室統計核算，并于每季度統計匯總，費用從部門經費中扣除，從根源上壓減了數量，保障了質量。

四、結束語

十電在企業文印一體化建設中，運用精益管理理念，以專業設備、專業人員、一體建設、一體管理為主旨和目標，實施了相關優化舉措，實現了文印管理的集中管控、過程監督，達到了安全保密、管理高效的建設要求，滿足了企業各方面文印需求;同時，進一步提高了文印人員的專業化水平，保障了企業文印工作安全、平穩、高效運行，對其他企業的文印管理工作具有一定參考借鑒意義。

參考文獻：

[1]《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14 號）

[2]《華電國際十里泉發電廠文印管理辦法》