淺析資料管理中存在的問題及應(yīng)對方法

黃瑾

摘要：為了推進(jìn)工作的良好開展，改革當(dāng)前的企業(yè)管理模式，企業(yè)資料管理人員需在工作中引進(jìn)較為先進(jìn)的管理理念。為此，需全面提升管理人員的綜合素質(zhì)，使其在確保工作效率的前提下，具有更高的工作質(zhì)量，從而杜絕工作中出現(xiàn)資料管理問題。本文主要指出了資料管理中現(xiàn)存的問題，并對此提出了幾點(diǎn)相應(yīng)的改善措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：資料管理;問題;工作質(zhì)量;規(guī)范管理

伴隨著社會的進(jìn)步和科技的發(fā)展，當(dāng)前的資料管理工作也越來越復(fù)雜，現(xiàn)階段資料管理工作的重點(diǎn)即是借助先進(jìn)化的過程監(jiān)控手段，實(shí)現(xiàn)對技術(shù)狀態(tài)的良好把控。因此，為了實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，需認(rèn)真分析各個單位在當(dāng)前的資料管理中存在的缺陷，并對此實(shí)施改革，采取具有單位特色的應(yīng)對方式予以改善。本文主要從本單位在資料管理中遇到的棘手情況著手，提出了為完善各項(xiàng)工作，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展所應(yīng)采取的各項(xiàng)對策，內(nèi)容如下。

1.????? 資料管理工作中存在的問題

1.1?? 管理人員綜合素質(zhì)欠缺，缺乏主動作為的責(zé)任意識

針對以往的資料管理工作，資料管理員大都依賴于領(lǐng)導(dǎo)和公司的指示及規(guī)章制度，一味地盲從，缺乏自我創(chuàng)新能力及判斷能力，也不注重提升自身的管理才能，從而導(dǎo)致在資料管理過程中遇到問題時，不具備及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力。除此之外，一些資料管理人員自身的工作態(tài)度也不端正，采取一種得過且過的意識，在出現(xiàn)問題時不解決問題，反而一種公司事務(wù)與自己無關(guān)的狀態(tài)，缺乏主人翁意識，具有亟待提高的工作能力及職業(yè)素養(yǎng)。

1.2?? 忽視了資料管理工作中的焦點(diǎn)問題

在企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展過程中，文件資料至關(guān)重要，為了確保生產(chǎn)工作的順利開展，在生產(chǎn)前，首先就需確認(rèn)資料的狀態(tài)，判斷其有無準(zhǔn)備齊全，有無缺項(xiàng)漏項(xiàng)事件發(fā)生等，從而為企業(yè)的生產(chǎn)工作做好充足準(zhǔn)備。然而，大多數(shù)管理人員在管理資料文件時，僅僅采取傳統(tǒng)的管理模式，如文件的歸檔和收發(fā)等，而不注重關(guān)心資料的編發(fā)工作。最終導(dǎo)致企業(yè)僅僅完成了對資料的“管”，而在“理”方面卻具有較大漏洞。管理人員的主要任務(wù)即是為了確保一切正常無誤。在自身所主管的資料管理工作領(lǐng)域，應(yīng)綜合考慮所有影響資料歸檔的因素，并將其納入工作范疇。綜上可知，“理”在資料管理工作中尤為重要，在資料編制過程中，需確定資料的受控性，判斷其是否在規(guī)定時間期限內(nèi)完成，有無延期等。資料管理工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)，即是完善對資料的過程管理，并采取相應(yīng)的監(jiān)控措施，從而全面保障資料經(jīng)編制后可以順利歸檔。

1.3?? 資料管理方面經(jīng)常出現(xiàn)差錯和紕漏

資料管理工作極易考驗(yàn)工作人員的細(xì)心、耐心及責(zé)任心，工作中出現(xiàn)一點(diǎn)小的問題，即可導(dǎo)致較大的差錯。通過分析和整理資料管理工作中出現(xiàn)的問題，最終得出兩個主要因素;其一是沒有及時傳遞和處理接收到的技術(shù)資料，從而導(dǎo)致未能及時貫徹各項(xiàng)技術(shù)及歸檔相應(yīng)的文件，其二是在技術(shù)的貫徹階段出現(xiàn)差錯，最終導(dǎo)致其現(xiàn)場執(zhí)行受挫。

2.????? 完善單位資料管理工作的各項(xiàng)舉措

若將生產(chǎn)過程比喻為一場硬仗，則文件資料即是糧草，文件資料準(zhǔn)備的越充分，則等于備足了充分的糧草，即“兵馬未動，糧草先行”。當(dāng)前，公司在資料管理工作方面，已從經(jīng)驗(yàn)化管理過渡到制度化管理。然而在執(zhí)行的過程中也存在一些問題和不足之處，為了查漏補(bǔ)缺、找尋不足，需從以下幾方面進(jìn)行改正和完善，具體措施如下：

2.1?? 借助走訪、交流學(xué)習(xí)等方式，促進(jìn)職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平的提升

在從事管理工作時，需加強(qiáng)對人員的管理，并轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，樹立“以人為本”的管理理念。資料管理工作較為繁瑣，為此需全身心投入其中，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，從而不斷提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平。在學(xué)習(xí)較為先進(jìn)的管理手段時，借助于走訪和交流的方式。以解決問題為宗旨，針對信息化操作平臺中存在的疑點(diǎn)及難點(diǎn)，向上級檔案管理人員進(jìn)行請教，并與其它單位的資料管理人員進(jìn)行交流和溝通，學(xué)習(xí)和吸收其先進(jìn)的管理理念及經(jīng)驗(yàn)，參加行業(yè)取證考試;針對資料管理方面的統(tǒng)計(jì)及分析工作，需加強(qiáng)對辦公軟件的學(xué)習(xí)和使用，借助函數(shù)查找及數(shù)據(jù)透視表，來統(tǒng)計(jì)和分析各項(xiàng)數(shù)據(jù)，且為了提升賬本管理效率，學(xué)習(xí)對快捷方式的使用。

2.2?? 借助信息平臺，實(shí)現(xiàn)對資料的一本賬管控

賬本管理在資料管理工作中至關(guān)重要，其主要可作為以后的查詢依據(jù)，并有效避免資料丟失。數(shù)據(jù)共享在當(dāng)前的信息化背景下，顯得尤為重要，同時也為人們提供了較多便利，除此之外，還需完善信息的保密工作。為此，單位需在內(nèi)部創(chuàng)建與資料管理相關(guān)的編號登記本，在登記一些工藝技術(shù)資料時，采取分文別類的方式，以便于之后的校對工作，并對資料的明細(xì)內(nèi)容及進(jìn)度進(jìn)行及時查詢。

2.3?? 完善各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)相關(guān)的過程管理及防錯工作

2.3.1???????? 對管理制度要求進(jìn)行細(xì)化

目前，資料管理工作中的主要問題，即是對技術(shù)狀態(tài)缺乏有效的貫徹，從而導(dǎo)致未能對其進(jìn)行及時歸檔。雖然領(lǐng)導(dǎo)會在該過程中對相應(yīng)人員予以提醒，但仍然會出現(xiàn)逾期事件。為確保資料管理工作具有可依據(jù)的法律條文，需創(chuàng)建與單位自身相關(guān)的管理細(xì)則。將與技術(shù)文件相關(guān)的問題予以明確，如逾期所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任及處理期限問題等，并規(guī)定過程監(jiān)控檢查相關(guān)細(xì)節(jié)。

2.3.2???????? 定期進(jìn)行過程監(jiān)控檢查

依據(jù)單位制定的各項(xiàng)管理制度，對紙質(zhì)文件的傳遞、查閱、借還等問題進(jìn)行定期檢查。針對那些未能在期限要求內(nèi)歸還的資料，需對真實(shí)情況進(jìn)行確認(rèn)，然后將其報(bào)告給負(fù)責(zé)人員，并制定超期任務(wù)明細(xì)表，將其在辦公室的看板上予以公示，并依據(jù)相應(yīng)的條款內(nèi)容，對負(fù)責(zé)人員采取處罰措施。

2.3.3???????? 制定管理防錯小貼士

為防止資料更改過程中出現(xiàn)問題隱患，本文制定了以下具有針對性的防錯措施：

采取三查三對方式，檢查文件的編號工序號、頁碼欄;

刻印“取消”專用章。針對更改過程中需取消的內(nèi)容進(jìn)行防錯警示，并采取紅色印章進(jìn)行標(biāo)記;

鼓勵團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并監(jiān)督和檢查工藝員，使其嚴(yán)格履行校對之職。

3.????? 結(jié)論

伴隨著社會的日益進(jìn)步和發(fā)展，各項(xiàng)資料也進(jìn)一步增加。因此，為了細(xì)化對資料的管理工作，管理人員需加強(qiáng)對自身技術(shù)的改革，借助信息化手段加強(qiáng)對資料的管理，并形成日常工作習(xí)慣。當(dāng)管理中出現(xiàn)問題時，需摒棄以往的思想，找出更為恰當(dāng)?shù)墓芾矸绞健榇耍诮窈蟮馁Y料管理工作中，需加強(qiáng)對先進(jìn)管理方式的學(xué)習(xí)和借鑒，注重提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平，確保資料更為完整和及時。

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