高校商旅平臺的實施策略研究

秦慕

關鍵詞：高校 商旅系統 財務管理 大數據

一、高校差旅費報銷現狀

（一）師生購票報銷環節

訂票/退票/改期：校外商旅平臺、學校票務中心。

支付：自費或學校票務中心先墊支。

取票：自取、商旅平臺郵寄、學校票務中心送票上門。

報銷：財務預約平臺申請差旅報銷單，填寫職稱、天數、選擇經費項目以及補貼等事項轉一人或多人卡報銷。若通過校內訂票，交通費對公打卡至學校票務中心。

購票便捷，資金無憂，取得發票及時方便，網上財務報銷操作熟悉。偶有師生從旅行社虛假開票、虛假行程情形存在。

（二）財務人員審核環節

職稱信息：教師自行錄入維護信息，準確度待商榷。

補貼標準：財務報銷系統中事先定義好各類職稱對應補貼標準。

補貼發放：報銷結算時需財務審核人員人工判斷市內交通費與交通補貼、會議注冊費/會務費與補貼以及無住宿費情況下的補貼的發放和結算金額。

超標支出：人工判斷超出職稱待遇相應等級的住宿、飛機艙位、火車座席預定支出是否可以報銷。人工溝通超標金額自付還是使用其他橫向經費項目結算。

差旅報銷核算情況多元復雜，若核算金額比凍結金額少的單純補貼問題，審核人員可自行制單結算并以短信形式通知結果;若遇超標等復雜情況，師生收到短信或電話通知后現場人工調整核準。財務審核工作量大。

（三）其他特殊事項

存在發票遺失、經費預算超支、授權項目可用余額不足、多個項目經費拼合報銷、科研項目住宿費可上浮30%、報銷轉卡支付失敗致國庫項目退庫、特殊原因要求更換支出項目導致賬務調整、財務年末結算特殊要求等人工處理事項發生，均需財務人員專業判斷核對操作。

政策解釋、多次往返財務、信息溝通不暢、抱怨不滿投訴等矛盾高發環節。

二、高校商旅平臺的實施效果

（一）業財融合一體化

平臺集申請、審批、預定、報銷為閉環，將審批與結算、內控與安全為一體;業務辦理從分散到集中、資金結算從逐筆支付到同一供應商集中支付;賬務處理從零星處理到集中匯總處理，將極大提升財務服務效率和高校服務水平。

（二）全過程監管體系

商旅平臺實現了從線下變線上、分散變集中的請購轉變，結算方式也由單一變成匯總統一結算。各流程環節有序配合、相互協同，有效保障了訂單支付金額的安全性，平臺中價格體系公開競爭，業務體系更加公開、公正、透明。

（三）效率效能的提升

“減流程、減材料、減時間“的財務報銷過程，能不斷優化高校師生的報銷體驗感。以浙江大學為例，2019年學校財務憑證量為82萬余份，其中國內差旅憑證總量為13萬余份，占比15.9%，其中附件數多達122.4萬余張。商旅平臺上的合作商戶定期匯總訂單開出發票統一結算，高校財務審核負荷將大幅減輕，行政服務效能得到提升。

三、高校商旅平臺的實施瓶頸

（一）資金凍結環節

高校商旅平臺的實施關鍵是精準的凍結項目經費支出金額。當凍結金額大于等于結算金額，批量結算財務報銷即可順利進行。

訂單的凍結金額由訂單的發票金額和出差補助金額組成。出差補貼與出差人的職稱級別信息對應。但目前多數高校的財務信息與人事信息相互獨立，出差人員的職稱、職務、部門等人事信息僅憑訂單申請人自行維護，兩部門數據不對接，信息準確度待商榷。

此外，最終的補貼金額取決于訂單行程的發生地點和出差天數，這一過程由傳統財務人工判斷審核轉化成標準化、公式化的平臺系統語句規則，自動計算并凍結。因此，與高校其他平臺相比，商旅平臺在經費凍結方面要求更加精準智能。

（二）統一結算環節

除在平臺預定的交通住宿外，差旅行程中時有發生線下支出費用：如打的費、餐費、中途偶發行程更改等。部分線上訂單的線下費用結算可以兩種方式進行。

若在平臺合并結算，對于這些訂單，系統無法批量自動處理。零散發票的收集工作，訂單的線上線下匹配核對工作，依然需要專業核對人員逐筆判斷并核定，人工工作量不能忽略。

若允許師生自行報銷結算，因線下費用發生情況的普遍性，其占總報銷量比例較大，與高校差旅報銷報銷現狀無較大區別，上線商旅平臺批量結算、統一結算的優勢將無法顯現。

（三）相關制度修訂

平臺上線后，傳統的線下院系、部門蓋章審批制度也將被線上電子化流程流轉所取代。科研類經費項目在平臺上預定行程，經費負責人自主選取其名下經費項目發起訂單，結算訂單。

此外，除差旅的伙食補貼和交通補貼急需在制度上的明確外，對原始票據的獲取、歸集、統一打印的規定;電子發票會計存檔的合規性、時效性等高校相關財務管理辦法也需要明確。

（四）潛在道德風險

商旅平臺預定的行程訂單，存在虛假出行，套取補貼的漏洞隱患，報銷人的道德風險被放大。

四、高校商旅平臺的實施建議

（一）適應高校項目經費的多樣化

與企業商旅平臺不同的是，高校商旅平臺的支付是以高校項目經費資金為起點和終點。為保持訂單與結算的整體性，平臺設計中應有允許師生結算時更換經費項目、多經費項目合并支付等功能;

臨近到期經費項目在使用時建議增加“到期提示”，并自動控制此類項目在規定結算周期天數以內的下單情況，避免統一結算環節經費結算發生異常;

為滿足各類經費項目審計要求，建議設計查詢訂單明細時，單筆訂單與會計憑證之間的關聯查詢功能。

（二）明確差旅補貼結算模式

1、全包干補貼模式

平臺可按照交通食宿+全額包干補貼額模式運行，除平臺支出的交通食宿外定額報銷，按照差旅文件，根據出差地點、天數、人員職稱系統自動計算出結算金額并凍結，批量結算。

差旅中的會議注冊費、會務費按照日常報銷通過財務預約報銷平臺單獨預約報銷。不另外合并差旅平臺。其他零散線下發票因補貼包干，不予報銷。會計憑證中附件數將大幅減少，財務制單效率提高。

2、半包干補貼模式

平臺設計調研、會議、考察等幾類差旅模式，除交通住宿支出外，允許師生合并會議注冊費等線下發票合并行程報銷。有會議注冊費的自動扣減餐費補貼，其余差旅類型補貼包干，待發票匯總后合并結算。

半包干模式需要有專人收集師生線下支出發票，再進行統一結算。半包干模式使差旅平臺承載大部分學校差旅報銷，平臺的功能設計、業務歸口部門的管理因此顯得尤為重要。

（三）明確平臺歸口管理部門

高校商旅平臺，相對高校其他平臺，對系統安全性、穩定性、便捷性的要求更高，甚至需要全年24小時不間斷提供服務。技術上對硬件要求高配置服務器外，軟件方面需經過大量適應高校各類經費項目的訂單測試后方可上線，以保證師生平臺訂單預訂無誤，差旅出行如期順利進行。

平臺的日常維護、操作指導、政策規則解讀、供應商的合作、線下發票收集、訂單結算等工作應設置專人專崗負責，由歸口管理部門負責與財務部門定期進行統一結算工作。

五、結束語

信息技術的進步與發展，傳統的財務管理系統正在逐步延伸并擴展，用戶對數據的獲取和需求要求逐步提高。相信不久的將來，全流程閉環的財務管理平臺將大行其道，形成集效率、效果和效益為一體的智能財務系統，實現利益相關者價值組合的最大化。

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