內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化建設(shè)研究

胡曉筱 王雪

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制? 行政事業(yè)單位? 財務(wù)管理信息化

一、 行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化現(xiàn)狀

在事業(yè)單位改革的大背景下，事業(yè)單位的公益屬性逐漸加強(qiáng)，財務(wù)管理信息化是推動行政事業(yè)單位發(fā)展的重要抓手，是提高公共服務(wù)供給的效率、效能和公平性的重要基礎(chǔ)，在單位內(nèi)部發(fā)揮著信息支撐保障作用。絕大部分行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化是從單機(jī)會計電算化軟件代替手工記賬開始的，逐步發(fā)展為網(wǎng)絡(luò)版財務(wù)軟件、電子政務(wù)與財務(wù)管理相結(jié)合的一體化應(yīng)用層次，單位的財務(wù)人員也經(jīng)歷了從“賬房先生”到“財務(wù)決策者”的角色轉(zhuǎn)變。雖然目前我國行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸形成一定的體系，但是受限于當(dāng)時的技術(shù)條件和組織模式，財務(wù)管理信息化建設(shè)過程中仍存在一些問題。

（一）各項系統(tǒng)財務(wù)數(shù)據(jù)集成度不高，未形成業(yè)務(wù)協(xié)同能力

當(dāng)前行政事業(yè)單位的財務(wù)核算系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、部門決算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、政府財務(wù)報告系統(tǒng)、人事勞資系統(tǒng)等各管理系統(tǒng)各自為政、自成體系，相互間溝通、協(xié)調(diào)和銜接不暢，財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)取利用效率低下。部分系統(tǒng)僅滿足短期需求，軟件開發(fā)水準(zhǔn)參差不齊，不同系統(tǒng)的服務(wù)器間無法互相連通，數(shù)據(jù)資源的不集中導(dǎo)致數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢難以實現(xiàn)，消除“信息孤島”難度較大，業(yè)務(wù)協(xié)同能力不高。

（二）管理層對財務(wù)信息化建設(shè)重視程度不足

行政事業(yè)單位的管理層普遍將業(yè)務(wù)工作放在首位，財務(wù)管理僅作為后勤保障工作，認(rèn)為做好了會計核算即是完成了財務(wù)管理工作，認(rèn)為在計算機(jī)上完成了預(yù)算、記賬、報表即是財務(wù)工作流程的信息化，對于財務(wù)信息化在整個行政事業(yè)單位管理體系中提高工作效率、提高工作精準(zhǔn)度和提高決策效率等優(yōu)勢缺乏系統(tǒng)認(rèn)知。

（三）財務(wù)管理與內(nèi)部控制制度相割離，未達(dá)成統(tǒng)一

財務(wù)管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，內(nèi)部控制是財務(wù)管理的有力保障，二者互相作用，相輔相成。目前，很多行政事業(yè)單位的財務(wù)管理體系并未與內(nèi)部控制體系銜接，有的單位甚至與內(nèi)控機(jī)制相沖突，導(dǎo)致單位內(nèi)部控制機(jī)制形同虛設(shè)，為行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展埋下風(fēng)險隱患。

（四）缺乏財務(wù)管理與信息運(yùn)維的綜合素質(zhì)人才

大數(shù)據(jù)背景下的財務(wù)管理工作不僅要求相關(guān)人員具備與時俱進(jìn)的財務(wù)知識與實操能力，還要樹立管理思維和培養(yǎng)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析的能力，進(jìn)而為單位管理者提供決策依據(jù)。在實際的工作中，財務(wù)數(shù)據(jù)外部需求往往大于內(nèi)部需求、被動需求大于主動需求，在滿足上級單位要求匯總財務(wù)數(shù)據(jù)的同時，財務(wù)管理人員的主動學(xué)習(xí)能力有待加強(qiáng)，對新形勢下自身角色定位轉(zhuǎn)變的意識不足，沒有真正實現(xiàn)從“賬房先生”到“財務(wù)決策者”的角色轉(zhuǎn)變。

二、 內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面上的財務(wù)管理信息化建設(shè)??

圍繞內(nèi)部控制六大核心業(yè)務(wù)，內(nèi)部控制信息化建設(shè)在提高單位風(fēng)險防控能力和內(nèi)部管理水平方面所起到的作用愈來愈明顯。行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化側(cè)重于財務(wù)數(shù)據(jù)的集成管理，而內(nèi)部控制信息化側(cè)重于對關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險點把控，因此，在內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面上討論財務(wù)管理的信息化建設(shè)，一方面可以更加系統(tǒng)地梳理財務(wù)管理范疇內(nèi)的各業(yè)務(wù)模塊的整體架構(gòu)，另一方面更容易把握管理過程中關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險點，從六大核心業(yè)務(wù)出發(fā)實現(xiàn)“智慧財務(wù)”、“安全財務(wù)”。

（一）預(yù)算業(yè)務(wù)管理

全面預(yù)算管理是一種整合性管理系統(tǒng)，具有全面控制的能力，貫穿于整個單位經(jīng)濟(jì)活動的始終。預(yù)算業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)注重建立符合單位業(yè)務(wù)模式的預(yù)算模型作為預(yù)算管理的核心內(nèi)容，并圍繞預(yù)算模型，建立單位從預(yù)算目標(biāo)制定與分解、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行過程控制、預(yù)算差異分析、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考核等閉環(huán)管理流程體系。為滿足全員參與的管理需求，根據(jù)不同用戶角色設(shè)定管理權(quán)限，預(yù)算層層分解落實到人，明確職責(zé)。按照上下結(jié)合的管理方式，全額、全員、全程的管理理念，事前、事中、事后的管理過程，實現(xiàn)單位預(yù)算管理科學(xué)化、規(guī)范化。

第一，預(yù)算編制方面。支持全員參與編制、流程式編制機(jī)制和數(shù)據(jù)變化軌跡，支持自主制定多個預(yù)算維度，支持預(yù)算執(zhí)行部門的期初預(yù)算調(diào)整等;第二，預(yù)算執(zhí)行方面。支持實施動態(tài)控制、項目總值和明細(xì)費(fèi)用的雙重控制，并以不同的顏色設(shè)置預(yù)警系統(tǒng)，與收支業(yè)務(wù)管理建立接口，提高應(yīng)用系統(tǒng)的集成度;第三，預(yù)算報表方面。支持靈活的報表設(shè)計，根據(jù)用戶需求自主選擇圖表類型;第四，預(yù)算分析方面。可針對不同的預(yù)算內(nèi)容設(shè)置不同的分析方案，用戶可根據(jù)權(quán)限實時查詢本科室預(yù)算執(zhí)行情況，主管部門能實時查詢主控預(yù)算項目的執(zhí)行情況，包括預(yù)算值、追加值、執(zhí)行值、剩余值、完成率等。

（二）收支業(yè)務(wù)管理

行政事業(yè)單位要建立健全完善的收入支出內(nèi)部管理制度，明確各項收支范圍和審批權(quán)限，嚴(yán)格執(zhí)行“收支兩條線”管理，確保資金安全和財務(wù)信息真實可靠。收入業(yè)務(wù)的管控流程有：收入計劃、各類收入取得、收入確認(rèn)核算、收入分析報告等;支出業(yè)務(wù)管控流程有：預(yù)算批復(fù)與計劃、支出申請與借款、支出審核審批、支出報銷與核算、支出分析與報告、資料保管歸檔等。收入業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)置相關(guān)崗位職責(zé)權(quán)限，確保收款、會計核算等不相容崗位相互分離;財務(wù)部門定期與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收入對賬，與預(yù)算管理系統(tǒng)中的收入計劃和收入預(yù)算執(zhí)行情況形成聯(lián)動;業(yè)務(wù)部門在該系統(tǒng)中錄入合同協(xié)議的關(guān)鍵內(nèi)容，例如合同協(xié)議編號、合同金額、收款方式等，具體細(xì)節(jié)在合同業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中體現(xiàn)。

預(yù)算是各項費(fèi)用支出控制的主要標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用支出控制是預(yù)算執(zhí)行控制的主要手段。支出控制模塊支持按照預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和各種定額、限額標(biāo)準(zhǔn)，建立按項目、按部門、按客戶等多維度的支出控制體系，同時還能支持設(shè)立剛性或彈性控制、分享或總體控制、分期或累計控制等多樣化靈活控制機(jī)制。同時，可以支持建立從事前業(yè)務(wù)審批、活動立項審批到財務(wù)環(huán)節(jié)的借款審批、報銷審批等完整的業(yè)務(wù)到財務(wù)的閉環(huán)審批流程。內(nèi)置的支付接口和憑證接口，可以按設(shè)定好的付款規(guī)則，把付款數(shù)據(jù)傳到支付系統(tǒng)，也支持所有的費(fèi)用和支出單據(jù)按設(shè)定好的記賬規(guī)則自動生成核算憑證進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)，提高支付效率和核算效率。

（三）合同業(yè)務(wù)管理

許多行政事業(yè)單位的合同管理方式比較落后，仍采用手工的方式管理合同，尤其是文本審查過程，導(dǎo)致審批流痕困難，容易發(fā)生責(zé)任不清問題，審批效率也較低;各部門合同管理的職責(zé)不一致，又缺乏統(tǒng)一協(xié)同的平臺，沒有一個部門可以掌握合同的全過程，容易引發(fā)風(fēng)險。為此，合同業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)是以“效率、風(fēng)險、數(shù)據(jù)”為核心，通過智能化技術(shù)幫助行政事業(yè)單位實現(xiàn)合同全生命周期的管理，通過電子簽名實現(xiàn)合同全程電子化。簽訂前，集成預(yù)算數(shù)據(jù)、非涉密項目數(shù)據(jù)、征信數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)等形成合同范本;簽訂中，根據(jù)內(nèi)置的審核規(guī)則，對合同要素進(jìn)一步修改并蓋章;履行中，串聯(lián)項目工期、收付款、發(fā)票等數(shù)據(jù)監(jiān)控合同履行，異常情況及時提醒;履行后，可以進(jìn)行統(tǒng)計分析和報表管理，生成合同即將到期報表、預(yù)算執(zhí)行情況報表和合同報賬進(jìn)度報表。這樣一來，監(jiān)控合同相關(guān)“三重一大”事項，搭建了預(yù)警機(jī)制，降低了整個合同生命周期中的風(fēng)險。

（四）國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理

黨的十九大報告指出，要推動國有資本做強(qiáng)做優(yōu)做大，有效防止國有資產(chǎn)流失。但是，在行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理過程中，仍存在資產(chǎn)管理不到位、處置不規(guī)范、使用效益不高和產(chǎn)權(quán)不明等問題。對于打破國有資產(chǎn)管理的“痛點”，亟需信息化建設(shè)這顆“子彈”。

結(jié)合資產(chǎn)管理特征和生命周期理論，資產(chǎn)管理系統(tǒng)以全生命周期、規(guī)范性管理為中心，通過全面信息化實現(xiàn)國有資產(chǎn)規(guī)范化管理。生命周期管理是一個全面的、動態(tài)的管理過程，以實物管理為基礎(chǔ)，從購置、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、維修、盤點、報廢到變賣等過程全方位準(zhǔn)確監(jiān)管。通過全生命周期管理模式自動、及時、準(zhǔn)確地反應(yīng)出資產(chǎn)管理過程中的業(yè)務(wù)及異動信息，實現(xiàn)資產(chǎn)重要指標(biāo)監(jiān)控預(yù)警功能，并促進(jìn)資產(chǎn)的規(guī)范管理和使用效益提升。耗材管理模塊管理單位辦公用品入庫、領(lǐng)用、庫存等全過程，靈活選用先進(jìn)先出法或平均加權(quán)法等出庫方式，便捷查看出入存數(shù)量和金額統(tǒng)計圖型分析報表。為方便精準(zhǔn)定位資產(chǎn)，系統(tǒng)創(chuàng)建標(biāo)簽管理，自動為每一個資產(chǎn)創(chuàng)建唯一“身份證”，即條碼標(biāo)簽，靈活打印，手機(jī)掃碼即可完成盤點，盤點結(jié)果自動生成盤點報表。報表分析模塊按照資產(chǎn)種類、部門、時間統(tǒng)計數(shù)量和金額，多維度生成分析資產(chǎn)明細(xì)和匯總報表，并可根據(jù)實際工作需要選擇不同圖型數(shù)據(jù)報表導(dǎo)出。綜上所述，國有資產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)“資產(chǎn)數(shù)字化管理”，提高資產(chǎn)管理效率，規(guī)范管理制度，提高風(fēng)險防控能力。

（五）建設(shè)項目業(yè)務(wù)管理

部分行政事業(yè)單位除了履行部門職責(zé)外，還要承擔(dān)基建業(yè)務(wù)，但由于建設(shè)項目多數(shù)具有投資多、周期長和風(fēng)險大的特點，因此傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位財務(wù)管理模式和方法已無法適應(yīng)實踐中工程項目的管理要求，應(yīng)通過互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，并結(jié)合現(xiàn)代管理的科學(xué)理論和方法，探索出一條建設(shè)項目業(yè)務(wù)管理信息化道路。基建業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)工作模式、規(guī)范管理流程，實現(xiàn)各參建單位的在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和數(shù)據(jù)傳輸，從建設(shè)項目立項、初步設(shè)計與概預(yù)算、建設(shè)項目招標(biāo)、建設(shè)項目實施、財務(wù)管理及價款結(jié)算、建設(shè)項目竣工結(jié)算，全過程、全方位留痕管理。與此同時，新的《事業(yè)單位會計制度》下基建賬并入大賬核算，打通與會計核算系統(tǒng)的“最后一公里”，連通合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，對基建活動中的材料、設(shè)備等各種物資的數(shù)據(jù)進(jìn)行全面記錄，實時把控工程進(jìn)度，嚴(yán)格控制風(fēng)險點，定期開展財產(chǎn)清查。多方面、多角度、多層次嚴(yán)控內(nèi)部控制風(fēng)險點，實現(xiàn)對進(jìn)度、質(zhì)量、投資的動態(tài)分析，提高建設(shè)項目資金的使用效率。

（六）政府采購業(yè)務(wù)管理

制度化與信息化是行政事業(yè)單位政府采購發(fā)展的兩翼，制度化是基礎(chǔ)，信息化是保障，也是制度化的驅(qū)動力。政府采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)按照“先計劃，后預(yù)算，再采購”的工作流程，建立起政府采購監(jiān)督管理平臺和政府采購操作執(zhí)行平臺，兩個平臺業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。前者支持采購計劃、合同備案、采購監(jiān)督、質(zhì)疑投訴、項目管理、采購人管理系統(tǒng)，后者支持委托管理、招標(biāo)文件制作系統(tǒng)、投標(biāo)文件制作系統(tǒng)、輔助開評標(biāo)系統(tǒng)等。該系統(tǒng)完全實現(xiàn)招投標(biāo)過程的無紙化，做到了網(wǎng)上百分之百自助購標(biāo)、網(wǎng)上支付，實現(xiàn)網(wǎng)上投標(biāo)開標(biāo)和評標(biāo)的全過程網(wǎng)絡(luò)化。不僅如此，相關(guān)業(yè)務(wù)人員依據(jù)業(yè)務(wù)部門政府采購需求，定期在“財政部政府采購計劃管理系統(tǒng)”中填報政府采購計劃，完整反映政府采購預(yù)算的落實情況。這樣一來，不僅規(guī)范了招標(biāo)業(yè)務(wù)流程，在采購預(yù)算指標(biāo)的額度內(nèi)安排采購計劃，而且提供了一個一體化的電子化采購操作執(zhí)行平臺，系統(tǒng)實現(xiàn)了與現(xiàn)有預(yù)算系統(tǒng)、物資系統(tǒng)等系統(tǒng)的互聯(lián)和采購數(shù)據(jù)共享，將采購業(yè)務(wù)的信息化和規(guī)范化提升到一個新的高度。

三、 財務(wù)管理信息化建設(shè)實施路徑與組織管理??

財務(wù)管理信息化建設(shè)是一項規(guī)模宏大、人員廣泛、集成度高的信息化體系，通過預(yù)算、收支、合同、資產(chǎn)、建設(shè)項目和政府采購管理等系統(tǒng)功能的高度集成，將各種內(nèi)部控制手段有機(jī)內(nèi)嵌入系統(tǒng)軟件中，實現(xiàn)對單位經(jīng)濟(jì)活動的全過程管理和有效管控，形成科學(xué)高效的風(fēng)險防范和控制機(jī)制。

首先開展財務(wù)管理信息化建設(shè)實施方案設(shè)計，按照基礎(chǔ)先行、標(biāo)準(zhǔn)先行、急用先行的原則進(jìn)行信息化建設(shè)，建設(shè)分兩步實施。第一步，立標(biāo)準(zhǔn)、打基礎(chǔ)、建體系。第一階段的主要任務(wù)是構(gòu)建起以六大模塊為主體的財務(wù)信息化體系，夯實各系統(tǒng)內(nèi)部的基礎(chǔ)聯(lián)系，按照統(tǒng)一的設(shè)計理念、業(yè)務(wù)框架進(jìn)行內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，基本實現(xiàn)“財務(wù)業(yè)務(wù)一體化”的目標(biāo)。第二步，提能力、強(qiáng)整合、促交互。該階段的目標(biāo)是全面提高信息化支撐能力，促進(jìn)信息化應(yīng)用不斷深化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交互，同時加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能。

財務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的歸口管理部門制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)規(guī)劃和頂層設(shè)計，具體負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的開發(fā)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)上線后的整體運(yùn)行維護(hù)和安全保障。財務(wù)管理信息系統(tǒng)涉及到系統(tǒng)經(jīng)辦人、審核審批人、業(yè)務(wù)管理崗、系統(tǒng)管理崗等，確保不相容崗位相互分離、相互制衡，明確崗位要求和職責(zé)。通過財務(wù)管理體系建設(shè)，充分發(fā)揮各個方面的積極性，按照統(tǒng)一的目標(biāo)、協(xié)調(diào)一致地組織開展信息化建設(shè)，做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、有序建設(shè)、監(jiān)管到位，提高信息化建設(shè)的整體效益[6]。

四、 結(jié)束語?

總而言之，信息技術(shù)發(fā)展的紅利已經(jīng)惠及到各行各業(yè)，影響著我們每一個人的工作與生活。行政事業(yè)單位的財務(wù)管理信息化是一個長期的、復(fù)雜的過程，是一個動態(tài)的、不斷更新和進(jìn)步的過程，不是一朝一夕就能完成的。行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位財務(wù)管理實際情況，分析信息化過程中存在的問題及原因，制定相應(yīng)的解決方案，全面提高電子政務(wù)應(yīng)用水平，從內(nèi)控出發(fā)把握管理過程中關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)的風(fēng)險點，真正實現(xiàn)“智慧財務(wù)”、“安全財務(wù)”。

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