醫(yī)院物資采購規(guī)范化管理分析

魏菡 張玥婷 趙國強 黃浩

摘 要：為了進一步提高醫(yī)院物資采購管理水平，規(guī)范物資采購行為和防范采購風險，保證采購資金合法合規(guī)使用，開展物資采購規(guī)范化管理是必然趨勢。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院? 物資采購? 規(guī)范化管理

一、醫(yī)院物資采購的基礎(chǔ)概念

醫(yī)院物資采購，主要包括物資的政府采購和自行采購。政府采購指屬于政府集中采購目錄以內(nèi)的物資或者金額在限額以上的物資。自行采購指單項或批量物資采購預(yù)算低于限額標準且不在政府采購目錄中的物資采購行為。

二、醫(yī)院物資采購機構(gòu)規(guī)范化管理分析

醫(yī)院物資采購機構(gòu)采用歸口管理方法，按照決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)分立的原則，并結(jié)合醫(yī)院實際情況，科學規(guī)范的設(shè)置物資采購管理機構(gòu)并明確相關(guān)的職責權(quán)限。

（一）醫(yī)院物資采購決策機構(gòu)

醫(yī)院黨委會、院長辦公室作為醫(yī)院物資采購管理機構(gòu)的決策機構(gòu)，主要負責審定采購管理制度、重大采購項目、采購預(yù)算及其他物資采購決策事項。

醫(yī)院應(yīng)當組建采購管理委員會，是物資采購過程的決策、管理、咨詢機構(gòu)。主要負責籌備、組織采購管理委員會會議、對采購制度進行審核、審定政府采購備案信息、對供應(yīng)商進行考核、對物資采購缺陷進行認定等。

醫(yī)院采購部門作為采購工作的統(tǒng)籌管理部門，負責全院物資采購工作的具體實施。草擬醫(yī)院采購制度文件、組織采購相關(guān)會議及實施物資采購行為;負責采購項目合同的傳閱、簽訂和備案等具體流程工作;對外資料的報送工作;參與物資采購項目的驗收工作;采購文件的收集、整理和歸檔工作;建立和維護醫(yī)院物資采購評審專家?guī)斓取?/p>

（二）醫(yī)院物資采購執(zhí)行機構(gòu)

物資采購業(yè)務(wù)的具體執(zhí)行機構(gòu)是采購項目的歸口管理部門，主要的職責有：填寫采購計劃表;提供物資采購內(nèi)容、資格條件、技術(shù)參數(shù)、商務(wù)要求、價格調(diào)研情況、院長辦公會及黨委會提案等資料;提出項目實施方案和預(yù)算;組織采購需求論證、采購驗收及其它事項。

（三）醫(yī)院物資采購監(jiān)督檢查機構(gòu)

物資采購管理的監(jiān)督檢查機構(gòu)一般由醫(yī)院審計部門和紀檢部門組成，部分醫(yī)院有工會參與，主要負責對采購范圍、采購方式、采購程序的規(guī)范性和制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查等。

三、醫(yī)院物資采購方式規(guī)范化管理分析

醫(yī)院物資采購活動可以根據(jù)主管部門不同進行分類：招投標采購、政府采購、醫(yī)院陽光采購和院內(nèi)自行采購。

（一）招投標采購

通過醫(yī)院所在省市發(fā)展和改革委員會監(jiān)督的招投標采購，采購方式有公開招標、邀請招標。具體采購行為按照國家、省、市招投標相關(guān)要求執(zhí)行。公開招標為大部分醫(yī)院主要的采購方式。

（二）政府采購管理

通過醫(yī)院所在省財政廳監(jiān)管的政府采購，按照所在省政府集中采購目錄及采購限額標準執(zhí)行，屬于政府集中采購目錄內(nèi)及達到限額標準的物資，采購方式除了招標采購方式外，還有談判、網(wǎng)上競價、詢價、單一來源、商場直購等采購方式。不得化整為零或其他方式規(guī)避政府采購。

（三）醫(yī)院陽光采購

通過醫(yī)院所在省藥械監(jiān)管中心監(jiān)管的醫(yī)院集中采購，采購方式主要為集中掛網(wǎng)陽光采購，一般采購藥品、醫(yī)用耗材、體外診斷試劑等。陽光采購流程：相關(guān)部門提出采購需求→采購管理委員會需求論證并出具論證報告→采購部門進行陽光采購→庫房人員進行采購驗收。

（四）院內(nèi)自行采購

院內(nèi)自行采購，既未納入政府采購目錄以及限額標準以下的物資采購項目，也不屬于醫(yī)院陽光采購。采購方式多樣化，一般有招標、磋商、談判、詢價、單一來源、比選、商場直購等采購方式。

四、醫(yī)院物資采購流程規(guī)范化管理分析

醫(yī)院物資采購流程規(guī)范化管理主要包括預(yù)算管理、需求論證管理、采購實施管理、備案管理、驗收管理、質(zhì)疑與投訴、備案與檔案管理7個部分。

（一）物資采購預(yù)算管理

物資采購應(yīng)當按照厲行節(jié)儉的原則，應(yīng)編盡編，完整的編制采購預(yù)算，預(yù)算的編制必須遵守國家、上級相關(guān)的法律法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部預(yù)算管理規(guī)章制度。

（二）物資采購需求論證管理

物資采購的需求論證工作應(yīng)當多部門、多方位、多途徑的調(diào)研、論證，做到集體決策、資料完整、信息保密。采購管理委員會按照財務(wù)部門和各項目歸口管理部門預(yù)算內(nèi)容組織相關(guān)部門進行物資采購項目的論證工作，結(jié)果形成會議紀要，參會人員、項目歸口管理部門、醫(yī)院采購部門、分管院領(lǐng)導簽字確認。

（三）物資采購實施管理

1、采購實施計劃管理

醫(yī)院所有的物資采購活動原則上均應(yīng)編制采購實施計劃，采購需求部門根據(jù)物資采購預(yù)算內(nèi)容，提出采購項目實施計劃的申請，由項目歸口管理部門的負責人進行初步審核，然后交由項目分管院領(lǐng)導進行復(fù)審。復(fù)審?fù)ㄟ^后，交醫(yī)院采購部審核，再由醫(yī)院采購部門的分管院領(lǐng)導審批。采購實施計劃的規(guī)范化管理流程：采購需求部門提出計劃申請→項目歸口管理部門初審→項目分管院領(lǐng)導復(fù)審→醫(yī)院采購部門審核→采購部門分管院領(lǐng)導審批→進行采購。

2、采購方式變更管理

物資采購方式需要變更時，首先由項目管理部門提出變更申請，部門負責人對申請進行審核，其次由項目歸口管理部門提交市場調(diào)研報告或組織專家對該采購方式變更的合法性進行論證，報分管領(lǐng)導進行審核。如果屬于政府采購范疇的，采購部門同市場調(diào)研報告、專家論證意見或者其他證明材料向上級部門提出變更申請，在接收到上級批復(fù)后按照批復(fù)確認是否變更采購方式。

（四）采購備案管理

醫(yī)院應(yīng)當依法依規(guī)簽訂采購合同，并依法依規(guī)進行備案和公示，但是合同中涉及國家秘密和商業(yè)機密的內(nèi)容不得對外公布。

（五）采購驗收管理

醫(yī)院物資采購項目應(yīng)及時開展履約驗收手續(xù)。應(yīng)當建立驗收管理相關(guān)流程，由項目歸口管理部門、醫(yī)院采購部門和需求部門共同成立驗收小組，驗收小組在開展驗收工作時，對驗收內(nèi)容進行簽字確認。對屬于固定資產(chǎn)的物資，應(yīng)當辦理資產(chǎn)交付使用手續(xù)，然后及時辦理資金支付、資產(chǎn)入賬的手續(xù)。物資采購驗收管理流程：成立驗收小組→實施驗收→驗收確認和填制采購驗收單。

（六）采購質(zhì)疑與投訴管理

供應(yīng)商對采購相關(guān)文件、采購過程、中標或成交結(jié)果產(chǎn)生質(zhì)疑的情況，需在規(guī)定時間內(nèi)以書面形式提出質(zhì)疑，醫(yī)院采購部應(yīng)當對質(zhì)疑函進行受理、登記、審查、討論，并在收到質(zhì)疑函規(guī)定時間內(nèi)，對質(zhì)疑函作出書面答復(fù)。醫(yī)院采購部門對質(zhì)疑事項應(yīng)建立嚴密的檔案管理制度。針對質(zhì)疑供應(yīng)商對質(zhì)疑答復(fù)不滿意并向醫(yī)院紀委或上級監(jiān)管部門投訴的項目，醫(yī)院采購部應(yīng)當按照上級財政部門或招標投標監(jiān)督部門的意見執(zhí)行。采購質(zhì)疑與投訴流程：提出質(zhì)疑→受理質(zhì)疑并書面答復(fù)→供應(yīng)商投訴→處理投訴。

（七）采購備案與檔案管理

醫(yī)院物資采購項目結(jié)束后，醫(yī)院采購部和項目歸口管理部門應(yīng)對資料進行收集、整理和歸檔。資料的保管期限應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。醫(yī)院物資采購檔案應(yīng)當包括：采購活動記錄本、采購文件、響應(yīng)文件、評審報告、中標通知書、合同、驗收資料及質(zhì)疑及質(zhì)疑答復(fù)文件、投訴處理決定等整個物資采購事件的全過程資料。

參考文獻

[1]葉春霞，田從蓉.醫(yī)院設(shè)備采購流程的管理探討[J].中國醫(yī)藥指南，2020，18（08）：292-293.