事業單位檔案管理信息化建設對策研究

林興科

摘 要：隨著信息技術的不斷發展以及人們認知水平的提高，我國在事業單位的檔案工作上已經取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升，但同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

引言

黨的十九大以來，以習近平同志為核心的黨中央把人民身體健康作為全面建成小康社會的重要內涵，從維護全民健康和實現國家長遠發展的角度出發，全面部署、持續推進。醫院等事業單位在我國長期健康發展中占有重要地位，隨著信息技術水平的不斷提升，醫院內部的檔案數量明顯增加，檔案類型和檔案信息載體也產生了一定的復雜性演變趨勢，提高事業單位檔案管理有效性至關重要。

1.事業單位檔案管理信息化建設的必要性

檔案涵蓋了事業單位內部包括員工信息、合同審批、工作流程、重大會議決定等大量的信息，是事業單位的寶貴資源。隨著信息化時代的到來，事業單位檔案管理工作也要順應時代潮流，向信息化發展轉變，這樣才可以更好地確保事業單位檔案管理工作的真實、高效、安全，同時也可以方便事業單位內部人員進行檔案的調閱和整理，進而促進事業單位內部各項工作的有效進行。

2.事業單位檔案管理信息化建設的路徑

2.1提升客觀認識

近年來，我國在醫療服務體系建設和醫院管理體系發展中投入了大量的人力、物力和有力政策，促進了醫療環境的有效改善，為人們提供了更加便捷的就醫路徑。隨著網上就醫系統的逐漸成熟，電子檔案數量大大提升，電子檔案管理體系與事業單位原有的傳統檔案管理體系產生了一定的矛盾和沖突，要想促進事業單位檔案管理信息化建設，必須提高客觀認識，以下對其提出相關建議：第一，事業單位內部的檔案管理部門應該具備創新型發展理念和全局性發展眼光，充分審視傳統檔案管理體系和檔案管理制度在電子檔案管理上的不足，全面認識到檔案管理信息化建設的必要性。第二，我國相關管理部門應該對事業單位施加外部干預，提高事業單位對檔案管理信息化建設的認知水平，并利用當前的新媒體環境，多方面展現事業單位檔案管理信息化建設的優勢，拓展事業單位的檔案管理視野，為檔案管理信息化建設提供穩定的驅動力[1]。

2.2加強技術引進

在5G、云計算、物聯網等相關技術的支持下，醫療服務體系的現代化建設水平顯著提升，醫療服務能力也得到了有效增長，在這種發展環境下，醫院檔案管理信息化建設至關重要，刻不容緩，可通過加強技術引進，促進醫院檔案管理的信息化建設，以下對其提出相關建議：第一，隨著我國科學技術水平的不斷提升，相關先進技術已經在醫療服務領域中得以廣泛應用，并取得了實質性的應用效果，醫療服務體系的現代化發展已經成為了必然趨勢，為了高效、高質量管理現代醫療服務體系發展產生的大量電子檔案，事業單位檔案管理部門可以有針對性地引進數據挖掘技術和檔案信息系統建設技術。其中，檔案信息系統建設技術具有較高的靈活性，事業單位內部的檔案管理部門應該具備較高的先進技術掌握能力，能夠充分開拓檔案信息化管理視野，積極借鑒先進建設經驗，與事業單位內部傳統的檔案管理制度、檔案管理體系和相關流程相結合，產生全新的檔案信息化系統，實現檔案信息的有效整合和分級、分區塊管理。數據挖掘技術可與檔案信息系統建設技術相配合，對醫院日常運營中產生的檔案進行轉換、分類和儲存，提高檔案信息管理效果，保障檔案信息安全。第二，事業單位在實現檔案管理信息化建設的過程中，可在系統中添加現代化搜索引擎，以便醫療服務體系內部的相關人員和就醫人員按照具體需求，在授權支持下，精細化、快速篩選檔案信息。

2.3推進人員培訓

事業單位檔案管理信息化建設離不開先進技術人才的支持，面對事業單位內部逐漸增加的檔案數量和復雜的檔案信息載體、檔案類型，推進人員培訓至關重要，以下對其提出相關建議：第一，就事業單位檔案管理信息化建設而言，相關管理人員應該具備全局性管理意識和現代化管理理念，憑借對檔案管理信息化建設的高度認識，為單位內部相關人員提供優良的成長環境和學習空間，讓其能夠高質量掌握檔案信息化管理方法[2]，提高管理效率。可邀請檔案信息化建設領域的相關專家對內部檔案管理人員進行精細化培訓，根據事業單位內部的實際檔案管理情況和檔案管理需求，解答檔案管理人員的工作難題，傳授工作經驗，進一步提高檔案信息化建設的有效性。第二，事業單位檔案信息化建設與我國的長期健康發展具有密不可分的關系，基于此，事業單位檔案信息化建設也是促進我國整理管理能力提高的有效路徑之一，我國相關部門應該為事業單位檔案管理信息化建設提供有利支持，可由地方檔案管理部門負責組織召開檔案管理信息化建設經驗交流會議，為事業單位提供交流平臺，促進技術融合，實現管理創新。

2.4促進系統銜接

事業單位在建設信息化檔案管理系統時，應該嚴格落實習近平總書記系列重要講話精神，按照“五位一體”總體布局和“四個全面”戰略布局，切實保證檔案信息化管理的有效性和針對性。面對日益增加的電子檔案數量，事業單位應該實現信息化系統的有效銜接。目前，事業單位檔案信息化系統主要包括檔案加工系統、檔案查詢系統、設置系統、管理系統和登記系統。為了提高信息傳輸的有效性，各系統之間必須進行有效銜接。例如，目前醫院檔案加工系統主要包括檔案轉換、檔案排序、檔案質檢、檔案信息管理和工作量統計等相關功能，而檔案查詢系統包括檔案信息查詢、檔案類型查詢、檔案模塊查詢、檔案處理質量查詢等功能，實現檔案加工系統和檔案查詢系統的信息共享可以進一步掌握檔案的處理狀態，獲知檔案位置和檔案的用途。另外，除了實現各個檔案管理系統的銜接，還應使事業單位內部各個部門得到良好銜接，可通過構建線上檔案管理平臺，實現該目的，加強檔案信息共享力度。

結論：

簡而言之，目前我國正處于各項事業發展的關鍵時期，對事業單位的檔案進行信息化管理，有助于提高檔案管理效率，保證檔案管理質量，進一步挖掘事業單位檔案信息的內在價值，創新發展體系，提高檔案資源的應用有效性，促進事業單位的現代化發展。

參考文獻

[1]趙澍，整合單位檔案工作管理模式與規章制度探索[J].辦公室業務，2020（3）.

[2]趙春峰.事業單位檔案的數字化管理方略談[J].山西青年，2020（1）.