淺析人事檔案管理存在的問題及建議

吳秋紅

摘要：不論是單位還是企業，其內部的人事檔案管理都是一項基礎且重要的工作，人事檔案的主要作用除了記錄每一位員工的基礎信息，還成為單位或企業用人的依據，為此，相關的管理人員不僅要做好檔案信息的保存和整理工作，還要為企業或單位后續的人才資源開發提供一定的保障。現階段來講，人事檔案管理工作中存在很多問題，這需要有關的檔案管理人員制定有效的應對措施，以此來提升檔案管理工作的實效性。

關鍵詞：人事檔案管理;問題;建議

1.當前人事檔案管理工作中存在的問題分析

1.1? 對管理的重要性認識不足

其實一直以來，人們對檔案管理工作的認識有所偏差，甚至很多時候存在誤區，認為此項工作是比較基礎且簡單的，不管做的好與不好，也不會引起人們的重視，這樣的想法大錯特錯。部分人事檔案管理人員甚至對自身的工作有一定的應付性質，他們從思想上認為，只要自己管理的文件能夠保存完整，不會丟失，當有其他部門人員來查閱時，能夠將其調出來即可。也正是這樣的思想觀念，使得此項工作越來越被企業或單位所忽視，有關的人事檔案管理工作也沒有被及時的列入到議程中，久而久之，檔案管理工作就會變得更加沒有計劃，對相關人員的工作質量產生一定的不利影響。

1.2? 管理模式存在不足

現階段的人事檔案管理模式還是比較傳統化的，即使在如今這個信息時代，很多人事檔案的管理工作依舊處于封閉狀態，這雖然可以提升檔案的保密性，但是實際管理的范圍卻極小，長此以往，會逐漸顯露出更多的問題，比如，當有關部門想要了解內部職員的個人信息時[1]，在調動人事檔案資料時，還需要得到上級部門人員的審批，一些單位或者企業甚至還需要得到最高領導人員的批準，這樣就會使得相關部門人員的工作效率有所降低。除此之外，還無法實現人才信息的共享，信息技術的進步，使得各行各業都逐步實現信息化，人事檔案管理工作的信息化建設如果得不到有效的推進，將會浪費很多的人力資源，這對企業或者單位來講，也不是一件好事。

1.3? 收集工作的力度不夠

任何管理工作都需要一套完善的制度，人事檔案管理工作自然也不例外，可是從實際情況看來，似乎并沒有做到這一點，加上相關的檔案管理人員在前期的信息收集工作中也有所懈怠，后期就會造成材料不全面的問題，另外，材料的內容也會出現重復的現象，這樣的話，就會使得人事檔案管理工作失去其價值。

2.對人事檔案管理的建議

2.1? 加強重視度，擴大信息收集范圍

人事檔案管理工作需要得到企業或單位人員的重視，這樣才可以更好的完成有關工作，同時，不論是基層部門人員還是領導人員都要從根本上意識到人事檔案管理工作的重要性，并且專門成立管理小組，對有關工作進行定期的檢查，做到及時發現問題及時解決，這樣才可以提升有關工作的實效性。在此基礎上，要想從根本上做好人事檔案管理工作，除了管理模式上的革新，還需要對檔案信息的收集范圍進行擴大，這樣可以為人才資源的開發提供保障。

2.2? 革新管理方式及管理手段

在新時期背景下，除了要保證人事檔案管理的科學化，還要實現管理工作的信息化，要知道，當代的信息技術已經滲透到社會的各個領域[2]，不管是單位或是企業的管理工作，也都逐步實現了信息化，即使人事檔案管理部門屬于基層部門，也要迎合時代發展的趨勢，這樣才可以為企業或單位的發展蓄力。從當前的人事檔案管理工作中，不乏這樣的問題，例如，人才的短缺、管理資金的不足抑或是相關的管理制度跟不上等，為此，就要不斷促進相關領導人員管理意識的轉變，在經濟條件允許的情況下，大力引進管理設備以及優秀的管理人才，利用信息技術建立人事檔案管理數據庫，這樣不但可以促進相關管理人員工作效率的提升，還可以為單位或企業的現代化建設出一份力。

2.3? 加強檔案管理人員隊伍的建設

人事檔案是單位或者企業的無形資產，對其發展起到一定的基礎性作用。為此，企業或單位重視有關管理工作的同時，也要加強對內部的檔案管理人員隊伍的建設，尤其是檔案管理人員自身的素質，將會直接影響其工作。人事檔案管理不僅是一項基礎的業務工作，還頗具服務性質，這就對相關管理人員的服務水平提出更高的要求，與此同時，還要通過日常的培訓工作來加強其專業能力，使其責任心更強，這樣在實際的工作過程里，才會將其主觀能動性發揮出來，投入更多的精力在工作中，對其積極性和創造性的激發也有很大的促進作用。

2.4? 建立健全人事檔案管理制度

不斷提升人事檔案管理制度化的建設水平是當前很多企業或單位最緊要的一項工作，本身人事檔案管理工作的內容就是相對瑣碎的，在此基礎上，沒有完善的制度來對其進行制約[3]，就會使得有關工作更加難以展開，所以，單位或企業應該結合當前自身的實際發展情況，完善其內部的管理制度，這樣才能使人事檔案管理工作更加有章可循，收檔工作更加嚴格，同時，還要嚴令制止虛假材料進檔，這樣才能保障人事檔案材料的真實性，從而為相關部門工作的展開打下堅實的基礎。

3.總結

綜上所述，受各方面因素的影響，企業或單位人員的檔案管理意識較為薄弱，這對相關人事檔案的管理工作會產生一定的阻礙作用，因此，要想從根本上提升檔案管理工作的實效性，就要加強對此項工作的重視度，健全人事檔案管理制度的同時，還要不斷加強檔案管理人員隊伍的建設，這才是治本之策。

參考文獻：

[1]韓淑卿. 淺析人事檔案管理工作存在的問題及其對策[J]. 經濟師，2018（12）：272-273.

[2]陳青嬌. 淺析人事檔案管理中的問題與完善措施[J]. 中國民族博覽，2018（10）：251-252.

[3]郭婧懿. 淺析人事檔案管理存在的問題與改革思路[J]. 才智，2014（26）：345.