提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

高耀

摘要：事業單位檔案管理是一項至關重要的工作，是一個長期的過程。在信息技術的背景下，我們需要利用信息技術或其他現代技術來改進檔案的整理和存儲工作。可以說，檔案管理是事業單位發展的核心工作。事業單位不同于企業，事業單位屬于國家事業單位的分支機構，管理任務多，難度大。目前，傳統的檔案管理已遠遠不能適應現代管理的要求。新時期要探索事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑，促進事業單位發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;措施

引言

信息技術的發展帶動了各行各業的發展，也帶動了產業創新。信息技術在事業單位檔案管理中的應用，可以實現檔案信息的高效管理，提高檔案信息的準確性，使整個檔案更加規范，有利于事業單位正確決策，在一定程度上提高了事業單位的經濟效益和管理效益。在事業單位檔案管理過程中，要充分發揮信息技術的積極作用，從根本上優化檔案管理模式，把工作人員從繁忙的工作中分離出來，促進事業單位的發展。

一、現階段事業單位檔案管理中存在的問題

1、一些機構不重視檔案管理

信息技術的飛速發展為事業單位檔案管理的發展帶來了機遇。但一些事業單位對檔案管理重視不夠，沒有建立起信息技術與檔案管理的聯系，導致檔案管理效率低下，信息真實性得不到保障。一些事業單位利用傳統的檔案管理方法無法有效整合信息資源，人力、物力、財力配置不平衡，不利于管理者的科學決策，也在一定程度上阻礙了事業單位的健康發展。目前，雖然很多機構把信息化建設作為未來檔案管理的重要課題，但對信息化的認識還比較淺，結合檔案管理的現狀和人才需求，管理模式還沒有得到優化，在這方面的投入資金也比較小，不利于檔案管理信息化的發展。

2、信息化建設設備落后

目前，雖然一些事業單位重視信息化建設，但施工設備相對落后，不足以優化檔案管理模式。此外，一些事業單位對這些設備投入較少，檔案管理過程中缺乏必要的設備支持，導致檔案管理信息水平較低，檔案的真實性無法保證。一些事業單位雖然在檔案管理信息設備上投入了大量資金，但引進的設備相對落后，沒有根據信息發展和實際需要選擇合適的設備，未能實現檔案管理信息化。而且，這些設備故障頻發，需要投入大量資金進行維護管理，不利于檔案管理的信息化建設。此外，一些事業單位紙質檔案數字化建設力度不夠。他們沒有根據信息類型選擇合適的存儲方式，沒有實現紙質檔案與電子檔案的轉換。雖然一些機構已經實現了檔案數字化建設，但安全率較低，而且還存在信息丟失、篡改等情況，加大了紙質檔案數字化建設在保存中的難度。

3、事業單位檔案管理信息化缺乏專業管理人才

目前，事業單位檔案管理信息化建設缺乏專業管理人才。大部分管理人員都比較老，他們的觀念相對落后，管理模式單一。他們不重視運用信息化的管理手段，這不僅效率低下，而且影響了檔案管理模式的創新。也有一些管理者使用信息管理手段，但缺乏工作經驗，沒有經過專業培訓，沒有正確操作信息設備，不利于檔案信息的有效整合。

二、事業單位檔案管理信息化建設有效策略

1、重視檔案管理

事業單位要重新審視檔案管理的重要性，重視信息技術在檔案管理中的應用，進一步提高檔案管理水平。事業單位應適當增加檔案管理資金投入，引進新的檔案管理設備，采用新的檔案管理技術，提高管理效率。事業單位應定期檢查檔案管理設備是否正常運行。對一些舊設備，要及時更新和更換原有的計算機、掃描儀、打印機等設備。更換設備時，還需保存原始檔案數據，并按具體分類順序將原始數據呈現在新設備上，形成完整的數據庫。另外，要注意信息的保存，我們應該對這些信息進行加密，以確保信息的安全。我們還可以通過建立安全防御體系來保護信息，避免信息丟失，保證信息的完整性。

2、加強紙質檔案數字化建設

傳統的檔案管理模式主要是管理紙質文件，不易保存，對環境要求高，難以改變。隨著時代的發展，事業單位檔案管理模式也發生了根本性的變化。傳統的管理模式遠遠不能滿足現代管理的需要。要創新檔案管理模式，充分發揮信息技術優勢，將傳統紙質檔案以電子化的形式保存下來，方便以后的信息變化，進一步實現檔案信息化建設。同時，還需要運用大數據、云計算等多種數據處理技術，對檔案數據進行處理，實現信息的高效集成。此外，要對一些需要永久保存的信息進行數字化，提高檔案信息保存效率，避免信息丟失，有利于事業單位科學決策，確保檔案信息的完整性。

3、加強事業單位檔案管理人才培養

檔案管理人員對整個檔案管理工作的質量起著決定性的作用。事業單位檔案管理內容較多，對管理人員的要求較高。管理人員不僅要對檔案進行分類，還要掌握計算機等設備的操作方法。因此，事業單位應加強對檔案管理人員的培訓，根據其實際工作能力選擇適當的培訓內容，提高其工作能力。同時，還可以定期召開座談會，聘請檔案管理專家為檔案管理人員答疑解惑，逐步解決檔案管理人員的困惑。此外，要檢驗培訓效果，設置專業考試，檢驗檔案管理人員的知識掌握情況，實行優勝劣汰制度，強化崗位人員競爭，完善激勵機制，充分調動檔案管理人員的積極性。

三、 結束語

事業單位的檔案管理工作是一項重要的工作。近幾年，隨著我國信息技術的發展，事業單位檔案管理模式也從根本上發生變化，改變了以往紙質檔案的保存模式，實現了檔案管理的信息化，能夠有效整合各種檔案資源。信息技術在事業單位檔案管理中的應用，不僅可以實現檔案信息的高效管理，而且可以提高檔案信息的準確性，使整個檔案更加規范。

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（作者單位：襄陽市襄州區環境衛生管理所）