信息化背景下企業檔案管理人員探討

朱書珍

摘要：隨著我國社會經濟的不斷發展，傳統的紙質檔案管理工作已經不能夠適應當前的信息化時代發展要求，企業需要改變管理模式和服務模式，不斷適應當前的時代趨勢，讓企業獲得更好的發展。這種情況下，作為企業的檔案管理部門應該堅持創新驅動，改進落后的檔案管理模式，積極開展企業信息化建設，推動其管理工作符合時代要求。

關鍵詞：信息化背景;檔案管理人員;企業管理

中圖分類號：F272?文獻標識碼：A

引言

企業檔案是企業存儲信息的重要途徑，它記錄了企業的發展進程，可以為企業決策提供依據，對企業的快速發展有著重要的作用。檔案管理的根本目的是合理、有效地利用檔案為企業發展服務。隨著社會經濟的飛速發展，信息量劇增，檔案信息也呈現出多樣性、分散性和交叉性的特點，傳統的檔案管理方法很難適應社會的需要，這就迫使檔案管理人員改變觀念、與時俱進，認真學習檔案信息化新技術，滿足社會和企業發展的需求。

1當前企業檔案管理人員存在的主要問題

1.1思想政治素質有待提高

企業檔案管理人員應具有較高的思想政治素質，思想上要堅決擁護黨的領導，熱愛本職工作，遵守法律和職業道德規范，嚴守企業秘密。由于很多企業對檔案工作不夠重視，加上本身檔案管理工作也比較枯燥乏味，使得部分檔案管理人員缺乏職業認同感，思想消極懈怠，政治信念淡薄，責任意識不強。

1.2專業知識不足

扎實的專業知識全面的業務能力對檔案管理人員是必不可少的，但當前檔案管理人員專業知識參差不齊，有的甚至到了匱乏的地步。很多企業的檔案管理人員并不是檔案專業畢業，甚至沒有接受系統的培訓，所以理論基礎比較薄弱。具體體現在：不明確檔案管理的基本原則、規章制度，檔案立卷、歸檔的基本要求和方法，對移交進來的檔案把關不嚴格，不重視檔案的收集和編研等等，這些差距都嚴重制約了檔案工作的管理質量和服務水平。

1.3整體文化素質偏低，綜合能力不強

很多企業對檔案管理工作的重要性認識不足，定位為閑職或養老職位，因此很多單位檔案管理人員的入職門檻較低，導致檔案管理人員學歷和整體文化素質偏低。除了基本的文化素質，檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外，信息技術的快速發展推動了檔案信息化建設，為檔案管理的提升提供了機遇，同時也對檔案管理人員提出了更高的要求。有些檔案管理人員因為自身學歷、年齡、學習能力的欠缺，完全達不到信息化建設的要求，所在單位只能維持傳統、單一的檔案管理模式，嚴重制約了檔案管理工作的進一步提升。

1.4開拓創新意識不強

時代在發展，檔案管理工作也有了新的要求，管理人員應該通過不斷學習來改進工作方式和方法，轉換工作思路，以最大程度的提高工作效率。但有些檔案管理人員缺乏這種開拓創新意識，工作缺乏主動性，得過且過。

2信息化背景下企業檔案管理人員素質提升的途徑

2.1升級檔案管理與服務模式運行機制

考慮到信息化背景下檔案管理與服務是一項工作量比較繁雜的任務，需要依據檔案實體將檔案目錄和檔案內容進行比對、剖析以及檔案目錄修訂的一種工作。針對以往檔案管理工作難度大、錯誤率高的情況，可以利用新一代物料跟蹤與信息識別的無線射頻識別技術（RFID），構建自動化、信息化、智能化檔案管理系統，為檔案管理與服務模式運行效率、綜合實力同步提升提供依據。

基于RFID的智能檔案管理系統主要是依托計算機軟件技術、無線射頻識別技術，從檔案存檔、借閱、生成、查找、安全、盤點等各個環節入手，以無線射頻識別技術為信息存儲媒介，在手持終端、通道式 RF 讀寫設備、固定 RF 讀寫器支持下，與后臺數據庫管理系統緊密配合，實現檔案資料查找、盤點、節約、歸還過程信息化、高效率管控。在整個過程中，管理系統可與現有監控系統展開聯動，實現多級部門間檔案信息的無縫隙對接及實時、遠距離交換傳遞。如果檢測到的信息不準確，可以通過智能檔案管理系統對信息及時處理、更正，確保信息的一致性。

此外，應在建設數字化檔案管理過程中，利用加密技術對信息進行加密保存，從根本上切斷館內本機網絡與外界網絡的聯系阻隔外界的非法網絡，保證信息的安全。

2.2加強企業檔案管理人員繼續教育

企業檔案管理人員多是自學成材，加強檔案管理人員的繼續教育迫在眉睫。檔案管理人員要掌握檔案管理的原則和方法以及各環節之間的相互關系，提高理論水平和業務技能。檔案管理人員應加強繼續教育，參加上級主管單位及本單位要求參加的各類檔案管理繼續教育培訓班、參加檔案學歷教育、自學檔案業務書籍等。

2.3加強復合型人才培養

數字檔案是信息時代不可缺少的組成部分。在信息時代，所有事物都朝著信息化的方向發展，信息時代的到來為檔案管理工作帶來了發展契機。通過信息技術的參與，可以促使以往儲存量、交互量十分巨大的檔案館庫存信息管理變得非常便捷，為信息傳遞提供了有效的方式。而企業檔案管理人員直接影響了檔案管理質量。一方面，要根據信息時代檔案管理要求調整人員工作安排、工作內容的基礎上，應加強管理工作人員在知識結構、多媒體技能培訓的重視。制定有針對性的人員培訓教育方案，綜合利用內部教育、專家講座、遠程教育等方式提高內部人員工作意識及能力，為信息化時代檔案管理效率、質量提升提供依據。

另一方面，傳統的檔案管理需要查閱龐大的紙質檔案，由于紙質檔案在查閱時需要搬動，對檔案管理人員的體力提出了新的要求，加重了檔案管理工作人員的負擔。而數字檔案并不需要龐大的紙質文檔，查閱時只需檢索相對應的數據，整個過程較為方便快捷。面對管理內容不斷豐富、資料承載體系和載體日益增多的檔案資源，企業應構建定期更新、完善的人員培訓教育機制及激勵制度。鼓勵檔案管理人員主動與其他業務部門聯系，了解多級部門信息管理需求，主動提升自身業務能力，滿足信息化時代檔案管理要求。

2.4要加強檔案管理人員的綜合技能素質

檔案管理人員聯系著整個公司的運營和進步，檔案人員的整體素質能夠體現出一個企業在人們心中的印象，因此提高檔案管理人員的素質尤為重要，因為只有這樣才能提高檔案管理的工作效率，才能推進檔案的科技化和現代化的進步，但是想要熟悉檔案管理工作也要分步進行。首先，作為一名檔案管理人員來說，要熟悉基本的檔案管理操作，檔案的接收、整理、分享這些過程需要仔細把控，并且在他人利用檔案的過程要謹慎借閱，在招聘方面應該大力引進一些技術型人才，多招聘一些專業知識牢固的檔案管理專業的人才，在老員工方面，多多為老員工滲透檔案管理類的知識，在當今這個快速發展的社會潮流當中，新興領域的不斷興起，導致了對于檔案管理部門來說也要面臨更新的挑戰，所以身為檔案管理人員也要不斷學習新知識，適應當今社會的各種難關，提高個人的能力和知識素養，運用新時代的嶄新產物來改進檔案管理工作，實現舉一反三、單一到多向的華麗轉型，并且扎實地進行新時代的學習。

結束語

綜上所述，新時期，企業檔案管理工作顯得愈發重要，作為一名檔案管理人員，應該熱愛本職工作，緊跟時代步伐，熟練運用先進的信息管理技術，全面提升自身素質，以適應新時期檔案工作的要求，為社會發展作出貢獻。

參考文獻：

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（作者單位：宿遷市城市公共交通有限公司）