談如何做一名合格檔案管理員

鄭小蘭

摘 要：隨著改革的不斷深入，檔案信息電子化方向發展，使檔案管理模式發生了改變。傳統的紙質檔案管理模式已經不再符合現代的檔案管理需求，就需要檔案管理人員不斷提高自身的素質，以更好地完成檔案工作。本論文針對合格檔案管理人員的自身素質方面的相關問題展開研究。

關鍵詞：檔案管理人員;自身素質;分析

前言

在中國的各個行業領域中，檔案管理工作所發揮的作用是不容忽視的。要確保檔案資料的安全使用，就要提高檔案管理工作質量，檔案管理人員的職業素質就要相應地提高，不僅要嚴格按照有關規定展開工作，還要不斷地完善自身知識結構，以能夠使自身的工作跟得上時代的節奏，滿足時代發展的需求，且對中國檔案事業的發展起到了重要的推動作用。

一、檔案管理人員要具備較高的管理意識

1.檔案管理人員要具備服務管理意識

檔案管理人員所承擔的工作責任不止于將所發生的檔案資料進行收集、整理和儲存，而是要認識到檔案管理的主要目的是更好地為檔案資料需求者提供服務。所以，檔案管理人員要能夠對檔案信息需求有所充分了解，基于此而通過向資料使用者提供相應的服務而使檔案資料發揮應有的價值。

2.檔案管理人員要具備安全管理意識

與其他的信息資料相比，檔案資料存在著特殊性，特別是一些檔案資料涉及到個人的隱私、國家和企業的機密，為了避免檔案資料的信息被存有惡意的人所利用，就需要檔案管理人員在向資料使用者提供必要的服務的同時，還要具有較高的安全意識[1]。

3.檔案管理人員要具備統籌管理能力

由于現代的檔案管理工作對檔案 管理人員的素質具有較高的要求，如果依然采用傳統的管理模式，就會導致管理質量下降。這就需要檔案管理人員要具備檔案操作技能的探索精神，能夠統籌規劃檔案資料管理的各個環節，包括檔案資料的立卷、整理，對檔案資料進行鑒定和分析，并按照規范對檔案資料進行保存等等。只有在檔案管理中注重每一個細節，才能夠提高檔案的品質，更好地為檔案資料使用者提供服務。

4.檔案管理人員要具備學習能力

檔案管理人員要具備學習能力。檔案管理屬于是系統化工作，要求對每一個檔案管理環節進行協調，才能夠提高檔案管理質量。隨著科技成果逐漸地滲入到檔案管理工作中，就需要檔案管理人員不斷地完善自身的檔案知識結構，以提高檔案管理職業能力。這就需要檔案管理人員要做到與時俱進，不斷地吸收各種新的知識以革新自己的技術能力。

二、檔案管理人員政治素質過硬

檔案資料普遍具有很強的政治性，這就需要檔案管理人員要具有較高的政治素質，對待檔案管理要能夠端正態度，并承擔起管理責任。在具體工作中，要嚴格遵守相關的管理規定，特別是針對關乎到國家機密的檔案資料，在管理中要遵守政治紀律，確保政治安全。所以，檔案管理人員要定期地接受政治理論培訓工作，以使其管理思想上以及具體工作中，都能夠與國家的有關政策和規章制度保持一致[2]。隨著檔案管理人員的政治素質的提高，其對政治方面的內容就會產生較高的敏感度，不僅能夠在檔案管理工作中能夠保持工作方向正確，而且還可以確保檔案資料的政治安全。

檔案管理人員的政治素質與管理技術水平息息相關。在具備了較高的政治覺悟的同時，只有落實到實際工作中，才能夠確保檔案資料的政治安全。所以，檔案管理人員要對相關的理論知識牢牢地掌握，運用政治思想和理論思想指導實踐，不斷地積累工作經驗，逐漸地總結出檔案管理工作規律，使得檔案資料所發揮的作用達到最大化。

三、檔案管理人員要強化信息技術操作能力

信息時代，檔案管理實現了信息化，一些紙質的檔案資料經過技術處理后轉化為電子檔案。這就意味著，如果依然采用傳統的紙質檔案管理模式是不合時宜的，就需要檔案管理人員強化信息技術操作能力，熟練地使用計算機對電子檔案信息進行收集、分類、存儲，做到與紙質檔案同步管理。檔案管理人員要掌握必要的檔案管理信息技術，根據自己的工作需要補充學習相關的計算機知識、網絡知識，并能夠將所學習的信息技術與檔案管理工作建立關聯性，不斷地實現檔案管理創新。隨著檔案管理人員信息技術知識面的擴寬，并能夠與檔案管理有效融合，就會使得專業技術能力不斷提高，自身的職業綜合素質也有所提高，對檔案管理事業適應時代的要求而健康穩定地發展起到了重要的促進作用。

總結

綜上所述，新的時期，檔案管理工作逐漸向服務化方向發展，對檔案管理人員的各方面素質也提出了更高的要求。檔案資料具有政治性，且一些資料涉及到機密和隱私，檔案管理人員為資料使用者提供優質的服務，且保證檔案資料的安全，就要嚴格按照相關的規定開展工作，特別要順應信息時代的要求而不斷提高自身的信息管理能力，以確保檔案管理工作高質量、高效率完成。

參考文獻

[1]巴依爾.新形勢下如何加強檔案管理工作人員的自身建設[J].中外企業家，2013（19）：140、142.

[2]梁艷.淺談新形勢下檔案管理現代化[J].辦公室業務，2012，5（03）：37—38.

[3]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].民營科技，2014，（3）.

[4]連紅宇.探究新形勢下檔案管理工作的規范化策略[J].辦公室業務.2015（07）.

[5]徐光遠.檔案保管工作探究[J].東方企業文化，2012（6）.