基于VBA宏語言的社保臺(tái)賬數(shù)據(jù)處理研究與應(yīng)用

路聚林

摘? ? 要：無論是大型企業(yè)還是小型企業(yè)都必須依法為職工繳納社保費(fèi)用，其中單位部分由單位直接劃撥，個(gè)人部分通過個(gè)人工資中代扣代繳，工作中，往往出現(xiàn)因個(gè)人原因造成無法扣繳或足額扣繳，在員工出勤正常后，需對(duì)員工無法扣繳或扣繳不足的部分補(bǔ)扣，建立社保扣繳臺(tái)賬成為企業(yè)的一項(xiàng)重要工作。而大多數(shù)中小型企業(yè)沒有ERP系統(tǒng)或即使有也無法滿足社保扣繳臺(tái)賬需求，定制軟件成本高，通常由社保管理員以Excel表進(jìn)行臺(tái)賬登記，種方式主要存在著登記工作量大、時(shí)間長、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不集中、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)文件易損壞、個(gè)人崗位粘性過高、員工滿意度差等缺點(diǎn)，低成本解決這些問題就成為企業(yè)面對(duì)的課題，通過VBA宏語言、VFP數(shù)據(jù)庫和Excel相結(jié)合，便可以較好的解決社保臺(tái)賬登記繁瑣業(yè)務(wù)。

關(guān)鍵詞：VBA;社保;臺(tái)賬登記

在信息化程度低或者無法滿足現(xiàn)實(shí)需求的企業(yè)中，解決好社保臺(tái)賬登記管理工作，可以將社保管理人員從繁瑣的社保臺(tái)賬登記工作中解脫出來，降低企業(yè)人工成本，因而對(duì)該問題的研究和解決具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、社保臺(tái)賬登記管理現(xiàn)狀分析

（一）社保臺(tái)賬登記工作量分析

以在冊3367人企業(yè)為例，假如月平均出勤率為89%，意味著，每個(gè)月社保管理崗位人員需要登記3367人次的個(gè)人當(dāng)月應(yīng)扣繳臺(tái)賬、實(shí)際繳納臺(tái)賬，以及至少370次的欠繳納臺(tái)賬和歷史累計(jì)欠繳臺(tái)賬更新，每次登記至少需要1天方可完成。

（二）社保臺(tái)賬登記工作方式分析

大多采用Excel表形式進(jìn)行數(shù)據(jù)登記，一般以年為時(shí)間跨度，一個(gè)年度為一個(gè)Excel文件，包括個(gè)人應(yīng)繳納臺(tái)賬表、個(gè)人月度實(shí)際繳納臺(tái)賬表、個(gè)人月度欠繳臺(tái)賬表以及歷史累計(jì)欠繳臺(tái)賬表。由于Excel文件天生的設(shè)計(jì)弊端，當(dāng)數(shù)據(jù)量超過10000條時(shí)，Excel文件打開速度會(huì)加倍減緩，且打開后對(duì)數(shù)據(jù)的訪問操作等待時(shí)間成倍增加，甚至Excel文件出現(xiàn)損壞無法訪問，給社保臺(tái)賬登記管理工作人員造成巨量重復(fù)性再建工作和極大困擾。

（三）社保補(bǔ)繳（扣）業(yè)務(wù)分析

1、員工社保補(bǔ)繳：

職工長期沒有出勤或者出勤不足，造成個(gè)人社保未扣繳，在其正常上班時(shí)需要以現(xiàn)金形式補(bǔ)繳其欠繳的社保費(fèi)用，根據(jù)其大概缺勤時(shí)間查找其每年欠繳數(shù)額，一方面Excel文件較多數(shù)據(jù)量大查詢較慢，另一方面由于職工無法準(zhǔn)確提供缺勤時(shí)間需逐年排查，造成職工等待時(shí)間較長。

2、月度社保補(bǔ)扣：

因產(chǎn)假等因素造成的欠繳情況，需社保管理員每月根據(jù)歷年累計(jì)欠繳臺(tái)賬進(jìn)行補(bǔ)扣個(gè)人社保費(fèi)用，大數(shù)據(jù)量Excel文件打開和數(shù)據(jù)訪問速度緩慢勢必造成工作效率下降，操作難度加大，易產(chǎn)生業(yè)務(wù)倦怠。

（四）社保臺(tái)賬登記崗位個(gè)人粘性分析

社保臺(tái)賬登記工作因個(gè)人登記習(xí)慣不同、存放Excel文件位置愛好不同、命名習(xí)慣不同等造成該項(xiàng)工作管理員不在時(shí)，其他人無法進(jìn)行該項(xiàng)工作，延遲辦理該項(xiàng)業(yè)務(wù)等待時(shí)間;同時(shí)也不便于崗位人員變更時(shí)工作交接，接手人員工作切入難度大。

二、原始社保管理方式弊端分析

以Excel表格進(jìn)行該項(xiàng)登記工作存以下缺點(diǎn)，1、登記工作量大2、Excel表存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量有限，數(shù)據(jù)往往需要按年份進(jìn)行組織3、單一Excel表存儲(chǔ)數(shù)據(jù)過大時(shí)會(huì)出現(xiàn)打開緩慢以及未知原因的Excel文件損壞無法訪問數(shù)據(jù)4、無法實(shí)時(shí)獲取需要的數(shù)據(jù)，錯(cuò)誤率高，工作量大，無法為職工全景展現(xiàn)扣繳詳情5、個(gè)人崗位粘性太高。

三、社保臺(tái)賬數(shù)據(jù)處理解決方案

通過社保臺(tái)賬登記管理需求分析，可以確定需要以持久化數(shù)據(jù)庫來存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，以編程語言處理臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)，以通用熟悉界面為統(tǒng)計(jì)結(jié)果展現(xiàn)界面的解決方案。

（一）數(shù)據(jù)庫選型

目前主流數(shù)據(jù)庫包括大型應(yīng)用型數(shù)據(jù)庫Oracle數(shù)據(jù)庫、中型應(yīng)用型數(shù)據(jù)庫SQL SERVER數(shù)據(jù)庫以及小型單表應(yīng)用Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫，從社保臺(tái)賬登記管理業(yè)務(wù)處理量分析，Visual FoxPro數(shù)據(jù)庫完全可以滿足系統(tǒng)要求，且其處理簡單，可以單表運(yùn)行。

（二）編程語言選型

主流編程語言需要IDE（開發(fā)集成工具）操作難度大，而VBA作為宿主語言，簡單明了，易學(xué)易用，普通人稍加學(xué)習(xí)語法便可以上手操作，固采用VAB語言進(jìn)行開發(fā)。

（三）數(shù)據(jù)展現(xiàn)界面選型

一方面由于現(xiàn)行社保管理人員對(duì)Excel界面熟悉，常規(guī)操作熟練，另一方面為了對(duì)以往社保臺(tái)賬登記管理方式和社保臺(tái)賬登記管理系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接，降低操作難度，系統(tǒng)依然采用Excel表為數(shù)據(jù)操作和統(tǒng)計(jì)結(jié)果展現(xiàn)頁面。

四、VBA宏語言處理社保臺(tái)賬數(shù)據(jù)達(dá)到的效果

1、工作效率提升

通過VBA處理社保臺(tái)賬數(shù)據(jù)，社保臺(tái)賬登記管理工作可以實(shí)現(xiàn)由以前1天的工作量變?yōu)楝F(xiàn)在10分鐘即可完成，極大提高該崗位工作人員工作效率和工作滿意度，將社保管理人員從繁瑣的登記工作中解脫出來。

2、員工業(yè)務(wù)體驗(yàn)提升

由于通過VBA程序可以根據(jù)員工身份證號(hào)和姓名自動(dòng)統(tǒng)計(jì)員工指定時(shí)間段內(nèi)的應(yīng)繳納明細(xì)數(shù)據(jù)、應(yīng)繳納總額、實(shí)際繳納明細(xì)數(shù)據(jù)、實(shí)際繳納總額、歷史欠繳納明細(xì)數(shù)據(jù)以及歷史累計(jì)欠繳納總額，在員工辦理補(bǔ)繳業(yè)務(wù)時(shí)，一方面較以往手工統(tǒng)計(jì)核算極大縮短員工等待時(shí)間，另一方面可以很好消除員工對(duì)欠繳金額的質(zhì)疑，為員工辦理社保補(bǔ)繳業(yè)務(wù)提供良好體驗(yàn)。

3、崗位個(gè)人粘性降低，完美契合AB崗位要求

目前多數(shù)企業(yè)提倡崗位實(shí)行AB崗，該系統(tǒng)運(yùn)行后可以在社保臺(tái)賬管理工作A崗人員不在時(shí)，其他人員都可以作為B崗進(jìn)行該項(xiàng)工作處理，避免了以往B崗需要指定人員的弊端。

4、崗位工作延替性增強(qiáng)

由于是通過VBA語言進(jìn)行臺(tái)賬登記和統(tǒng)計(jì)查詢，操作步驟簡單，固當(dāng)該項(xiàng)工作由于人員調(diào)動(dòng)需要進(jìn)行崗位工作交接時(shí)，可以極大降低交接難度，縮短交接時(shí)間，降低接手人員工作切入難度。

五、結(jié)語

綜上所述，利用VBA宏語言對(duì)社保臺(tái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行登記處理，可以極大的節(jié)約企業(yè)的管理成本，能夠顯著提高崗位人員滿意度和職工業(yè)務(wù)處理滿意度，提升人力資源部門工作效率，對(duì)解決社保臺(tái)賬管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

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