新時期做好辦公室行政事務管理的措施探討

吳筱強

摘 要：辦公室行政事務工作對于各個企事業單位來說是非常重要的，在很大程度上決定了企業內部運作的整體成效。特別是在新時期發展過程中，辦公室工作也出現了較大的變化，必須要在后續時間里結合實際情況做出相應的調整，并提出各類強化措施。本文先闡述了新時期辦公室行政事務管理的基本現狀，接著從保證行政事務管理定位精準性、積極構建完善全面的管理制度、全方位開展行政事務督查工作、不斷提高管理人員的綜合素質、建立現代信息化管理系統模式五個方面，提出了改善辦公室工作的具體措施。

關鍵詞：辦公室工作;行政事務;事務管理;管理定位;措施

引言：

在當前我國各個企事業單位內部體系中，辦公室行政事務模塊本身就是綜合性較強的活動，能夠較好調動內部各個部門的職能，實現內部的協同發展。對于各個企事業單位來說，要想在當前復雜的市場環境中實現較好的發展，就必須要充分重視辦公室工作，并能夠保證各類行政事務運作的高效性。但是結合當前我國大部分企事業單位的辦公室工作現狀來看，行政事務的開展還遭遇了較多的阻礙，同時部分工作的界限也不算太清晰。不僅如此，多數行政事務內容的進行也容易受到外界因素的影響，最終取得的效果也不理想，有必要在后續時間里進行全面的探討與分析。

一、新時期辦公室行政事務管理的基本現狀

在當前新時代的發展過程中，辦公室工作在各個企事業單位中已經表現出了較強的作用，同時在很大程度上也關系著各類戰略目標的實現成效。雖然辦公室工作已經受到了足夠的重視，但在具體開展過程中，行政事務管理模塊的進展現狀仍然不盡人意。這主要是因為辦公室工作本身就比較繁瑣，使得行政事務內容可能出現較多的漏洞，無法完成既定的工作。特別是目前多數企業對于辦公室工作的定位不清晰，還沒有完成行政事務的明確劃分，很難取得既定的工作成效。不僅如此，在新時代發展中各個企事業單位的內外部發展環境也出現了較大的變化，需要辦公室工作人員能夠具有更強的素質水平才能夠較好勝任工作內容。但是很多企業的辦公室人員只能完成基礎的文職工作內容，很難結合企業的戰略體系完成各類本職工作，不利于發揮辦公室工作的職能價值。

二、新時期做好辦公室行政事務管理的具體策略

（一）保證行政事務管理定位精準性

在新時期進行辦公室的相關行政事物管理，需要對管理的具體信息進行準確定位。這主要是因為在進行行政管理的時候，組織機構需要按照實際發展需求進行管理方面的前期規劃，并將所需規范的內容進行明確的定位，這樣才可以保證管理的準確性。根據相關管理規章對辦公室的相關事物進行合理管控的時候，還需要及時發現不明確的地方，并將這些問題進行仔細羅列，提出合理的解決方案予以實施。比如在管理層面出現權責不清，一項事物多人管理的情況，就需要及時發現并將這些問題明細化，指出專人進行負責，這樣可以確保出現異常的情況下及時問責。與此同時，相關管理人員在進行工作的時候，還需要嚴格按照前期的定位信息進行工作，從而及時發現定位信息的異常情況并及時解決。

（二）積極構建完善全面的管理制度

在辦公室中有關行政管理的事務較為復雜多樣，管理者在進行正常工作的時候，不僅非常容易受到外界的干擾，往往還容易由于繁雜的事務造成的考慮不全面的情況。此時就需要管理人員將行政事務根據實際情況進行詳細劃分，構建完善全面的管理制度。相關工作人員需要將當前組織機構的發展形勢以及所在辦公室的具體情況進行有效結合，將各項規章制度融合于管理制度之中，彰顯良好的管理效果。與此同時，辦公室相關人員還需要根據實際情況分析管理中所存在的不足之處，將這些不合理不完善的地方進行針對性的解決，確保管理制度與組織機構發展相適應，極大的滿足相關管理需求。

（三）全方位開展行政事務督查工作

為了保證行政事務管理的良好有序進行，除了相關管理機制的完善建立，還需要確保督查工作的完善。這主要是為了辦公室可以更好的為領導進行輔助工作，從而促使領導不斷減輕工作壓力，做出合理決策。在進行行政督查的過程中，需要將督查工作的相關條文進行完善，并將此項工作落到實處。此時辦公室需要積極與各個部門進行溝通協調，敢于打破常規，將創新性思維融入日常的管理工作中。與此同時，督查工作還需要與基層進行及時溝通，將基層的困難進行合理解決。

（四）不斷提高管理人員的綜合素質

為了保證辦公室行政事務的管理可以滿足組織機構的發展需求，就需要辦公室相關人員及時學習，與時俱進，努力跟上時代的步伐。辦公室管理人員需要有組織有計劃的開展有效的培訓工作，以此來有效提升組織人員的綜合素養。在進行有關培訓的時候組織者需要關注的是，辦公室人員所需要強化的不僅僅是理論知識，還需要提升實踐能力，使得管理人員可以適應不斷發展的時代。同時管理人員還需要通過自身學習提升自身的責任意識以及創新精神，從而在新時代的背景之下，靈活運用相關管理系統和管理技能，確保辦公室管理工作的良好運行，為組織機構的長遠發展奠定基礎。

（五）建立現代信息化管理系統模式

當前為了有效的簡化工作流程，提升工作效率，可以建立現代信息化管理系統模型。通過互聯網技術與管理的融合，在辦公室管理工作中充分展現全自動化辦公的優勢。此時辦公室管理人員可以根據本單位的工作實踐積極探索，有效的改進本單位的管理系統，將其進行信息化的改革。使得辦公軟件系統以及計算機設備等有一個良好的提升優化。與此同時，由于當前的辦公系統接入網絡應用，辦公室需要引起高度的重視，以網絡安全危險，調配或者引入專業的技術人才，對計算機網絡的安全運行進行長期維護，使得信息化管理系統可以穩健運行。

三、結束語：

綜合上述內容來看，在當前我國各個企事業單位中，辦公室工作都是非常重要的，在很大程度上決定了企事業單位的長遠發展，必須要引起充分的重視。這也要求領導者能夠充分重視辦公室工作，并且還要在后續發展中結合戰略體系來不斷民卻辦公室工作的界限，提高辦公室管理的整體成效。特別是在當前信息化技術快速發展的背景下，辦公室工作也應該實現跟信息管理系統的全面融合，利用各類信息技術全面提高辦公室工作效率。而對于各個辦公室人員來說，在平時的時候也應該不斷提高自身的素質水平和專業能力，保證辦公室工作能夠發揮較好的價值與作用，促進企業的長遠發展。

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