航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理問題及對策分析

魏筱顏 范海波

航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案是航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目在立項、設計、施工、竣工過程中，以及配套工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和經(jīng)費使用等建設過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著國家對航天科技事業(yè)投入的日益增加，固定資產(chǎn)投資項目的規(guī)模和金額有突飛猛進的增長，反應項目建設過程全貌的項目檔案成為項目驗收的關鍵依據(jù)。國家檔案局《重大建設項目檔案驗收辦法》中指出，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。近年來，軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收愈發(fā)規(guī)范，檔案管理要求隨之提高。針對航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中遇到的實際問題，提出相關對策。

1.軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中的問題

1.1 預立卷監(jiān)督與指導職能弱化

長期以來，由于檔案部門預立卷監(jiān)督與指導職能弱化，文件形成部門移交哪些，檔案部門就接收哪些，檔案工作較為被動。有的文件因涉密銷毀手續(xù)繁雜重復歸檔數(shù)份，有的重要文件則未及時歸檔。文件移交存在不按歸檔要求，而按形成部門工作需要的不規(guī)范現(xiàn)象。項目前期文件過程稿版本較多，移交時如無明確規(guī)定，移交文件版本的有效性和準確性難以識別。一旦文件在預立卷、移交階段產(chǎn)生的問題積累到檔案驗收階段解決，檔案部門不得不面對時間緊張、工作量繁重的困境。

1.2 檔案管理流程不清晰

軍工固定資產(chǎn)投資項目周期長，文件雜。以物流中心為例，項目推進過程中項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件由能力建設管理部門產(chǎn)生，勞動安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)境監(jiān)測等“三同時”文件由安全生產(chǎn)管理部門產(chǎn)生，設備采購招投標或詢比價文件由采購部門產(chǎn)生，設備隨機資料由設備使用部門收集。設備到貨后，開箱驗收馬上開展，隨機資料的收集整理卻難以同時進行。設備文件移交缺少規(guī)范的時間要求，隨使用部門習慣而定，給檔案整理預留時間較少。設備驗收付款后再向供應商索取隨機文件并不容易，增加了檔案部門的協(xié)調難度。實際移交時，采購文件和隨機資料通常由一個部門混合移交，完整性難保證。

1.3 檔案整理信息化水平低

文件產(chǎn)生部門多采用線下移交紙質目錄清單的方式移交文件，且著錄項填寫規(guī)范性不足，給檔案整理帶來額外增加的工作量。由于檔案管理系統(tǒng)推廣應用不理想，檔案管理員在整理項目檔案的過程中，耗費大量時間重新錄入文件題名、編寫頁碼、核對內容，使用較為原始的方式裁切、粘貼檔號和卷脊，無暇甄別文件有效性和完整性，在后期檔案驗收時加重整改困難。檔案系統(tǒng)推廣利用效果差，也使項目檔案無法通過系統(tǒng)檢索和借閱，大量項目檔案借閱只能由檔案管理員手工抄錄，耗時長、效率低。這種提供利用方式無法主動挖掘借閱者潛在的利用需求，更無法對館藏資源進行價值挖掘與知識提煉。

2.軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理對策

2.1 業(yè)務指導精準化，從制度層面加強控制

檔案部門已經(jīng)制定了相關規(guī)章制度，但規(guī)定中分工不細化，造成執(zhí)行有折扣。對此，重新梳理規(guī)章制度，以國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為指導，以航天行業(yè)標準為基礎，結合物流中心實際，細化各項制度規(guī)范，增強制度可操作性，精準對接各部門歸檔需求，主要從三個方面展開制度指導管控：一是明確歸檔范圍。按照項目建設過程文件材料應歸盡歸的思路，明確各部門應移交的檔案范圍。以設備儀器檔案為例，明確按照設備采購及使用流程，從計劃購置、開箱驗收、安裝調試、使用維修四個階段開展文件收集與整理工作。針對需收集特殊文件的外購設備、非標設備、特種設備，分別制定歸檔范圍。二是明確歸檔要求。即闡明如何編寫頁碼、檔案目錄著錄項填寫注意事項、移交手續(xù)辦理規(guī)則、案卷質量判別和保管期限參考等。減少重復修改次數(shù)，提高歸檔工作準確性。三是明確歸檔時間。如公文類等條目清晰、各著錄項完善的材料可按年度歸檔，設備儀器或其它技術項目的文件在驗收、鑒定或運行后三個月內及時歸檔，基建工程等文件量大的可分階段歸檔。文件按照年度歸檔或階段歸檔，便于預立卷部門及時收集整理，也利于檔案部門統(tǒng)籌規(guī)劃項目文件管理進度。

2.2 管理流程標準化，采取精細化策略

首先，理清投資管理、設備儀器管理、基建管理、安全保衛(wèi)管理、審計管理、財務管理等預立卷部門和檔案管理部門的職責，確立誰形成、誰歸檔，業(yè)務什么時間開展、檔案就在什么時間控制的管理模式，確保文件收集、歸檔與項目建設同步進行。其次，制定預立卷整理流程，規(guī)范檔案收集、整理、移交模式，提高項目檔案管理效率。再次，發(fā)揮績效考核的獎懲激勵作用。重視項目文件的源頭管控，將項目文件管理納入項目合同管理。考核計劃任務完成時，同時考核項目文件歸檔情況。最后，為加強項目全過程文件的節(jié)點控制和流程控制，要求檔案管理人員參加設備開箱驗收、交（竣）工驗收等工作，對文件形成、整理與歸檔各階段進行監(jiān)督、檢查和指導。設備文件歸檔要求采購部門和使用部門分別移交相應文件，嘗試在設備隨機文件收集齊全后再向供應商付款，確保隨機資料完整有效。

2.3 檔案整理信息化，提高檔案線上利用率

文件移交之前，要求使用檔案管理系統(tǒng)開展預立卷，減少檔案部門的重復勞動，將項目檔案工作重點放在提升文件的有效性和完整性，提高軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作效率。推廣檔案系統(tǒng)后，逐步實現(xiàn)全部館藏文件的目錄級檢索。隨著電子文件產(chǎn)生量增加，一方面探索單軌制歸檔，另一方面通過紙質文件數(shù)字化，實現(xiàn)檔案全文在線利用，拓寬檔案資源共享利用渠道。

結語

軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作作為企業(yè)支撐性基礎保障工作，重視程度有待提高。航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理重點是從文件產(chǎn)生源頭開始加強管控，明確各部門歸檔范圍，強化預立卷監(jiān)督與指導職能，實現(xiàn)預立卷工作信息化管理，減少重復性工作。為優(yōu)化項目檔案隊伍建設，應重視兼職檔案員培訓，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，從預立卷階段規(guī)范檔案的收集整理，推動項目檔案管理工作更加順暢、高效，為后續(xù)檔案保管與檔案信息資源整合利用奠定堅實基礎。

參考文獻

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