航天企業軍工固定資產投資項目檔案管理問題及對策分析

魏筱顏 范海波

航天企業軍工固定資產投資項目檔案是航天企業固定資產投資項目在立項、設計、施工、竣工過程中，以及配套工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和經費使用等建設過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著國家對航天科技事業投入的日益增加，固定資產投資項目的規模和金額有突飛猛進的增長，反應項目建設過程全貌的項目檔案成為項目驗收的關鍵依據。國家檔案局《重大建設項目檔案驗收辦法》中指出，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。近年來，軍工固定資產投資項目檔案驗收愈發規范，檔案管理要求隨之提高。針對航天企業軍工固定資產投資項目檔案管理中遇到的實際問題，提出相關對策。

1.軍工固定資產投資項目檔案管理中的問題

1.1 預立卷監督與指導職能弱化

長期以來，由于檔案部門預立卷監督與指導職能弱化，文件形成部門移交哪些，檔案部門就接收哪些，檔案工作較為被動。有的文件因涉密銷毀手續繁雜重復歸檔數份，有的重要文件則未及時歸檔。文件移交存在不按歸檔要求，而按形成部門工作需要的不規范現象。項目前期文件過程稿版本較多，移交時如無明確規定，移交文件版本的有效性和準確性難以識別。一旦文件在預立卷、移交階段產生的問題積累到檔案驗收階段解決，檔案部門不得不面對時間緊張、工作量繁重的困境。

1.2 檔案管理流程不清晰

軍工固定資產投資項目周期長，文件雜。以物流中心為例，項目推進過程中項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件由能力建設管理部門產生，勞動安全、職業衛生、環境監測等“三同時”文件由安全生產管理部門產生，設備采購招投標或詢比價文件由采購部門產生，設備隨機資料由設備使用部門收集。設備到貨后，開箱驗收馬上開展，隨機資料的收集整理卻難以同時進行。設備文件移交缺少規范的時間要求，隨使用部門習慣而定，給檔案整理預留時間較少。設備驗收付款后再向供應商索取隨機文件并不容易，增加了檔案部門的協調難度。實際移交時，采購文件和隨機資料通常由一個部門混合移交，完整性難保證。

1.3 檔案整理信息化水平低

文件產生部門多采用線下移交紙質目錄清單的方式移交文件，且著錄項填寫規范性不足，給檔案整理帶來額外增加的工作量。由于檔案管理系統推廣應用不理想，檔案管理員在整理項目檔案的過程中，耗費大量時間重新錄入文件題名、編寫頁碼、核對內容，使用較為原始的方式裁切、粘貼檔號和卷脊，無暇甄別文件有效性和完整性，在后期檔案驗收時加重整改困難。檔案系統推廣利用效果差，也使項目檔案無法通過系統檢索和借閱，大量項目檔案借閱只能由檔案管理員手工抄錄，耗時長、效率低。這種提供利用方式無法主動挖掘借閱者潛在的利用需求，更無法對館藏資源進行價值挖掘與知識提煉。

2.軍工固定資產投資項目檔案管理對策

2.1 業務指導精準化，從制度層面加強控制

檔案部門已經制定了相關規章制度，但規定中分工不細化，造成執行有折扣。對此，重新梳理規章制度，以國家檔案局10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》為指導，以航天行業標準為基礎，結合物流中心實際，細化各項制度規范，增強制度可操作性，精準對接各部門歸檔需求，主要從三個方面展開制度指導管控：一是明確歸檔范圍。按照項目建設過程文件材料應歸盡歸的思路，明確各部門應移交的檔案范圍。以設備儀器檔案為例，明確按照設備采購及使用流程，從計劃購置、開箱驗收、安裝調試、使用維修四個階段開展文件收集與整理工作。針對需收集特殊文件的外購設備、非標設備、特種設備，分別制定歸檔范圍。二是明確歸檔要求。即闡明如何編寫頁碼、檔案目錄著錄項填寫注意事項、移交手續辦理規則、案卷質量判別和保管期限參考等。減少重復修改次數，提高歸檔工作準確性。三是明確歸檔時間。如公文類等條目清晰、各著錄項完善的材料可按年度歸檔，設備儀器或其它技術項目的文件在驗收、鑒定或運行后三個月內及時歸檔，基建工程等文件量大的可分階段歸檔。文件按照年度歸檔或階段歸檔，便于預立卷部門及時收集整理，也利于檔案部門統籌規劃項目文件管理進度。

2.2 管理流程標準化，采取精細化策略

首先，理清投資管理、設備儀器管理、基建管理、安全保衛管理、審計管理、財務管理等預立卷部門和檔案管理部門的職責，確立誰形成、誰歸檔，業務什么時間開展、檔案就在什么時間控制的管理模式，確保文件收集、歸檔與項目建設同步進行。其次，制定預立卷整理流程，規范檔案收集、整理、移交模式，提高項目檔案管理效率。再次，發揮績效考核的獎懲激勵作用。重視項目文件的源頭管控，將項目文件管理納入項目合同管理。考核計劃任務完成時，同時考核項目文件歸檔情況。最后，為加強項目全過程文件的節點控制和流程控制，要求檔案管理人員參加設備開箱驗收、交（竣）工驗收等工作，對文件形成、整理與歸檔各階段進行監督、檢查和指導。設備文件歸檔要求采購部門和使用部門分別移交相應文件，嘗試在設備隨機文件收集齊全后再向供應商付款，確保隨機資料完整有效。

2.3 檔案整理信息化，提高檔案線上利用率

文件移交之前，要求使用檔案管理系統開展預立卷，減少檔案部門的重復勞動，將項目檔案工作重點放在提升文件的有效性和完整性，提高軍工固定資產投資項目檔案管理工作效率。推廣檔案系統后，逐步實現全部館藏文件的目錄級檢索。隨著電子文件產生量增加，一方面探索單軌制歸檔，另一方面通過紙質文件數字化，實現檔案全文在線利用，拓寬檔案資源共享利用渠道。

結語

軍工固定資產投資項目檔案工作作為企業支撐性基礎保障工作，重視程度有待提高。航天企業軍工固定資產投資項目檔案管理重點是從文件產生源頭開始加強管控，明確各部門歸檔范圍，強化預立卷監督與指導職能，實現預立卷工作信息化管理，減少重復性工作。為優化項目檔案隊伍建設，應重視兼職檔案員培訓，發揮人力資源優勢，從預立卷階段規范檔案的收集整理，推動項目檔案管理工作更加順暢、高效，為后續檔案保管與檔案信息資源整合利用奠定堅實基礎。

參考文獻

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