制約檔案科學管理的因素

郭峰

檔案管理科學化必須厘清制約檔案管理的因素，采取科學有效的措施加以改進。具體而言：

一、檔案管理意識淡薄工作不重視

首先，有些單位領導對檔案管理不重視，認識還是相當的模糊：認為檔案管理工作只是收集過期的文件材料，工作的主要形式就是停留在對資料的整理層面，也僅僅是表面功夫，使得檔案管理工作的作用只發揮出對資料的管理功能;甚至有的認為檔案管理工作既出不了政績，又沒有為單位創造直接的經濟效應，是得不償失的徒勞;大多數沒出多少人力、物力、財力去管理，沒有把檔案管理工作放到重要位置加以認識，在檔案管理方面沒有與單位的發展相互聯合起來。基于這些片面認識，所以單位的檔案管理人員通常是身兼數職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個非常微妙的局面。

檔案管理基礎工作量大，不但需要檔案管理人員自身的責任心，也需要單位其他科室人員的配合，更需要單位領導的重視和支持，只有得到領導干部的認可，才能確保檔案管理工作的順利開展，才能體會到檔案在信息化時代的實用價值。其次，檔案管理員只盡到了保管員的責任，對檔案管理意識淡薄，沒有正確的管理意識，對檔案的重要性認識不足。個別人員以為檔案管理可有可無，常出現工作閑散，缺乏主動性，只是為了完成上級交給的任務，囿于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹。無法體現檔案的使用價值，檔案管理質量一直不佳，使得檔案管理存在的位置相當尷尬。所以要擺脫當前檔案管理的困境，亟須加強檔案管理人員的檔案意識，從而提升檔案管理工作在單位中的地位。

二、檔案管理觀念落后操作不規范

檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規范的問題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格。現階段還有許多單位的檔案管理以傳統的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效，沒跟上時代的節拍，致使檔案管理質量較低，查找困難效率低下。管理手段比較落后，有的單位沒有設立檔案室，也沒有專職檔案管理員，檔案的收發及借閱均無登記造冊，造成檔案文件丟失的現象，這不利于單位檔案的全面建設。檔案資料的收集、整理應實行集中統一管理，把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責，不斷提升檔案管理工作水準。建立一個檔案管理組織的領導小組，加強對檔案工作的領導和檢查，為做好檔案工作奠定堅實的基礎。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有這樣才能保證檔案管理工作規范有序地開展。檔案管理之所以存在著一系列不規范的問題，就是沒有制定相關的檔案管理流程和檔案管理規章制度，有的雖然制定了，但制度不健全，且執行得不嚴，這些都是導致檔案管理既效率低又質量差，檔案管理問題屢見不鮮的重要原因。現階段檔案管理的規范和標準也在不斷地推陳出新，致使檔案管理工作局面比較混亂。合理的規章制度能夠對檔案管理工作形成有力的約束，才能保證檔案管理工作的順利進行。現階段要進一步健全檔案管理體制，明確分工職責能使檔案管理工作呈現井然有序的局勢。建立合理的獎懲機制能有效的提高檔案管理的質量和使用價值，檔案管理工作一直沒有得到有效提高、管理出現一系列的差錯、甚至是管理工作變得混亂不堪的現象都能得到很好的解決。因此，我們必須要立足于時代的發展，同時充分考慮單位內部的具體發展情況，建立起長期有效的檔案管理體制和規章制度，檔案管理工作才能朝著有序的方向蓬勃發展。

三、檔案管理設備奇缺資金不到位

目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化，但絕大部分只是初步使用了檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把其擁有的檔案信息全部實現數字化，這些檔案信息數字化的前提還需要大量的硬件的配套，比如計算機、掃描儀等等，因此需要改善技術設備、加強硬件建設。通過建立完整的檔案信息，檔案信息網絡化的存儲傳輸等，實現檔案信息網上資源共享，提高檔案資源利用率，體現了檔案在社會中的需求作用。包括計算機硬件的配套以及相應數據庫的建立等等，都需要努力的去實現，硬件設備的完善也必然作為檔案信息網絡化管理的基礎和載體。因此加強對檔案管理部門的基礎設施建設，引進先進設備，加大對于檔案管理的經費投入，將檔案工作的經費開支納入預算中，改善檔案管理工作環境，才能提升檔案管理的工作效率和與時俱進的科技水平。資金保障不到位源于許多單位辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，硬件配套難以完善使檔案信息數字化、網絡化成為空談，在很大程度上障礙了現階段檔案管理現代化的發展。

四、檔案管理素養偏低學習不積極

許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任，他們不但沒有專業的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業素養和敬業心，使檔案管理工作處于被動狀態，檔案管理的處境如同雞肋。而且檔案管理人員變數頻繁，使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現紕漏、不規范等現象，這對于各項工作的開展是極為不利的。現階段應建立高素質的檔案管理人員團隊，既具備檔案專業素養，又有計算機操作及網絡技術能力。檔案人員應該更新觀念，不斷學習檔案專業知識并掌握必要的網絡知識和技能，對紛繁復雜的檔案信息進行分類、標引的有效管理，使檔案信息能充分發揮最大的社會利用價值。為了提高檔案管理工作人員的業務水平，要定期對員工進行培訓，提升管理人員的業務水平和實操能力，而且應定期開展檔案管理交流會，讓工作人員之間相互交流工作經驗和管理經驗，取長補短提高工作效率。要建立長效的約束、激勵機制使檔案管理人員產生緊迫感，才能積極地學習，努力更新知識，提高業務水平和能力。提高檔案人員技術管理的素質，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業素養又要有高度的工作責任感和求真務實的工作態度，還要有扎實的專業理論知識、計算機技術能力，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復雜繁冗又簡單枯燥，難以激發人的積極性，這更要求檔案管理人員對本職工作重要性有充分的理性認識，明確工作目標，兢兢業業地做好工作。