石化企業檔案管理的創新研究

蔡靜宇

摘 要：隨著我國市場經濟改革的不斷深入，國有企業的改革轉型也到了關鍵時期，檔案這個古老而重復的工作，在新時期顯得越來越重要。為了適應國有企業發展的要求，檔案工作本身必須創新改革，這是現代化企業發展的必然要求，也是檔案工作自身發展的客觀需要。本文就石化企業檔案管理工作目前存在的問題和不足，進行有意義的探討，并就此提出檔案管理創新的思路和對策。

關鍵詞：檔案管理;創新;研究

Along with our country market economy reform unceasing thorough，The reform and transformation of state-owned enterprises has also reached a critical period。Archiving is an old and repetitive job，It is becoming more and more important in the new era. In order to adapt to the development of state-owned enterprises，

Archival work itself must be innovated and reformed.

This is an inevitable requirement for the development of modern enterprises， It is also the objective need of archival work's own development. This paper discusses the existing problems and deficiencies in the file management of petrochemical enterprises， Engage in meaningful discussion， At last， the paper puts forward the ideas and countermeasures of archives management innovation.

企業檔案工作起著傳承歷史、記錄現實、服務未來的作用。隨著國有企業改革的深入及各項業務的縱深拓展，檔案的輔政作用越來越重要。而石化企業的檔案管理中，還存在不少現實的問題，比如檔案工作普遍受重視程度不高，檔案員自身覺悟不夠，檔案管理制度不健全，信息化建設程度不高等。這些問題不僅影響了檔案工作本身的改革進步，更加制約了檔案對企業發展的貢獻工作，進而影響企業的現代化發展進程。面對這一系列的情況，我們應當積極著手解決，加強企業檔案建設，促進檔案工作的管理創新。

一、檔案創新管理的重要性和必然性

1.企業檔案管理創新是現代化企業發展的必然要求

新知識經濟時代，國有企業面臨更加激烈的競爭格局，

國內民營石化企業異軍突起，國際石油市場錯綜復雜，中石化作為國內大型的煉油銷售企業，肩上責任巨大，我們只有從自身下功夫，依靠知識經濟和信息化改革的力量才能跟上時代的步伐，在復雜的國內外競爭中立于不敗之地。

檔案工作具有總結過去、指導現在、規劃未來的參考價值，能夠準確地反映企業乃至每一個員工的歷史發展全貌[2]。第一，從檔案信息中，我們可以看出企業的創始時間，具體項目的立項、建設、變遷，相關人員的任命、變動，企業的業績等內容。其次，企業內部的很多商業機密資料，如果沒有專業的檔案管理，很可能出現泄密，使企業在市場競爭中陷入萬劫不復。第三，分公司或上級公司在啟動某個重大項目建設、投資時，可以利用歷史檔案數據，做出比對，協助領導者做出正確決策。第四，檔案室是企業文化的沉淀地，承載著整個石化創業人的榮辱艱辛、是大家共同的價值觀、事業觀，齊心努力的心血結晶。所以做好企業檔案的管理創新是現代化企業發展的客觀需要，是全面提升內部管理和深化內涵發展的重要工作。

2.企業檔案管理創新是檔案工作自身發展的客觀需求

隨著辦公自動化、信息化的廣泛應用，以及企業自身的快速發展變革，企業在生產、管理中產生大量的電子文件，這些文件有文本、圖片、視頻、音頻等各種各樣的門類形式存在。對于這些新形式門類檔案的收集、整理，我們需要運用新的科技手段，完整、及時收集，以保證電子文件的真實性、完整性。所以傳統的歸檔和檢索方式已完全不能適應新時代發展的需求，檔案管理必須創新改革，以全新的理念、技術、方式提升檔案的全過程管理，為新時代國有企業的轉型加油助力。

二、石化企業檔案管理存在的問題

1.檔案工作普遍重視程度不高

在以經濟建設為中心的今天，有些人會認為檔案工作的發展并不重要。而企業以利潤和效益為先，往往把有限的財力和物力用在生產發展和油品銷售上，作為輔助部門的檔案室經常與主業脫鉤，躲在公司深處，未能走到前臺，為公司的發展提供智力支持。

而且企業中的一部分檔案管理人員年齡普遍偏大，學歷不高，對電子文件的收集歸檔，檔案數據系統平臺的開發運用不能勝任。這就給檔案管理工作的創新進步造成了阻礙。

2.檔案工作人員自身覺悟不夠

目前，企業的一些檔案管理員思想上基本停留在“你來

問，我來答;你來查，我來找”的被動局面?，F實工作中，“重藏輕用”的現象普遍存在，使室藏的寶貴檔案資源深埋其中，不能很好地開發利用，造成資源浪費。同時許多檔案員自我要求不高，工作上長期處于封閉狀態，安于現狀，不求有功，但求無過，害怕承擔改革發展的風險，缺乏上進心和創新意識。

這就使很多檔案的新規章制度及管理要求無法有效地執行，同時在檔案管理的新技術應用上，也會遇到很多壁壘，致使檔案管理停滯不前。

3.檔案信息化程度不高

在石化企業內部，檔案的信息化僅停留在歷史檔案的掃

描歸檔上。很多資料數字化掃描完后，就直接放入中石化檔案系統，缺少后期的跟進和維護。同時，一部分員工還是偏向于查閱紙質檔案，潛意識里排斥電子查檔。中石化飛揚檔案系統本身存在一定局限：因為當初開發系統時，沒有全面考慮檔案工作的各個細節，故在與收發文系統的歸檔對接和檔案的后期維護與查詢利用上都存在不少問題，不利于檔案工作的創新提高。

4.檔案管理制度不健全

目前石化企業內部的檔案管理制度已經有些年沒有更新，而現有的一些制度也只是停留于形式，缺少實際可操作的內容。管理制度內容不全面，沒有從根本上對檔案的歸檔、整理、鑒定、保管、利用等做出明確的約束和規定，致使檔案工作分工不明，責任不清，推諉現象屢有發生。

三、石化企業如何做好檔案管理創新

檔案管理部門要充分認識到先進管理理念的重要性，淘汰落后的、浪費時間的紙質檔案管理模式，將其轉化為高效的現代化管理模式，從而提高檔案管理的質量。

1.人才創新

創新就是要打破舊的思想觀念和思維定式，比如檔案工作不重要，檔案工作與企業主營業務無關，檔案工作者默默無聞等觀念。企業領導者要有大檔案的意識，把檔案工作列入企業的重要工作中，將檔案管理的創新改革列入企業的整體發展計劃中。加大檔案工作人員結構優化調整，提高檔案工作人員的薪酬待遇，吸引優秀的年輕骨干人才加入，為檔案工作的管理創新儲備人才力量。同時，檔案工作者要以石化企業主人翁的姿態走出檔案室，主動融入到企業的各項主營業務中去，與企業共同進步。

檔案工作者要看清時代的變化，加強自我學習，鉆研檔案理論知識，主動研究各種新型載體的電子文件。同時要進一步加強信息技術的學習，新時代數字化檔案室的建設需要檔案員有扎實的計算機業務知識做支撐。除此之外，檔案人員還要加強法律和安全意識，信息化時代給我們的檔案信息查詢利用提供了極大的便利，但同時也給檔案資料的保密和防泄漏工作帶來了挑戰。如何做好新形勢下，石化企業檔案管理的保密安全工作也是新時代檔案人員的必修課。所以，檔案人員必須要樹立前所未有的緊迫感和危機感，改變傳統思維，放寬眼界，用創新意識填充頭腦，把自己打造成新時代復合型的人才。

2.制度創新

管理制度創新

檔案管理工作要創新，必須要有健全、合理的制度來規范整個工作機制，從而克服、防止工作的隨意和盲目性[1]。

重新制定檔案管理制度，明確檔案管理的流程，完善崗位責任制度，落實具體的歸檔整理、管理、各利用部門的職責權限，保證歸檔、整理、鑒定、管理、利用各環節的有效銜接。

同時，做好后期檔案系統管理、維護的崗位職責分工安排，讓信息部門主動加入到檔案工作中來，實現信息技術與檔案管理的完美結合，真正將庫藏的寶貴資源激活，為企業的生產經營助力。

獎懲制度明確

管理制度、工作規章，明確責任制、管理制度，將歸檔材料的移交時間、格式、內容都以制度的形式發文明確，將獎懲利弊具體落實到每個責任人身上，讓檔案管理有理可循，有制度可依。將競爭激勵機制引入到檔案管理中，在每個部門里設立兼職檔案管理員，每年對各部門負責人和兼職檔案管理員進行考核，對在檔案的收集歸檔中表現優秀的個人、部門給予獎勵，對不按時按要求歸檔及在工作中產生重大疏忽的人員，年度績效評定降級等處分。

3.技術創新

加大企業檔案管理的經費投入，升級中石化飛揚檔案系統，提高系統的歸檔準確率、查檔的便捷性、維護的高效性。

加快中國石化OA辦公平臺與中石化飛揚檔案系統的對接，開通OA電子文件直接導入到檔案系統的功能，提高文件的及時歸檔效率，同時又能確保電子檔案不遺漏。邀請信息部門加入檔案系統的后期維護工作，使檔案系統高效運轉，及時提供查詢服務。聘請高科技單位，合作搭建石化企業檔案數據庫，深挖檔案數據信息資源，在系統內實現數據共享。積極探索各種新型檔案的歸檔及利用途徑，開發辦公網及手機終端的查詢功能，讓員工能隨時查到自己的檔案信息，提高工作效率。

積極推進電子查檔工作，開通OA網上查檔的流程申請，簡化程序，只要流程完畢，查閱人可以直接看到想查的電子文件。同時做好，電子檔案知識的信息普及，讓廣大員工深入地了解電子檔案及各種信息化知識的便捷性和準確率。

4.服務機制創新

檔案工作者要進一步開闊視野，拓寬服務領域，改進檔案服務利用方式，完善檔案信息化服務手段，最大限度滿足企業和社會的利用需求，更好地為領導決策服務[2]。

信息時代，檔案的共享性特點越來越明顯，而企業檔案

的真實、可靠性價值特點擺在那里，其商業價值也逐漸體現出來。所以要加強對數據的分析、利用，體現其二次利用價值。利用云計算、大數據、及網絡等現代化新技術，整合檔案數據庫，構建石化企業的檔案數據共享平臺，變傳統的手工調檔為全方位的網絡服務查閱，改進檔案檢索手段，與員工的個人OA用戶名綁定，直接通過OA辦公網就可以查閱相關的檔案資料。嘗試在公司內部檔案查閱率高的部門設立多個檔案閱覽窗口，提高工作效率，推進檔案現代化管理的進程 。

同時檔案部門要轉變工作作風，變被動服務為主動提供，檔案管理員要主動了解公司的發展動向和主營業務狀況，積極調研檔案的利用需求，制定詳細的檔案編研計劃[3]，盡可能調動各部門人員的力量開展聯合編研，多角度、全方位、深層次地挖掘檔案資源，提高檔案開發利用的科技含量，為企業的高速發展提供源源不斷地生機和動力。

四、結束語

愛崗敬業是創新管理的基礎，一個檔案工作者只有真正

熱愛自己的本職工作，才能靜下心來刻苦鉆研，只有真正認識到本職工作的重要性和使命感，才會迫使自己不斷思考、探索，勇于對以往陳舊和不足的地方提出大膽的否定，積極改革創新，在檔案管理這個既重要又枯燥的崗位上創造出不平凡的業績。

參考文獻

[1-2] 鞏穎勤.企業檔案管理創新工作的思考[J].河南理工大學學報，2008（03）：343-345.

[3] 劉明珠.企業檔案管理創新的探討[J].圖書情報，2019（08）：72-73.