如何實現醫院檔案管理現代化

張子諒

摘 要：醫療衛生單位的檔案管理是重要的工作管理內容，傳統的檔案管理辦法在實際的管理過程中與現階段的需求存在著較大的差異。互聯網信息技術的發展在優化人們交流溝通方式的同時對于給檔案管理技術的優化提供了基礎平臺，檔案信息管理已經成為醫院檔案管理的主要手段之一。本次研究中主要以醫院檔案現代化管理工作的主要內容分析為基礎，遵循現代化檔案管理的原則，結合實際情況來制定醫院檔案現代化管理的策略。

關鍵詞：醫院;檔案管理;現代化;工作內容;原則

醫院的檔案管理主要是在醫院的行政、科研、后勤、資產管理等工作中直接形成的，常見的記錄形式有文字、圖像、音律等，其不僅是醫院發展歷史的見證，也是醫院在醫療改革、科學研究過程中的基礎參考依據。互聯網信息技術的發展使得檔案的信息化管理在社會中的各行各業中被廣泛應用。現代化的互聯網檔案管理在實際的應用過程中不僅能夠使用技術對檔案資源進行處理和管理，而且可以進行二次開發和二次利用，為醫院工作效率的提升做出貢獻。

一、醫院檔案現代化管理工作的主要內容

1、文書檔案管理。文書是檔案管理的基礎工作，現代信息化的檔案管理一般是將收到的文件使用計算機登記，然后進行分類傳閱，根據實際的管理需求進行傳閱時間和批辦時間的限制。檔案管理過程中如果傳閱的文件沒有及時返回，智能化的催辦系統會在應用過程中提醒承辦人及時進行承辦，降低文書處理人員工作量的同時節約成本，提升了醫院的決策效率。

2、人事檔案管理。信息化時代的到來在優化工作方式的同時也增加了社會人員的流動性，因此在醫院人事檔案的管理過程中準確、迅速的提供管理所需要的人事檔案信息是檔案管理的重點工作內容。現代化檔案管理過程中以人事檔案的基礎特點為依據在管理過程中建立管理網絡，將人事檔案管理從動態化轉變為實體化的同時實現了動態化人事檔案的管理目標，管理過程中便于部門進行監督管理的同時對于提升個人檔案理解有積極性作用。

3、病例檔案管理。醫療機構作為關乎國計民生的基礎性機構，隨著醫學技術的進步，各種疾病的治療方式在不斷的優化，例如很多傳統的手術方式逐漸被腹腔鏡、胸腔鏡等微創手術方式取代。現代化的病例檔案管理可以幫助醫生在需要時應用自己的權限直接進行檔案查詢，對各類手術療效情況分類匯總的同時便于醫務人員在醫療技術優化研究的過程中進行實際參考。隨著病例檔案管理的信息化發展，已經由初期的文字轉變為現階段的文字聯合醫學影像。

4、設備后勤管理。醫療后期管理中設備后期管理是重要的資產組成部分，現代化的管理方式有利于在管理過程中對醫院的投入和產出進行分析，可以提升醫院資產匯總管理效率。設備后勤檔案管理的主要內容包含采購時間、價格、維修情況、出借、報廢處理等方面的資料，通過對相關資料的整理和錄入來達到信息化管理，現代化的檔案管理為后期設備管理提供方便的同時也對提升科室的自我設備管理能力提供了基礎條件。

二、醫院實施現代化檔案管理的原則

1、安全原則。數字化、信息化和網路化在醫院檔案管理中的建設不斷深入，其為醫院檔案管理帶來便利的同時也增加安全維穩的工作內容。病毒木馬的侵入不僅會對醫院的各個檔案的安全性產生威脅，嚴重者還會危及醫院的正常運行[1]。因此在明確醫院檔案管理現代化必要性的同時， 在管理過程中也應該不斷的加強對網絡安全技術的開發和研究，以科學有力的安全技術為醫院檔案的安全性提供技術保障。

2、規范原則。無規矩不成方圓，醫院檔案管理每天要面對繁雜的信息，因此要根據實際的情況針對性的制定檔案管理工作的規范，為檔案管理工作提供管理依據的同時提升檔案管理工作的工作效率。現階段醫院檔案管理過程中為了提升管理效率，在管理過程中一般使用互聯網管理程序進行檔案管理，因此管理過程中應該以現有的情況為依據，制定相應的規章制度，實現檔案管理工作有序化、規范化的同時為標準化的檔案管理創造條件。

3、效益原則。檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，管理過程需要投入相當的人力和物力，因此必須遵守效益性原則。效益管理講究信息化工作的效益要根據自身的能力和館藏基礎，分析用戶需求[2]。分析的過程中要考慮館藏檔案的利用率作為選擇數字化的內容的依據，管理過程中可以將利用率較高的檔案進行數字化，帶來社會效益的同時提升醫院的經濟效益;利用率低的檔案無需數字化，節約人力物力的同時可以降低在檔案錄入過程中各項不必要的支出。

三、實施醫院檔案現代化管理的策略

1、提升檔案管理人員的綜合素質。現階段醫院檔案管理人員一般來源于臨床人員或者其他非檔案管理專業的人員，檔案管理人員的專業素質參差不齊。通過實際調查數據的分析可知檔案管理水平、檔案服務質量與檔案管理隊伍的人員數量沒有直接聯系，其主要與檔案管理人員的整體素質、專業技術和檔案管理方式有關。因此醫院在進行檔案管理人才的選擇過程中要注意選擇檔案管理專業的對口人才，對現有的檔案管理人員進行技能考核的同時要加強培訓，提升檔案管理人員的專業素養。

2、加強對《檔案法》的學習。檔案管理的過程中對檔案管理工作進行大力宣傳，讓醫院的職工和領導對于檔案管理的重要性有一個清醒的認知，提升醫院其他職員對檔案管理工作的支持力度。中國《檔案法》有規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。因此在進行檔案管理人員的培訓過程中要加強對檔案法的學習，降低醫院檔案管理過程中違規操作的發生率。

3、建立科學的檔案管理體系。科學的檔案管理體系是促進醫院檔案工作規范管理的基礎，因此醫院在進行檔案管理模式優化的過程中不僅要認識到檔案管理體系的重要性，而且要根據醫院現存的問題對檔案管理體系進行完善。完善檔案管理體系的過程中應該以《醫藥衛生檔案管理辦法》為基礎依據，以現階段的實際問題為參考，制定完整、科學、可行性高的檔案管理制度并將其落實到實際的檔案管理工作中，為提升醫院檔案管理效率做出貢獻[3]。

4、加大對檔案管理的投入。傳統的檔案管理主要是對各項紙質資料的整理、分類和收納，所需的物資較少，主要的管理支出是人力支出。現代化的醫院檔案管理中，因為對信息技術和互聯網技術的應用，管理過程中需要大量的設備，因此醫院引進先進管理技術的同時應該根據實際需求加大對檔案管理的投入，做好電腦等基礎設備投入的同時也要做好軟件系統開發、軟件系統優化和安全系統構建的投入。用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率[4]。

結束語

綜上所述，醫院檔案管理現代化是一項前期改革、中期規范、長期堅持的工作，在現代信息化檔案管理方式的實施和相關管理政策的落實過程中需要全體檔案管理人員進行配合。檔案隊伍素質與檔案管理工作的效果和效率有著直接聯系，因此醫院在明確內容和制定方案的同時要進行專業檔案管理隊伍的建設，檔案管理的過程中做到“與時俱進，實事求是”，為良好的醫療服務做好后勤工作。

參考文獻

[1] 樊百祥.關于醫院信息化與醫院檔案管理現代化的思考[J].科技經濟導刊，2018，000（015）：P.199-200.

[2] 李蕾.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及應對策略[J].中國管理信息化，2018，021（005）：169-171.

[3] 張麗.醫院管理現代化和建立現代醫院檔案管理新模式[J].辦公室業務，2019，000（011）：112.

[4] 孫麗麗.醫改形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].辦公室業務，2019，000（010）：146.