事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

孫曉麗

摘 要：事業單位的檔案資源對本單位的發展歷程進行了詳細的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發揮出來。在新時期下，傳統檔案管理模式暴露出諸多問題，亟需進行創新和改革。事業單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機制、人才建設等多角度著手，不斷優化檔案管理工作質量，服務于事業單位的整體發展。

關鍵詞：事業單位檔;案管理工作;優化路徑

引 言

事業單位是我國政府設立的社會服務性組織，其功能多種多樣，服務內容涉及教育、衛生、文化、科技等多個領域，事業單位的檔案信息數據量大、信息繁雜，與國民的生活息息相關。隨著事業單位近年來的發展和變革以及信息產業技術的發展應用，傳統檔案管理模式已經無法適應事業單位發展的需求，檔案規范化管理成為必要的管理要求。

一、事業單位檔案管理現狀分析

（一）事業單位檔案管理制度有待完善。完善的檔案管理制度是提升事業單位檔案管理工作效率的有效保證，但是在我國事業單位內部檔案管理制度混亂現象頻發，部分從事檔案管理的人員并不遵守相關檔案管理規范，在進行檔案管理工作時也只是形式大于內容，對于檔案管理規范的執行力不佳。甚至部分事業單位并沒有完善的檔案管理制度，人員在進行檔案管理工作時并無制度可循，管理工作效率自然無法得到保證。導致這一現象最直接的原因就是事業單位內部領導對于檔案管理工作的重視度不高，導致從事該項工作的人并不清楚自己的責任和義務，加上并沒有相應的獎懲制度，人員大多存在僥幸心理，直接導致檔案管理工作效率低下，無法為企業的健康發展提供保證。

（二）檔案管理信息化程度不高。現代信息技術的進步為各行各業工作方式的改變提供了條件，事業單位內部也逐漸開始將現代化元素融入工作之中，但是對于檔案管理工作來說，信息技術卻遲遲無法引入。其中最主要的原因就是部分事業單位在檔案管理工作中資金投入不足，使得部分事業單位現代化設備不足，檔案管理現代化受限，一些單位只將計算機用于日常工作，未將其在檔案管理現代化、數字化、信息化發展中充分利用，無法為信息化程度的提高提供基礎條件。一方面，事業單位在進行內部檔案管理中并沒有將檔案管理系統高效運用，另一方面，雖許多事業單位已經完成了檔案管理系統的建立，但是相對應的信息化設備并不能跟上系統發展需要，系統訪問訪問人員嚴重受限，訪問人數稍多便會出現卡頓、甚至癱瘓等現象。另外很重要的一點就是，事業單位內部并沒有相應的現代化技術支持，人員對于現代化的了解程度也不高，如此種種，直接導致了檔案管理工作效率低下、問題頻發。

（三）人力資源管理理念有待更新。在當前快節奏的時代發展中，隨著各行各業的不斷變革創新，一些事業單位對于人力資源檔案管理工作時常處于忽視的重視的狀態中，在實際管理時，依然按照傳統的管理理念和模式來執行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對于單位的持久發展以及員工的可持續發展等都造成了很大的影響。

二、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）改變原有的檔案管理理念。事業單位內部需要加大力度對檔案管理進行講解，促使進行檔案管理工作的每一個人都能夠對檔案管理工作引起足夠的重視，對工作人員采取激勵手段促使其以更大的熱情投入到檔案管理工作當中，為單位內部檔案管理的改進和取得進展提出相關建議。除此之外，事業單位的負責人在平時進行管理工作時，要將檔案管理工作放在首位，多增加人手和財力、物力在檔案管理工作上，這樣才有利于檔案管理工作取得進展。面對現階段檔案管理工作當中產生的弊端必須加大力度加以剖析，并以此為前提利用行之有效的策略加以處理，同時將一些科學合理的檔案管理模式吸收進來，達到檔案管理工作逐步改進和健全的目的。只有這樣，才可以促使事業單位檔案管理工作取得進展。

（二）提升檔案信息利用率。事業單位進行檔案管理時需要完善的制度，在檔案管理制度落實的過程中需要結合正確的觀念，使檔案管理信息利用率大幅度提升，并且將傳統的檔案管理模式進行有效的改革，使檔案管理中的機制更加科學，同時有利于檔案管理工作的開展，能夠為單位的發展提供有利的幫助，使檔案信息內容能夠具有完整性。檔案管理制度的完善需要長期的時間，應根據當前的發展狀況，對事業單位的運行進行有效的改革和創新，使工作人員的積極性被激發出來，同時使人員了解到檔案管理工作的重要性，能夠進一步地進行檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平。事業單位在檔案管理過程中需要考慮檔案的安全，加強管理，針對檔案管理的安全問題進行分析，不僅要保證檔案存儲的安全性，還應提升檔案服務的水平，在各個環節中都應引起重視，嚴格地按照程序進行執行，保證檔案資源服務的水平，提升服務的整體質量。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質。為了使工作人員盡快熟悉了解大數據時代，科研事業單位有必要對工作人員進行定期培訓，通過培訓來提高工作人員的專業技能與管理能力，從而更好地發揮其自身優勢與崗位需求相結合，切實解決檔案管理中存在的實際問題，推動檔案管理工作進一步發展。作為科研事業單位，在開展培訓時，可以通過組織多種多樣的專題學術會議、研討會等相關活動，將培訓內容作為考核指標，選拔優秀人才，給予其外出培訓與交流的學習機會，提高工作人員的工作積極性。同時科研單位完善相應的績效考核激勵機制，將檔案管理納入日常管理指標，切實增強工作人員的工作熱情，并根據相關檔案管理人員的工作情況從物質和精神兩方面進行獎勵，實現管理人員的自我價值和科研單位的共同發展。

（四）加強檔案管理的數字化建設。在傳統的檔案管理工作中，主要的做法就是對檔案進行登記、備案，然后進行歸檔。時代在不斷地發展變化，人們越來越愿意使用信息技術來對檔案進行管理，因為這極大地提高了工作的效率和便利性。信息技術在檔案管理工作中的應用具體體現為將紙質檔案轉化為電子的信息化檔案，使檔案實現數字化管理，極大地方便了檔案管理，對于檔案管理實現信息化建設起到了至關重要的作用。在事業單位的檔案管理工作中，信息化處理之前要先將紙質檔案進行正確的分類，這樣做是為了避免信息漏洞的發生，也避免疑難問題的發生，對于一些需要永久性保存的文件，要先整理再實現數字化，防止信息漏洞現象的發生，因此要對需永久保存的文件及時進行處理才能使檔案更加完整。

結束語

總而言之，隨著時代的發展，要對傳統的管理模式進行創新優化，應用先進的信息技術、大數據等開展檔案管理創新工作。首先需要做的就是轉變檔案管理人員的傳統思想，確保檔案管理創新工作落到實處，讓其充分認識到自身工作的重要性，提高檔案管理的效率;其次就是對檔案管理服務模式進行深化改革，建立檔案數字化管理服務體系。在新時代，要重視培養檔案管理人才，不斷改革內部檔案管理與服務模式，使單位運行效率不斷得到提升，促進各項工作有序健康發展。

參考文獻

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