基層檔案現代化管理之我見

徐凱磊

摘 要：檔案管理工作是基層單位各項工作開展的重要基礎，當下傳統的檔管理模式已經不適應檔案檔案管理利用要求，需要及時創新改進管理模式，以適應基層單位對檔案管理服務的需求。

關鍵詞：基層單位;檔案管理現代化;需求

新時期，信息技術日漸發展完善，而檔案管理工作在信息化環境下面對新的發展機遇，出現了一些新的發展情況。當下，檔案信息的數量和種類不斷增多，傳統管理方式已經無法滿足檔案管理工作開展的實際需求，而且計算機網絡技術的出現也使得人們對于檔案管理工作提出的要求有所增高。檔案管理工作的開展，一方面要突破原有的管理模式，另一方面也要有效強化管理效率。通過分析現階段檔案管理工作中存在的問題，特別是對于基層單位實現檔案管理現代化的有效途徑進行了探討研習，提出管理措施的有效途徑，促進基層單位檔案管理現代化水平。

1 基層單位檔案管理工作存在的問題

1.1缺乏必要的管理制度

當前，基層單位中都建立了一系列的檔案管理制度，但大部分檔案管理制度只能起到表面上的約束作用，由于實際管理存在差距，缺少規范標準，很難在實際中具體應用。具體來說，檔案管理中的檔案號編制不規范，分類不清晰，標題擬定不全面，裝訂不規范，排序錯亂，歸檔文件收集不齊全等問題不同程度的存在。沒有有效制度的規范約束，檔案管理水平難以提升，檔案管理工作人員的崗位責任感和管理只能被動應付工作。所以，事業單位檔案管理工作的開展中，仍然存在著一系列從制度方面予以解決的問題

1.2檔案檢索利用水平低下

在基層單位日常檔案管理利用中，主要利用計算機檢索和人工查閱檢索目錄查閱兩種有效方式。理論上講計算機檢索應該快速便捷，但是由于受到信息技術和人員素質等多種外界因素的限制，基層單位中仍然沿用人工檢索模式的較多，極大地限制了檔案信息資源的查閱利用和有效服務。

1.3檔案利用率低

事業單位在工作過程中形成并存儲著大量的檔案資料，這其中既有大量無用的檔案資料，同時又存在著大量的有效的、有利用價值的檔案資料。從檔案的價值來說，檔案管理工作在事業單位發展的過程當中極為重要，其既是事業單位過往工作內容的記錄，也是事業單位未來發展的依據。是事業單位總體效益的提升的重要基礎保障。從目前的情況看，大量的檔案資料未能得到合理的開發利用，價值無法得到實現，而管理這些檔案資料又需要較多的人力物力資源來管理，這為檔案管理工作帶來了不利影響。

1.4檔案管理人員的能力素質有待提升

新時期的檔案管理工作越來越復雜，就越需要檔案管理人員的能力素質水平也應當隨著有所提升，対于一名合格的檔案管理人員而言，不僅需要掌握足夠的專業知識，同時也需要充分解檔案管理工作的實際需求，充分掌握相應的計算機網絡技術。檔案管理工作開展的主體是檔案管理人員。實際是基層單位檔案管理中，將檔案管理工作擺重要的位置之上的單位很少，這也使得檔案管理部門的工作得不到重視和認可，從而被安排到檔案管理崗位的大都是年齡大或者其他需要照顧的特殊人員，久而久之，檔案管理工作就會出現整體工作下滑，影響后續發展和管理水平的整體提升。

2 提升現代化檔案管理水平的有效措施

2.1提升思想認識

過去在傳統的檔案管理模式下，檔案管理工作處于被動工作狀態，僅僅滿足你來查我提供的“原始狀態”，檔案管理工作擺不上單位重要工作議事日程，始終處于次要位置之上，領導的不重視導致從事檔案管理工作的相關人員也被動應付工作，整體上對檔案管理工作重視程度不夠。所以，抓好檔案管理現代化水平的提升，首先要沖破傳統檔案管理模式的束縛，將檔案管理工作擺上領導議事日程，只有領導重視了，才能配備必要的人力物力，確保各項工作的正常有序開展，從而不斷提升檔案管理的現代化服務利用水平。

2.2完善檔案管理制度

計算機信息技術的快速發展，原有的傳統檔案管理模式已經不適應現代檔案管理的要求，檔案管理工作的內容和性質也發生了根本性的變化。對于基層單位中的檔案管理工作而言，檔案管理現代化除了要滿足本單位發展的需求，同時也需要跟上時代檔案發展的步伐，不斷建立健全和完善現有的檔案管理制度，以便更大程度上規案管理工作開展有效手段，消除一切不利于檔案現代化發展的障礙。同時，制度還要規范管理人員職責，做到職責清晰，各司其職，在制度約束下有效開展工作。

2.3規范檔案管理流程

對于基層單位中的檔案管理工作而言，一切都要在制度、規范、依據約束下開展才可以保障管理的有效開展，嚴格流程制定。首先，應當充分利用計算機網絡技術，積極促進檔案管理工作與信息化此發展之間的融合，構建起相應的檔案管理平臺，以便有效強化檔案管理工作的效率和水平。其次，檔案管理部門應當對于多種檔案信息的分類、保存等多項工作進行明確的規范，更大程度上滿足確保觀有檔案信息的可靠性，切實發揮檔案管理工作的實際作用。第三，應當強化現有檔案資料的利用率。檔案保管的目的是利用，同時利用也是檔案發揮自身價值的途徑。基層制了事業單位的檔案資料不僅記載了自身發展歷程，同時也記載著而公共社會發展的歷程。基層單位要充分借助現有的計算機網絡技術，實現資源互通共享，發揮現代化管理手段在檔案管理中的應用。

2.4定期開展檔案業務培訓

檔案管理人員要真正適應檔案管理要求，只掌握相應的專業技術是遠遠不夠的，要不斷提升個人綜合素質水平，不斷適應時代的發展進步而應有的變化。事業單位應當定期組織檔案管理工作人員參與相應的檔案業務培訓，及時了解掌握當前階段檔案管理工作的實際開展要求，存在的問題，并通過強化系統培訓和專業培訓，強化檔案管理人員的能力素質水平。在進行檔案業務管理知識培訓的同時，更要注意將計算機網絡技術的運用作為一項重點的培訓內容，以便更大程度上促進信息化技術在檔案管理工作中的應用。

總之，基層單位中的檔案管理工作在實際開展的過程當中，仍然存在著不夠完善的地方。只有提高認識，強化信息技術與檔案管理的有效融合，才能促進檔案現代化管理水平的不斷提升。

參考文獻：

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