試論學(xué)校常規(guī)管理中“三定一查”的基本策略

陳淼

摘 要：學(xué)校管理工作千頭萬緒，由于管理工作理念不新、思路不明、機(jī)制不靈、意識不強(qiáng)，容易出現(xiàn)管理低效的現(xiàn)象。為了提高學(xué)校常規(guī)管理工作實效，文章提出“三定一查”的基本策略，“三定”為：定工作清單、定工作思路、定人力資源;“一查”為：督查反饋。實踐表明，運(yùn)用這種管理策略能取得較好的管理成效。

關(guān)鍵詞：常規(guī)管理工作;“三定一查”;基本策略

中圖分類號：G627 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 收稿日期：2020-03-31 文章編號：1674-120X（2020）19-0040-02

一所好學(xué)校離不開一個優(yōu)秀的管理者，不同的學(xué)校管理有其特定的規(guī)律和特點。管理是在特定的環(huán)境下，對組織所擁有的資源進(jìn)行有效的計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制，以便達(dá)成既定的組織目標(biāo)的過程。學(xué)校常規(guī)管理是指一所學(xué)校日常的重要工作，包括教學(xué)、后勤、保障、輔助等基礎(chǔ)性工作，常規(guī)管理水平是考察一所學(xué)校管理工作水平的關(guān)鍵性指標(biāo)。

學(xué)校日常事務(wù)性工作千頭萬緒，上級任務(wù)、學(xué)校建設(shè)、綜治安全、德育工作、教學(xué)教研、處理師生突發(fā)狀況等，一項接一項的工作接踵而至，在管理過程中，難免會出現(xiàn)管理不到位，工作效率不高的現(xiàn)象。理清思路，統(tǒng)籌安排，靈活處理，跟蹤督查，及時反饋，可以避免管理出現(xiàn)漏洞，提高管理實效。

一、學(xué)校常規(guī)管理中存在的主要問題

（1）工作安排不及時。有的日常事務(wù)性工作是常規(guī)性的，按部就班地完成就好。有的是臨時性的、突發(fā)性的，則需要第一時間通知或布置下去。但往往會出現(xiàn)工作安排滯后，甚至忘記傳達(dá)或布置等情況，導(dǎo)致不能按時完成工作任務(wù)，甚至耽誤工作進(jìn)度。

（2）布置任務(wù)不具體。學(xué)校經(jīng)常會接到上級行政部門下發(fā)的一些通知要求，需要其執(zhí)行落實。學(xué)校內(nèi)部也會制訂一些活動方案、工作安排等，需要年級組、教研組或教職工照章執(zhí)行。很多時候，管理者只宣讀或轉(zhuǎn)發(fā)文件、通知或方案，沒有提出實施步驟、具體要求、時間節(jié)點，導(dǎo)致執(zhí)行者在落實任務(wù)的過程中莫衷一是，無從下手，甚至偏離目標(biāo)要求，達(dá)不到預(yù)期效果。

（3）實施過程無督查。督查是管理過程中必不可少的一個環(huán)節(jié)。工作任務(wù)布置下去后，實施進(jìn)展情況如何？效果怎樣？教職工有什么樣的反應(yīng)？是否出現(xiàn)問題或困難需要調(diào)整或解決？工作實施過程中缺少管理者的督查，容易出現(xiàn)執(zhí)行者應(yīng)付了事，沒有按要求完成工作，完成任務(wù)但質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

（4）發(fā)現(xiàn)問題無反饋。反饋是在某一行動和任務(wù)完成之后，將實際結(jié)果進(jìn)行比較，從而對下一步行動的進(jìn)行產(chǎn)生影響，起到控制的作用。但在日常管理中存在反饋不及時、不落地的現(xiàn)象。比如，執(zhí)行者在工作中發(fā)現(xiàn)有值得借鑒或推廣的好的做法或經(jīng)驗，管理者卻沒有及時肯定鼓勵宣傳;發(fā)現(xiàn)執(zhí)行不到位或遇到困難，沒有給予具體指導(dǎo)或幫助;發(fā)現(xiàn)思想偏差或不當(dāng)行為，沒有立即提醒、制止或矯正等。

二、學(xué)校常規(guī)管理問題形成的主要原因

（1）工作思路不明，責(zé)任不清。日常事務(wù)性工作繁多，沒有分清哪些是“緊急又重要”“緊急不重要”“重要不緊急”“既不緊急又不重要”的事，不分輕重緩急，胡子眉毛一把抓。沒有進(jìn)行梳理和統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致不能及時布置或傳達(dá)工作，甚至遺忘。學(xué)校對各部門的工作責(zé)任都有相對明確的劃分，但有的工作兼容性高，需要幾個部門協(xié)調(diào)配合才能完成，這時就會出現(xiàn)你不管，我不好管，他想管又覺得不便管的現(xiàn)象，最終造成無人管的結(jié)果。還有的人員缺少積極主動性，認(rèn)為多一事不如少一事。

（2）責(zé)任意識不強(qiáng)，敷衍塞責(zé)。習(xí)近平總書記指出：“現(xiàn)實生活中，有的落實中央決策部署不用心，不務(wù)實，不盡力，口號喊得震天響，行動起來輕飄飄。把說的當(dāng)成做了，把做了當(dāng)做成了。”要管到位，必須有高度的責(zé)任心。責(zé)任心是一種積極的態(tài)度，它包含敬業(yè)精神、積極主動、團(tuán)結(jié)創(chuàng)新、注重細(xì)節(jié)等。責(zé)任心的高低決定做事的效果。一件工作布置下去，還需要嚴(yán)密的過程監(jiān)督和調(diào)控，必要的指導(dǎo)、鼓勵和矯正，只有管理者用心盡力，勤政務(wù)實，才能把工作做好。

（3）管理水平不高，能力有限。絕大多數(shù)管理者都有把工作做好的愿望。但因為平時不注重學(xué)習(xí)，缺少發(fā)展性思維，憑以往經(jīng)驗辦事，墨守成規(guī)，以致出現(xiàn)“新辦法不會用，老辦法不管用，硬辦法不敢用，軟辦法不頂用”的現(xiàn)象，對工作中出現(xiàn)的問題，一是不善于發(fā)現(xiàn)，二是不善于指導(dǎo)。這樣一來，督查反饋這些在管理過程中必不可少的環(huán)節(jié)就無法落實落地。

三、提升學(xué)校常規(guī)管理工作質(zhì)量的基本策略

（一）制訂任務(wù)清單，理清工作條目

在學(xué)校常規(guī)管理工作中列出的清單可以簡化為詳細(xì)登記有關(guān)項目的單子。就是把要做的事情或準(zhǔn)備做的事情用表格的形式一一羅列出來，列示目標(biāo)、任務(wù)要點、時間節(jié)點、責(zé)任人員、完成情況等。用表格的形式列出工作任務(wù)清單，一目了然，可以防止遺漏某項工作任務(wù)，又可以持續(xù)、正確地把事情做好，擺脫高速工作的混亂和無序。在操作的時候，可以根據(jù)需要先制訂一份涵蓋幾項內(nèi)容的空白表。“工作任務(wù)及要求”是提前通知的，可提前填好，臨時性工作任務(wù)，接到一項記錄一項;“時間”一欄填寫工作任務(wù)布置和完成的時間、相關(guān)地點等;在“完成情況”一欄記錄工作完成情況、存在的問題、需要改進(jìn)的地方等。一張任務(wù)清單能確保工作思路清晰，任務(wù)不遺漏。

（二）擬定工作思路，有序安排部署

先理清工作任務(wù)的輕重緩急，確定完成任務(wù)的時間節(jié)點，這樣可以做到有條不紊，不打亂仗。常規(guī)管理工作千頭萬緒，先對清單上的工作任務(wù)進(jìn)行梳理，把要完成的工作任務(wù)分為“重要而緊急”“重要不緊急”“緊急不重要”“既不緊急又不重要”等類別。緊急的事，不管重要與否，必須馬上處理或執(zhí)行;重要又緊急的事更是重中之重，馬虎不得，必須第一時間落實到位;而既不緊急又不重要的事則可以往后挪一挪。然后思考各項工作應(yīng)怎樣安排部署才能使其落實得更快捷、更有效。

（三）確定人力資源，統(tǒng)籌布置落實

一是及時溝通交流，明確態(tài)度。可以在行政會上、教職工會上明確學(xué)校工作雖有分工，各司其職，但又相互交融，必須有人具體負(fù)責(zé)落實，不能出現(xiàn)無人管理和互相推諉的現(xiàn)象。安排誰具體負(fù)責(zé)，不存在越權(quán)問題，也不允許說別人越權(quán)。也可以和有這些想法的管理人員個別交談，了解其心里想法，做好思想工作，消除顧慮。

二是根據(jù)工作需要，確定第一負(fù)責(zé)人。相互交融的工作必須確定一位主負(fù)責(zé)人，否則就會出現(xiàn)各自為政的現(xiàn)象。比如，今年年初防控新冠疫情工作，在最初制訂學(xué)校疫情防控方案時，牽涉到后勤、綜治、德育、教學(xué)等方面的工作，便明確安排了分管綜治后勤的副校長全面負(fù)責(zé)，按照上級要求負(fù)責(zé)制訂學(xué)校防控工作方案，統(tǒng)籌防控管理各項工作，匯總各項資料，直接安排與協(xié)調(diào)各部門的工作。制訂“停課不停學(xué)”方案，涵蓋了教學(xué)和德育教育幾方面，安排了分管教學(xué)的副校長全面負(fù)責(zé)，德育副校長將有關(guān)學(xué)生思想教育、實踐課程的考慮傳達(dá)給教學(xué)副校長，納入“停課不停學(xué)”具體課程安排。

三是根據(jù)客觀情況臨時安排最合適的人員完成相關(guān)工作。學(xué)校管理人員和普通教職工都有各自的職責(zé)，各有各的特點和長處。適當(dāng)安排他們?yōu)閷W(xué)校做一些工作職責(zé)范圍之外的事，既可以提高工作效率，減少人員浪費(fèi)，又能充分發(fā)揮教職工的積極性。比如，假期期間，后勤人員負(fù)責(zé)監(jiān)管學(xué)校建設(shè)維修，便安排他們同時負(fù)責(zé)假期值班;抗疫期間，直接安排校醫(yī)每天負(fù)責(zé)校園和家屬區(qū)的消毒工作;安排年輕、有車、離教育局近的教師到局里領(lǐng)取為學(xué)校配備的消毒用品等。接到任務(wù)的教師不但認(rèn)真履職，還感謝學(xué)校對他們的信任，并表示隨時聽候?qū)W校召喚。

（四）督查落實情況，及時反饋調(diào)整

工作任務(wù)布置后，必須跟蹤執(zhí)行情況，及時檢查反饋，才能確保管理落到實處。一是布置工作要清楚具體。很多時候上級文件是宏觀要求，起指導(dǎo)性的作用，而怎樣落實落地必須有清晰具體的實施路徑。比如，副校長擬寫“停課不停學(xué)”方案時，事先要明確制訂方案的原則要求：嚴(yán)格遵照國家、省、市教育主管部門的要求，不走樣;符合學(xué)生的年齡特點和認(rèn)知能力;體現(xiàn)促進(jìn)學(xué)生德智體美勞全面發(fā)展的課程目標(biāo);體現(xiàn)自己學(xué)校特色，可操作性強(qiáng)等。然后要思考網(wǎng)絡(luò)平臺如何選用，各年級課程如何設(shè)置？運(yùn)用怎樣的方式將“停課不停學(xué)”方案通過教研組、學(xué)科教師落實到學(xué)生？再提出必須監(jiān)管實施過程，了解各學(xué)科、各年級和班級進(jìn)展情況，參與學(xué)習(xí)的人數(shù)，有哪些經(jīng)驗和亮點，存在哪些問題，并隨時指導(dǎo)，表揚(yáng)肯定并及時宣傳報道。最后放手讓教學(xué)副校長去安排布置落實。

二是隨時跟蹤了解工作進(jìn)展情況。有一次，教學(xué)常規(guī)檢查發(fā)現(xiàn)某年級個別班沒有品德練習(xí)冊。詢問原因，回答：“沒有發(fā)。”教材管理員說：“練習(xí)冊一來，我就在群里發(fā)通知要大家來領(lǐng)呀。”要杜絕這類現(xiàn)象再出現(xiàn)，就必須讓后勤管理人員隨時監(jiān)管教材發(fā)放情況;教學(xué)管理人員督察教材練習(xí)冊使用情況;具體管教材的人員發(fā)現(xiàn)不及時領(lǐng)教材的班級馬上點對點通知其領(lǐng)取。這樣一來，工作才不會出現(xiàn)漏洞。

三是發(fā)現(xiàn)問題及時反饋調(diào)整。管理工作難免會出現(xiàn)這樣那樣的問題。出現(xiàn)問題不可怕，可怕的是沒有發(fā)現(xiàn)問題和發(fā)現(xiàn)問題后不及時糾正調(diào)整。發(fā)現(xiàn)問題需要克服官僚主義、形式主義，深入工作實際，查看執(zhí)行落實情況，認(rèn)真聽取意見和建議，積極回應(yīng)員工訴求。對出現(xiàn)的問題要認(rèn)真查找原因，商議、尋找解決問題的辦法，不推卸責(zé)任，不求全責(zé)備。普遍現(xiàn)象會上講，個別問題個別談;原則問題再強(qiáng)調(diào)，態(tài)度問題要批評;突發(fā)問題馬上處理，疏忽出錯及時補(bǔ)漏。

管理的目的就是落實工作任務(wù)，達(dá)成既定目標(biāo)，取得實質(zhì)性的效果。管理者只要厘清工作思路、執(zhí)行路徑，合理調(diào)配人員，密切關(guān)注執(zhí)行過程，及時反饋執(zhí)行情況，調(diào)整工作措施，就一定會達(dá)到抓實抓細(xì)、管理到位、抓出成效的目的。

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