信息化系統提升后勤業務管理的研究

唐永杰

[摘 要] 信息化在企業應用中扮演著越來越重要的角色，傳統的管理模式已經很難適應新的業務形態和日益增長的業務需求。隨著市場競爭的加劇，企業對管理精細度的要求越來越高，降本增效已經成為企業發展、提高競爭力的重要因素。文章通過對后勤業務現狀進行分析，闡述了信息化對傳統后勤管理模式的優化和提升，介紹了系統的功能和建設過程。

[關鍵詞] 后勤作業；物流運輸；降本增效；物資追溯；船舶配載

中圖分類號：G475 文獻標識碼：A

一、現狀

近年來，隨著油氣開采的增加和現場作業的日益頻繁，后勤供應任務的壓力越來越大，貨物需求和船舶數量的增加對傳統的后勤工作模式帶來了很大的挑戰。現有的后勤任務包括從平臺要料到供應商發貨、物流運輸、平臺接收全流程的管理，同時需要從多個系統中獲取數據，存在著任務周期長、過程節點多、需求貨物雜、關聯系統廣等特點，整個流轉過程涉及部門及環節多，追蹤管理極為困難。以往基于純手工、電子表格的粗獷管理模式存在著效率、資源使用和追溯方面的問題，已經很難適應新業務模式的需求。

二、面臨的問題

現有后勤管理模式存在的問題，主要體現在以下幾點：

（一）效率低，速度慢，錯誤率高，員工工作壓力大

傳統的手工數據記錄模式需要操作人員在現場抄寫數據后返回辦公室錄入系統，多次重復的操作很容易造成數據信息的遺漏和錯誤。同時隨著作業任務的增加，現場需要記錄的信息越來越多，給現場員工帶來大量重復工作。

（二）信息反饋滯后

由于現場需要全天候不間斷作業，所以信息的錄入會相應的產生延遲，正常情況下大部分數據在任務完成后錄入系統，部分數據需要隔日錄入系統。

（三）孤島現象嚴重

后勤任務周期長、設計環節多，信息的采集存在著孤立的情況，信息沒有辦法進行有效的鏈接、整合，信息孤島現象嚴重。

（四）影響決策分析

從時效上分析，作業信息的滯后反饋不利于現場任務的調節，失去了快速決策的時效性，針對錯誤的任務決定，不能及時反映問題并采取錯誤，影響了后勤工作快速調度的分析決策。

（五）存在著停工待料的情況

由于信息傳遞的不及時，計劃由溝通驅動而非由計劃驅動，造成低效環節多、供應周期長、信息斷檔不易跟蹤。在執行過程中存在著由于人、機、物協同不及時造成的人機、時間和成本浪費的情況。

（六）物資追溯困難

部分物資在運輸過程中缺乏唯一身份標識，無法實現單品的過程數據采集，信息斷檔不透明，物資追溯困難。

三、信息化系統功能研究

針對上面提出的問題，企業決定通過信息化手段來改善現有的管理模式，利用成熟的技術實現對后勤業務的管理提升。

信息化系統實現了從物資申請、出庫、裝箱、裝船、接收等各個環節的管理，通過接口實現了不同系統間的對接，通過移動采集、無線網絡、條碼掃描實現了數據傳輸的同步。系統主要功能：

（一）任務處理機制

系統任務處理機制會根據需求任務的優先級、類別自動對任務進行分類組合，并根據任務的需求時間、優先級自動分發到指定的員工進行處理。

（二）貨物申請

貨物申請一般由平臺或供應商發起，主要填寫物資內容和需要送達現場時間。系統需要根據平臺對申請物資進行分類，并根據預先設定的規則對貨物進行排序。分類規則包括生活用品、生產物資、危化品、非標準包裝物資等。

（三）載具分配

調度接收到貨物請求后，會根據貨物情況計算載具數量，由于很多的物資沒有標準包裝規范，所以目前系統只提供了推薦的載具類型和數量，調度根據實際情況手工進行調整。隨著數據的積累和包裝的完善，后續可以通過數據分析和深度學習實現載具類型和數量的自動推薦。

（四）系統打包

為了便于物資的后續跟蹤，在運輸過程中參考了物流快遞的概念，將發往同一平臺的物資進行分類打包處理，系統自動為該包裝分配一個唯一的二維碼，后續通過掃描二維碼即可實現物資全流程的信息采集和跟蹤。

（五）打板操作

每次在打板前，現場人員先在托盤上粘貼好預打印的二維碼標簽，在貨物打好包后，將相同目的地的不同包裝的貨物統一堆放到托盤上面，掃描托盤及包裝標簽實現數據的綁定。

（六）托盤裝箱

托盤裝完后，將托盤放置到指定的集裝箱中，集裝箱上面粘貼了預印制的二維碼標簽，現場人員通過移動終端掃描托盤及集裝箱上面的二維碼，系統也可以通過語音方式錄入集裝箱編號，實現托盤與集裝箱的關聯。

（七）預配載裝船

預配載裝船操作是系統的核心功能之一。由于業務增加導致的現場要料需求增多，經常會出現貨物運抵碼頭但船舶裝載不了的情況，這種情況下調度就需要和要料單位協商哪些貨物可以晚發，造成了大量的反復性溝通工作和人力、機具的等待時間。通過預配載功能，可以將貨物通過圖形模擬的方式放置到船舶甲板上，減少了問題發生造成的成本浪費。

（八）稱重管理

由于海上平臺吊機有承重要求，所以在裝船時需要考慮每吊物資的重量是否滿足平臺要求，對每一吊貨物都需要進行稱重操作。系統通過將電子秤、藍牙及4G網絡結合，實現了稱重數據的實時采集及精準校驗，避免了潛在的安全風險。

（九）平臺貨物接收

物資到達平臺后，平臺人員需要對物資進行接收已完成整個運輸任務的閉環管理，如果平臺人員沒有按時操作，系統會按照規則自動完成默認接收。

（十）系統對接

由于企業已經上線了SAP和MAXIMO系統，分別管理著調撥和現場業務，為了避免重復的工作和提高數據的實時性，系統通過接口方式實現了與這兩個系統的對接。

四、效果

（一）提高工作任務處理時間

通過移動化辦公改變了傳統的業務模式，帶來高效的辦公方式，條碼采集提高了效率和準確性，數據通過網絡實時校驗、減少了錯誤的可能性。

（二）操作簡單、易于上手

全程二維碼操作，員工熟悉易上手，數據采集準確、安全。系統界面設計采用通用的APP方式，減少員工熟悉和培訓的時間。

（三）減少員工等待時間

系統將后勤需求自動按優先級進行排列，產生對應的任務，員工按照任務執行即可，通過系統將人、機、物有效結合，協同工作，減少了因互相等待造成的時間浪費。

（四）降低物流成本

通過優化物流流程，提升物流工具利用率，減少緊急發運，保障了一線生產用料的及時，降低了物流成本。

（五）減少管理費用

通過改善供應鏈信息的透明度，能夠快速解決問題，實時追溯供應鏈物資情況，降低了溝通及管理成本。

五、結語

文章分析了信息化建設對后勤業務的影響，并對信息化建設的過程進行了簡單的闡述，通過信息化系統的實施，優化了現有后勤業務的管理模式，提升了工作效率，減低了運營成本。