檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

張小園

[摘 要] 隨著社會經濟學的發展，中國的信息技術取得了長足的進步，并將其用作實現企業級發展目標的重要文件管理手段。文章根據信息建設中存在的一些問題，提出能夠滿足信息系統管理要求的一些建議。

[關鍵詞] 檔案管理信息系統；建設；問題

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

中國正處在一個不斷進步的新時代，信息技術是各個階段改革的重點，檔案管理面臨著許多挑戰。檔案館是按單位、教師、大學等記錄的歷史信息，是真實可靠的。隨著信息技術的飛速發展，文件管理系統的智能化已成為未來的趨勢，建立信息存儲系統管理和信息資源管理智能系統可以解決現有的各種問題。

一、檔案信息化建設的內容

建立文件管理信息系統是基于常規文件管理采用的一種文件信息，以提高使用信息技術收集、存儲、管理和使用文件信息的效率。首先，構建文件管理基礎結構，即構建文件管理系統，是構建整個文件信息的關鍵。只有成功建立了信息網絡基礎架構之后，才能收集存儲和管理已歸檔的信息。隨著社會的飛速發展，文檔管理水平不斷提高。相關文檔管理部門采用先進的文檔信息管理技術，不僅可以提高文檔信息的管理效率，而且可以在發送和共享過程中保護文檔信息[1]。

二、檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題

（一）人才建設存在的不足

檔案素養知識受素養，技術能力和專業背景的影響，計算機信息系統在工作過程中的功能和對用戶需求的理解存在誤解，影響了信息系統建設的詳細發展，我們無法分析用戶的需求，因此，用戶的參與率較低，無法相互交流，在系統構建過程中無法滿足許多用戶的需求。出現此問題的主要原因是缺乏按公司劃分的人才，缺少按公司劃分的專業和復雜人才以及現有人才的重新存在影響了按公司劃分的檔案信息化建設[2]。

（二）檔案管理制度不健全

當前的文件管理系統非常不完善，存在很多問題，許多文件沒有統一的規范，并且沒有關于文件保護和借用的詳細規定，這可能導致許多文件丟失和發生損壞，文件的實際值已大大下降。

（三）檔案人員業務能力不足

企業單位檔案管理員無法掌握和應用最新技術，例如數字圖像掃描方法，復印機應用技術，光學和網絡技術以及多媒體技術。同時，檔案人員缺乏學習搜索技術的能力，無法與其他圖書館建立聯系，這嚴重影響了系統的實際應用。

（四）基礎設施問題

隨著經濟和科技的發展，國家加大了對信息建設項目的資金投入，但是檔案信息管理的特殊性有效地減少了檔案信息建設的資金問題。基礎架構仍然存在一些問題。存檔管理要求使用大型服務器，因此應該開發和開發專用于存檔管理的軟件，以增強日常網絡管理和維護。換句話說，對檔案信息管理的資本投資不僅需要對硬件設備的投資，還需要更多的投資。盡管存在許多其他資金，但顯然，檔案管理機構的投資不能完全滿足檔案管理的信息管理需求。

（五）檢索方式單一和落時

到目前為止，在整合內部數據和信息的過程中，中國檔案管理仍然使用相對專有的數字整合方法。從檔案管理提供的信息系統的類型來看，該信息系統提供的信息不是動態更新的。同時，組織數字資源的過程不包括各種單獨的閱讀服務，這給文件管理查看器帶來了許多問題。而且，中國目前的文件管理集成系統不一樣，系統之間的集成標準也不統一，這將直接影響未來的資源共享，而偏離了信息系統集成的目的[3]。

（六）文件查詢過程很麻煩

現在，在引入大量文件信息之后，文件管理忽略了文件信息系統的普及。在這方面，中國的文件管理引入了先進的信息系統技術，數字資源文件管理信息通常在文件管理器中找到。另外，信息系統中文件管理的好處難以有效利用，并且這種信息系統也難以有效利用。特別是，借用和歸還當前文件管理很復雜，并且卡的注冊和手工注冊是很麻煩的，這給檢查員帶來很大的不便。

三、改善措施

（一）完善規范體系

目前，隨著國內外檔案管理信息建設的逐步實施，形成了一系列相關的系統標準。各部門和單位要加快檔案管理信息化建設，建設工作首先要結合地方標準和基于國際標準的行業標準，并在單位內部進行檔案管理信息化。同時，在信息文件的管理過程中，控制的類型和范圍不斷變化，因此，在首次開發規范系統時，應考慮建立盡可能廣泛的標準[4]。

（二）加大經費投入，建立數字化管理系統

管理人員越來越關注文件管理任務，但他們還需要投入更多的資金來緩解當今正在發生的各種不健康現象。有些單位不了解文件管理的重要性，因此它們的資金和開放資源大大不足。在新的Internet信息爆炸時代，計算機扮演了非常重要的角色，并且在許多行業中引入信息技術后，工作效率已大大提高。文件管理任務不再需要很多人。數字化管理是必然趨勢。為了能夠在文件管理中發揮作用和發揮價值，應認真研究、總結和應用各種有效的國內外數字管理經驗，并將其應用于實際工作。如果長時間放置的文件變成黃色，則應指派專門人員進行數字管理，并刻寫CD-ROM或信息庫以備將來使用。

（三）提升檔案管理人員的信息素養

信息技術在檔案管理中的應用是必然趨勢，也是現代檔案管理的獨特要求，可以有效地釋放人力資源，提高檔案處理效率和質量。但是無論如何，文件管理最終都是由人們實施的。單位的文件管理者是否具有較高的信息素養，計算機技術的操作和應用的靈活性和適當性直接影響文件信息建設的進度。因此，提高檔案管理人員的信息素養非常重要，迫切需要加強信息技術的實踐培訓。單位需要脫離現實，考慮人為因素，提高檔案管理員的職業素質，尤其是職業技能和職業道德，建立完善的培訓機制，提高對終身學習的認識。此外，該部門還邀請信息技術運營的應用專家為該部門的檔案管理員提供模型指導，闡明如何將信息技術與檔案管理相結合，以及如何管理信息系統的運行以及科學和標準。

（四）探索完善檔案信息管理方法

公司的文件管理人員應該學習數字圖像掃描方法，復印機應用技術，光盤和網絡技術以及多媒體技術。在學習了各種技術的基礎上，系統構建者可以大膽地考慮如何構建文件管理信息。新的治理模型還訓練了用于發送、處理和檢索文檔信息的高級技術。設置電子文件和電子文件，并設置電子文件管理的新標準。加強與其他檔案的聯系和交流，建立協作關系，檔案分工與各檔案合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。

（五）建立多功能閱覽室并進行適當的系統改革

為了加強檔案管理系統的建設，檔案館建立了一個多功能閱覽室，為閱覽者提供了一個快速瀏覽的環境，使他們可以共享檔案信息資源，搜索檔案和互聯網。我們需要提供查詢、記錄和加速信息管理等服務。此外，檔案管理信息系統的建設和發展需要在檔案的電子和網絡方面進行創新。因此，文件管理部門可以設置文件創建、讀取和查詢部門，并將其提供給管理人員。它提供了一個良好的環境，可以為檔案管理的信息管理提供更好的服務。

（六）建設合適的檔案管理信息化系統

經認證的文件管理信息系統具有以下特征：（1）前端控制實現了文件的集成管理，可以在同一系統中實現文件傳輸和文件請求處理，并且系統可以以電子方式記錄存檔提交和使用的全過程。（2）可以根據實際需要擴展檔案信息數據庫。在此階段，各個部門的內部系統并不是獨立存在的，而是具有相互交織的特點，因此，根據實際業務需求擴展檔案信息數據庫，使檔案數據成為可能。需要挖掘其背后的足夠信息，使得存檔數據的需求最大程度地發揮了存檔數據的作用。（3）一種用于保存和檢索檔案全文的功能。信息系統要求具有在局域網終端上顯示存檔信息的能力。在此聲明中，系統應該集中存儲重要文件，并在需要時掃描需要的文件，以便文件的用戶可以看到它。（4）文件數據管理是自動化的。通過從日常工作中消除檔案管理員的日常工作，如數據統計、打印和借閱注冊，可以減輕部門管理員的負擔，從而加快部門系統的工作。

四、結語

綜上所述，建立檔案信息管理系統是信息建設項目的重要項目。對于檔案館工作人員來說，可以不斷提高檔案館信息化建設意識，根據有關規范和制度對檔案館信息化建設進行創新性改革，提高檔案館管理效率。需要構建合理的管理平臺，從而提高工作的效率和服務的質量。

參考文獻：

[1]何潔.淺談信息化社會對傳統檔案信息服務模式影響[J].才智，2016（27）：221.

[2]張學利.論檔案信息資源的開發與利用[J].黑龍江史志，2014（12）：80-81.

[3]喬瑋.檔案管理信息系統建設合理性問題研究[J].西北成人教育學報，2014（1）：38.

[4]王燕.當前我國檔案管理信息系統整合對策研究[J].內蒙古科技與經濟.2014 （4）：13-15.