新時(shí)代高校畢業(yè)生檔案高質(zhì)量管理應(yīng)對策略

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[摘 要] 高校畢業(yè)生檔案是對學(xué)生學(xué)習(xí)情況、在校懲處情況等重要信息資料的重要記錄，能夠直接反映出學(xué)生的在校行為及整體表現(xiàn)，對于用人單位進(jìn)行人才選撥至關(guān)重要，是保障用人效果的關(guān)鍵資料。對于學(xué)生而言，檔案作為其學(xué)習(xí)成績及個人表現(xiàn)的重要憑證，在其職業(yè)生涯發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。加強(qiáng)對高校畢業(yè)生檔案的高質(zhì)量管理與運(yùn)用的重視，對于畢業(yè)生及用人單位的發(fā)展而言都具有重大意義。

[關(guān)鍵詞] 高校畢業(yè)生；檔案；高質(zhì)量管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

就目前而言，一些地區(qū)的人力資源服務(wù)中心對高校畢業(yè)生的檔案管理工作重視度不夠，對畢業(yè)生檔案的收集管理力度有限，在一定程度上降低了畢業(yè)生檔案的可信度，既不利于學(xué)生的發(fā)展，也影響著人力資源服務(wù)中心的工作效益，加強(qiáng)對高校畢業(yè)生檔案管理的重視，并采取有效措施提高管理質(zhì)量是新時(shí)期提升人力資源服務(wù)中心檔案管理工作效果的重要方式。

一、當(dāng)前人力資源服務(wù)中心在高校畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量提升上的難點(diǎn)

（一）高校對學(xué)生檔案管理缺乏重視，檔案完整度得不到保障

人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案的管理質(zhì)量高低，在很大程度上取決于高校在學(xué)生檔案地收集與管理上的水平高低。就目前而言，很多高校對畢業(yè)生檔案的管理意識還有所欠缺，管理方式的創(chuàng)新度嚴(yán)重不足，大多高校依然采用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案的易破損、易丟失等局限性導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理在源頭上就容易出現(xiàn)問題，檔案的完整度受到的威脅較大。此外，雖然部分高校采用了信息化管理模式，但由于全校學(xué)生數(shù)量龐大，學(xué)校負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理的人才有限，同時(shí)因?yàn)楣芾硪庾R的欠缺及人工操作的失誤，很容易導(dǎo)致畢業(yè)生檔案出現(xiàn)人與檔案內(nèi)容不符、錄入錯誤、紙質(zhì)原始版檔案與電子版內(nèi)容有出入等問題，使得畢業(yè)生檔案的全面性、完整性、真實(shí)性降低。此外，部分高校在畢業(yè)生檔案管理中的問題還表現(xiàn)于檔案移交方面。在檔案移交過程中，通常采用的是郵寄等方式進(jìn)行移交，存在檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)對檔案移交的后續(xù)跟蹤力度也非常不足，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案一經(jīng)離校，檔案的追蹤就很難落實(shí)。學(xué)校在檔案管理中存在的問題為畢業(yè)生的發(fā)展及人力資源服務(wù)中心的檔案管理質(zhì)量帶來了根源性的阻礙。

（二）畢業(yè)生個人對檔案的認(rèn)識不足

一般而言，只要畢業(yè)生及時(shí)準(zhǔn)確地向?qū)W校提供檔案接受地址，檔案丟失的現(xiàn)象就很難出現(xiàn)，但因?yàn)楫厴I(yè)生普遍對個人檔案缺乏正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到個人檔案對其發(fā)展及就業(yè)的重要影響，在提供地址信息方面存在拖延、不準(zhǔn)確等問題，為檔案丟失及其完整性破壞埋下了一定隱患。此外，一些畢業(yè)生就業(yè)延遲，其檔案沒有及時(shí)送到其所在地的人力資源服務(wù)中心，久而久之，畢業(yè)生檔案可能因?yàn)閭€人保管不當(dāng)?shù)纫蛩卦斐蓹n案被拆開、資料丟失等問題。畢業(yè)生自身的問題也為人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量提升帶來了一定阻礙。

（三）人力資源服務(wù)中心對畢業(yè)生檔案管理工作缺乏大局意識

人力資源服務(wù)中心在進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的過程中，同樣存在著多種問題影響著管理質(zhì)量。首先，因?yàn)槎鄶?shù)高校采用的紙質(zhì)材料進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理，信息化建設(shè)力度不足，這導(dǎo)致一些人力資源服務(wù)中心在接收到高校送來的畢業(yè)生檔案時(shí)，無法及時(shí)向高校送達(dá)回執(zhí)單，導(dǎo)致高校與人力資源服務(wù)中心在畢業(yè)生檔案移交方面存在溝通不及時(shí)等問題，為后續(xù)管理工作埋下了一定隱患；其次，針對學(xué)生個人送來的檔案中存在的被拆封等影響檔案完整性及可靠性的情況，人力資源服務(wù)中心沒有采取有效措施核實(shí)檔案資料的真實(shí)性；最后，部分地區(qū)人力資源服務(wù)中心在畢業(yè)生檔案管理中存在這管理模式單一問題，在歸檔完成后便束之高閣，沒有充分發(fā)揮檔案價(jià)值。在電子檔案的管理上，存在錄入不及時(shí)、查閱服務(wù)不到位等問題。

二、新時(shí)期人力資源服務(wù)中心對高校畢業(yè)生檔案進(jìn)行高質(zhì)量管理的有效策略

（一）加強(qiáng)引導(dǎo)，提高畢業(yè)生檔案管理意識

由上文可知，人力資源服務(wù)中心對高校畢業(yè)生檔案管理的效果在很大程度上取決于高校及學(xué)生個人對畢業(yè)生檔案的管理效果。因此，要保障人力資源服務(wù)中心畢業(yè)生檔案管理的高質(zhì)量，應(yīng)發(fā)揮其職能，加強(qiáng)對高校及學(xué)生個人意識的引導(dǎo)，全面提升相關(guān)各方的檔案管理意識，為人力資源服務(wù)中心的高質(zhì)量畢業(yè)生檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。首先，應(yīng)加強(qiáng)與高校領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流，通過開展畢業(yè)生檔案管理專題會議等方式提高高校領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人的管理意識，并通過向高校領(lǐng)導(dǎo)傳授管理經(jīng)驗(yàn)、提供信息化管理幫助等方式優(yōu)化高校在檔案收集及管理上的效果。在此基礎(chǔ)上，引導(dǎo)高校通過積極開展畢業(yè)生檔案管理相關(guān)講座、在校園公告欄等宣傳處張貼校報(bào)、通過高校微博及公眾號向?qū)W生推送相關(guān)知識等方式進(jìn)一步引導(dǎo)學(xué)生個人對檔案管理重視度地提升。同時(shí)，人力資源服務(wù)中心還應(yīng)協(xié)助高校進(jìn)行檔案移交工作確保高效開展，為高校的宣傳提供權(quán)威材料，包括如何進(jìn)行檔案移交、如果學(xué)生在個人移交過程中發(fā)生遺失或破損等問題時(shí)的處理方式等重要信息，進(jìn)一步提升高校及學(xué)生個人在檔案管理上的認(rèn)識[1]。

（二）結(jié)合實(shí)際情況，完善相關(guān)管理機(jī)制

制度地建立與完善應(yīng)保障全面性。首先，應(yīng)協(xié)助高校完善畢業(yè)生檔案管理制度。人力資源服務(wù)中心根據(jù)自身管理需求對高校在畢業(yè)生檔案管理上的收集、整理、裝訂、移交等流程的具體要求進(jìn)行規(guī)范說明，確保高校在檔案收集、整理上的完整性，確保檔案移交環(huán)節(jié)不會因?yàn)楣ぷ髁鞒滩灰?guī)范等原因造成檔案丟失、漏寄忘寄等情況；其次，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對高校檔案管理機(jī)構(gòu)與人力資源服務(wù)中心的相關(guān)部門之間的溝通機(jī)制進(jìn)行健全完善。人力資源服務(wù)中心應(yīng)盡可能地與高校檔案管理部門進(jìn)行聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際情況建立高效暢通的溝通模式，借助該溝通機(jī)制及時(shí)對畢業(yè)生檔案移交的發(fā)出與接收等情況進(jìn)行反饋溝通，提高檔案管理溝通效率及效果；最后，應(yīng)引導(dǎo)高校與畢業(yè)生之間建立檔案管理溝通渠道。通過設(shè)置專門針對畢業(yè)生檔案管理問題的熱線電話、在微博及微信公眾號中開設(shè)咨詢窗口等方式為學(xué)生提供溝通渠道，及時(shí)了解并解決學(xué)生的檔案問題。同時(shí)，高校可通過微博及微信公眾號窗口對學(xué)生檔案的收集程度、移交情況進(jìn)行反饋，為畢業(yè)生提供查詢服務(wù)。

（三）結(jié)合信息技術(shù)，強(qiáng)化信息化建設(shè)

要提高新時(shí)代人力資源服務(wù)中心對高校畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量，必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征對管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。因此，人力資源服務(wù)中心應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，在檔案管理過程中積極融合信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案形式及管理方式，保障新時(shí)代的管理質(zhì)量。首先，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)通過掃描等方式將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字材料，豐富檔案形式，提高檔案管理高效性、完整性與可靠性；其次，應(yīng)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極開發(fā)關(guān)于畢業(yè)生檔案查詢等功能的網(wǎng)站平臺，通過設(shè)置網(wǎng)上查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能為畢業(yè)生檔案的利用效果提供便攜幫助，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等對畢業(yè)生檔案進(jìn)行優(yōu)化管理分析，進(jìn)一步提高檔案管理的可靠性與完整性，在保障人力資源服務(wù)中心管理質(zhì)量的同時(shí)，也最大限度地發(fā)揮出畢業(yè)生檔案的作用，為畢業(yè)生就業(yè)及企業(yè)選聘提供更有效的幫助[2]。

（四）結(jié)合工作需求，提升管理人員專業(yè)性

檔案管理人員是保障畢業(yè)生檔案管理完整性及高質(zhì)量的關(guān)鍵。因此必須結(jié)合實(shí)際工作需求對管理人員的綜合能力進(jìn)行培養(yǎng)提升。不論是高校檔案管理部門，還是學(xué)生個人及人力資源服務(wù)中心相關(guān)部門，作為畢業(yè)生檔案管理的經(jīng)手者，都必須具有管理意識與專業(yè)能力。高校及人力資源中心管理人員專業(yè)性地提升，應(yīng)通過加強(qiáng)培訓(xùn)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、互相之間加強(qiáng)溝通等方式實(shí)現(xiàn)專業(yè)性提升，同時(shí)建立專職管理隊(duì)伍，保障管理質(zhì)量。學(xué)生個人的管理意識則需要高校及人力資源服務(wù)中心的宣傳引導(dǎo)。

三、結(jié)語

對高校畢業(yè)生檔案地管理，是人力資源服務(wù)中心人事檔案管理中的重要內(nèi)容，做好對畢業(yè)生的檔案管理，能夠在一定程度上提升就業(yè)率，同時(shí)能夠達(dá)到規(guī)范就業(yè)環(huán)境的效果，不論對于學(xué)生個人發(fā)展而言，還是對于社會整體發(fā)展都具有重要意義。人力資源服務(wù)中心作為畢業(yè)生檔案管理的重要機(jī)構(gòu)，必須履行提高管理質(zhì)量、做好管理工作的職責(zé)。在認(rèn)識到高校、學(xué)生個人及服務(wù)中心三方在檔案管理上存在的問題，并采取針對性措施進(jìn)行改善優(yōu)化，是提高質(zhì)量、做好管理工作的根本。

參考文獻(xiàn)：

[1]李婧.新時(shí)代高校畢業(yè)生檔案高質(zhì)量管理應(yīng)對策略[J].檔案時(shí)空，2018（12）：47-48.

[2]米力坎木·艾木拉江.加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理提升人力資源效用探究[J].魅力中國，2018（20）：267.