房地產測繪檔案過程管理和服務利用

馮連好

摘 要：測繪房地產檔案管理過程中涉及許多利益相關者必須認真和負責任地與每一個問題的處理。房地產企業測繪檔案的使用應遵循相應的原則，避免私人使用，必須通過堅持保密工作原則。本文介紹了紙質和電子測繪檔案管理過程，討論了有關房地產測繪檔案管理和服務利用文件的問題，希望能為房地產測繪檔案管理業務的發展提供參考。

關鍵詞：房產測繪檔案;過程管理;服務利用

不動產測量文件通常是測量單位的使用，使用前事先申請，批準后才可以使用文件，結束后必須要立馬退回，不能泄露文件內容。在房地產文件管理中，由于電子形式和紙質形式的文件管理方式存在差異，文件管理者有必要按照相應的方法進行管理。

1 房產測繪檔案過程管理

1）測繪檔案管理流程。第一，各部門檔案的交接。在取得測繪成果和有關測繪資料時，應當檢查全部測繪文件，并檢查施工圖紙。確保這些資料完整齊全準確才能簽字簽收。還需要根據測繪類型將電子信息檔案管理以及國家行政區域存放到服務器中。第二，按照相關規定對紙質裝訂文件進行整理，包括編號、裝訂在內，將這些文件檔案整理成資料卷。新增圖紙按編號保存;第三，建立檢索數據庫，并按系統要求將測繪項目相關信息錄入系統，便于檔案的查閱檢索操作。第四，檔案入庫后進行歸檔，整個項目的所有檔案按相應的順序放入單位檔案室。

2）紙質檔案的收集整理。依據檔案規則和形成的需求特點，從而使制圖文件之間的歷史關系繼續保持下去，這樣就可以得到更好的體現觀察往前活動的相關情況，以方便儲存和使用。房產測繪紙質文件的收集和整理研究內容，結合我國房產、地籍和工程技術測量等多種測繪管理模式，單獨發展進行相關文件的收集和整理，匯編成資料集。內容很多包括，如測繪合同、申請、承諾等測繪項目的代理材料;測繪中的技術文化，如房地產面積測繪、技術設計書、任務書等;測繪時使用的儀器技術設備進行證明資料;原始數據、相關說明、記錄資料;第三方或委托方提供的制圖基礎材料。測繪結果，成圖材料;總結繪畫技巧;測繪成果鑒定及質量檢驗報告等;計費憑證;其他應該保存的資料進行不動產測繪時，從申請處提交的施工圖紙和文件等也需要保存。整理歸檔檔案時，應當注意：歸檔的測繪相關信息數據和成果我們必須要正確、真實、完整，所有相關名稱應當統一、清晰，標識清楚、完整;施工圖紙應確保其規格符合標準。只有確認后才能歸檔。計算數據在歸檔中需要有完整的頁碼;所訂目錄應采用統一格式，并應仔細寫下，以確保字跡整齊。測繪技術成果交接后應立即備案。分批、長時間完成的測繪工程項目，應當嚴格按照完成時間順序分階段歸檔;在案件歸檔時，需要對數據卷中的所有數據進行分頁，建立歸檔文件目錄，對新歸檔的圖紙卷進行分頁;房產測繪成果和一般存檔的相關信息，但對于頻繁使用，更重要的結果可以歸檔，歸檔和拷貝數的合理增加;需要修改測繪成果時，應當在原有數據量的基礎上增加修改后的測繪成果和需要保存的有關資料，與原有的測繪成果和數據一起保存。

3）電子檔案收集管理。根據房產類型的不同，保存的方法也有所不同。對于商品房測繪項目，需要保存所有以樓號命名的文件，“移交資料”文件，“分層戶型圖”文件等，需要保存。保存要求非商業制圖項目：分丘圖文件時，文件登記測量報告，SHP數據文件，現場數據解算器的文件和所需要的信息。在保存的土地測繪工程項目，下列事項應當保存：測繪結果分析報告，成果圖，現場信息收集相關數據，SHP數據技術文件、軟件系統處理的過程以及數據、第三方企業提供的測繪資料、圖形編繪時使用的原始數據和另外一個需要通過保存的材料。在對電子測繪檔案進行歸檔時，應注意：首先，檔案應與紙質檔案一起保存。數據應存儲在的“成果數據服務器”中，應根據類別和區域。其次，審查應與紙質文件系統進行內容一致性;再次，有必要根據規定進行仔細修改。已經上傳到服務器的電子方案不能任意修改。有些項目需要更新，在原有基礎上增加新的電子文件，且要明確標注;最后，需要對電子檔案進行定期數據備份，以提高測繪檔案的安全性。

4）房地產測繪檔案保密管理。房地產測繪及其他文件檔案也需要保護機密管理。有關政府部門和所有責任人都要依照國家有關企業法律問題進行信息管理，所有步驟我們必須保密;管理者在沒有其他任何許可的情況下，不能對其他人說任何關于房產測繪檔案的內容。不允許外涉人員未經申請、批準閱覽有關文件。房地產相關的測繪文件需要按照相關的隱私法律進行管理;如果房地產公司返還使用制圖測繪文件是非常重要的，應立即放置在一個秘密庫，以避免泄漏。房地產相關的測繪文件需要按照相關的隱私法律進行管理;如果房地產公司返還使用制圖測繪文件是非常重要的，應立即放置在一個秘密庫，以避免泄漏。

5）銷毀的過程管理。廢棄被確定為沒有任何價值的房產制圖文件進行銷毀，包括圖紙，但是檔案管理員需要將銷毀的文件做好記錄，經部門審批、領導批準后方可銷毀。如果條件允許，過時的文件通過信息技術，進行電子保存，要需要日后在使用，第二如對廢棄記錄的審查無異議，可在指定地點銷毀。

2 房產測繪檔案服務利用

房地產測繪檔案管理是有效地使用測繪文件，使其在現實生活中得到應用。但這類房產檔案在服務利用上與其他類型的檔案有所不同，存在一定的差異，其中最顯著的是其利用原則。房地產測繪的對象檔案管理提供信息服務是一個單位，不為個人發展提供服務，還需要根據有限服務原則利用房地產測繪檔案時，根據相關規定和規范，在有限的范圍內為用戶提供服務的合法，有效。屬性測繪檔案管理與其他類型的檔案也有存在一些具有相似之處，都需要我們遵守保密原則。在進行該服務時，則必須遵守隱私法規，保護隱私權。如有違反，給予相應的處罰。房地產企業測繪檔案其最主要的服務對象是為測繪工作單位發展提供的，但所提供的服務有限，一般可以將房地產測繪成果、建筑圖紙、成副本的數據提供給測繪單位，不會提供原件。房地產測繪檔案的服務要進行按照有關程序，第一步就是希望一個單位申請，測繪文件管理需要部門負責人，批準后才能進行這項工作，需要調整文件副本。取回相關檔案后，復印后加蓋印章，交給申請人。

3 結束語

總而言之，在不動產進行測量數據文件的過程控制管理中，應根據不同類型的測量文件進行排序、存檔、收集，并合理利用測繪文件服務，提高測繪檔案利用率。

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