淺談事業單位人事檔案管理的重要性

韓秀杰

人事檔案在事業單位各項管理中起到重要的作用，檔案中真實的體現了個人在學習及工作過程中的經歷，是人事管理部門在日常活動中所形成的記錄，主要記錄著每個員工個人身份、學習經歷、教育程度、學歷資質、工作表現、繼續教育、職稱評聘、職務晉升、工資調整、年度考核、表彰獎勵等方面的文件信息資料。人事檔案與個人工資待遇、勞動福利保障以及人員組織關系等密切相連，具有一定的法律效用，主要記載著個人的人生軌跡。

1 事業單位人事檔案管理的特點

事業單位的人事檔案管理和業務檔案相比較，可以明顯看出，事業單位人事檔案管理模式更加趨于真實性，同時具有較高的機密性，在事業單位人事檔案中的相關資料信息中，對個人的各項基本信息都具有詳細及真實的記錄，在人事調動時，人事檔案信息提供十分重要的參考依據。因為人事檔案中的各類信息都會被真實、詳細的體現出來，通過人事檔案可以將個人的工作表現充分展現出來。隨著時間的推移，人員檔案信息也在不斷的完善，事業單位的人事檔案管理具有一定的動態性特點，因機關事業單位人事檔案資料多屬于機密性資料，故事業單位需制定一些有關保密性的制度，進一步加強人事管理人員‘關于人事檔案管理的業務培訓，當人事檔案資料需要進行整理時，要依據國家有關的檔案管理制度及時、認真、完整地完善個人檔案資料信息的連續完整性。

事業單位人事檔案管理是一項機密性很強、專業要求高的管理性工作，在人才資源過程中起到舉足輕重的作用，為事業單位選擇人才、干部選拔、人才識別等提供參考依據，是事業單位各項管理實現現代化、科學化、規范化的人事管理條件。完善的人事檔案管理可以有效地促進事業單位人才資源的發掘及使用，應當適應現代化的發展及管理需求，不斷擴展行政單位各項服務職能，為事業單位選聘提供堅實保障，進而發揮人才資源在事業單位管理中的效用，進一步促進人事檔案管理水平的提升。

2 人事檔案管理的任務

因機關事業單位工作環境及內容的特殊性，要時刻維護好人事檔案的完整性及安全性，這是整個人事檔案管理過程中嚴格遵循的要求，同時也是各項檔案管理工作人員與其他職能部門的共同職責。從某種意義來講，維護事業單位人事檔案的完整及安全性，更是檔案管理的核心任務，因為在事業單位管理中，檔案管理環節是維護檔案信息的完整性及安全性的一項重要環節及主要管理手段。另一方面，檔案管理工作是一個與可能損壞檔案資料的各種自然等因素進行斗爭的過程，簡而言之，在檔案管理工作中應該始終堅持以下四點：1）在檔案管理過程中，不使檔案資料信息分散、亂堆亂放;2）檔案資料之間不得出現相互混亂現象;3）保護檔案的機密性，不得泄漏檔案資料中的任何信息;4）不得使檔案資料遭到破壞。5）不得出現脫管現象。

下面簡要介紹一下人事檔案管理工作的幾個重要環節。

1）明確檔案的管理責任人。在人事檔案管理過程中，檔案管理責任人要在第一時間收集保存好人事檔案，其包括個人年度考核、崗位聘任調整備案表、個人調資表等原始資料，待各項工作調整完畢后，要及時整理充實到個人檔案里。在當今現實工作中，由于各機關事業單位年度調資工作很多是由財務人員負責，調整完結畢后就隨意放置，所以人事檔案管理責任人要在調資結束后及時收集個人資料并進行年度歸檔，避免造成脫管現象。

2）防止檔案的損壞。在人事檔案管理過程中，管理人員要分析并掌握導致檔案出現損壞的具體原因，進而有針對性的采取有效的解決措施加強防范工作，要最大程度上杜絕可能對檔案管理工作所產生的各種不利因素，進而將檔案管理工作中的自然損壞因素降至最低，有效地保證人事檔案的完整性。

3）延長檔案的壽命。人事檔案的管理不能停留在防止檔案自然破壞的環節，要采取系列措施，從根本上保護檔案，進而最大程度的延長檔案的使用壽命，換一句話講，就是延長檔案受自然破損的時間。

4）維護檔案的安全。第一，檔案作為一種事業單位人事信息的記載資料，要最大限度地保護檔案內容的安全性;第二，檔案作為一種社會現象，機密性強，必須不留余地的保護其安全性，不致因為檔案保管不妥善或者存儲條件惡劣導致檔案信息的泄漏，在政治上帶來隱患。

5）做好檔案的交接。人事檔案管理人員由于工作調整比較頻繁及不可抗拒的原因，第一責任人要及時準確地將歸檔完整的人事檔案做好交接，若第一責任人不能當面做交接時，接管責任人要在分管領導指導下，將人事資料逐一理順歸納，整理歸檔，絕不能出現沒交給我不管，造成個人檔案缺失，出現無法彌補的現象發生。交接時要在分管領導的監督下，做好雙方交接手續，簽字蓋章后各自留存。

3 人事檔案管理的作用

1）對人力資源結構的改善。在各事業單位管理過程中，要想實現人事檔案管理先進的人力資源結構，需要職能部門及人才資源的有機結合。當今，我國正處于經濟建設發展的黃金時期，事業單位的管理模式也在逐步的發生改變，進而使得事業單位工作人員的管理思想也在發生變化。對于這些變化，在人事檔案中都會進行真實、詳細的記錄。所以，在事業單位出現人員調動及調整時，各事業單位要加強人事管理部門特別是兼職業務人員的培訓，對相關的人事檔案保管意識不強，存在人事資料亂堆亂放，沒有及時歸檔，造成人員到退休審理檔案時，要及時改正。避免出現資料缺失，影響退休人員不能享有的工資待遇。事業單位人事管理人員要借鑒機關事業檔案管理中的各項管理規定，重點對個人人事任免、上級表彰等關系到個人的相關信息要做好備份，對職工做好正確的分析和歸檔，提高人事部門的重要性和工作效率，進而不斷推進對人力資源結構的改善，從而使得事業單位人事檔案管理的作用不斷得以發揮。

2）對人事調動的作用。我國現階段的各事業單位管理過程中，當出現人事調動時，相關部門及人員需要對調動人員的學習經歷、人員資歷、工作情況、黨員信息等進行全要素的掌握，對調動人員的性格特點及人員技能進行全面分析，這些信息的獲得，單單靠單位內部人員溝通及人際關系了解是不夠的，還需要調取人員檔案進行充分了解，進而給予正確的評價。因此，事業單位有關人員要對人事檔案的重要性給予足夠的重視，通過人事檔案可以提供更加全面、科學、系統的人員資料信息，可以高效地推動事業單位的人事管理工作的順利開展。

3）對個人能力的全面分析。在日常工作過程中，事業單位人事檔案管理人員要將每個人的學習情況、教育程度、個人發展歷程、工作表現等要有詳細的記錄，故機關事業單位在進行人事調整時，可以依據人事檔案記錄的內容以及相關資料的整合，有針對性的對人員進行選擇培訓，同時結合人員日常愛好及專業技能水平，有針對性的提升個人能力，進而提高人才資源效率。

4）個人考評任用的信息基礎。在事業單位日常管理中，人員的績效考評十分嚴格，而個人考評的最終結果將關系到人員日后的職位晉升及個人利益。人事檔案可以為人員考評提供足夠的信息，同時，考評的最終結果將會被記錄到人事檔案中，當事業單位想對人員進行全面了解時，人事檔案可以有效地提供人員各項信息，并對員工做出正確的判斷及考評參考。

4 總結

總而言之，人事檔案作為輔助性文件資料管理工作，在事業單位各項管理中起到重要的作用，檔案中真實的體現了個人在學習及工作過程中的經歷，因事業單位工作性質的特殊性，對各類重要信息具有較強的保密性，全體員工及各級領導人對人事檔案管理的重要性給予足夠的重視及正確的認識，當人員職務出現調動或調整時，有效保障人事檔案的合理利用，不斷促進人才結構的改革及完善，進而推動事業單位工作高效進行。