檔案數據內涵與特征探析

周可 袁方 王春芳 蘭日晶 張雯

摘 要：數字時代下的檔案管理工作面臨著諸多挑戰，其中，對于檔案數據的管理是保證企業檔案管理工作順利開展的基礎。想要提升檔案數據管理工作質量，相關工作人員首先需要對檔案數據的內涵與特性進行了解。鑒于此，文章分析了檔案數據的內涵，然后對其特征進行了深入研究，以供參考。

關鍵詞：檔案數據;內涵分析;特征研究

1 檔案數據內涵解讀

大數據時代，“檔案數據”作為術語的獨立性愈發顯現，有必要對其內涵進行揭示和解析。第一，從內涵上看，檔案數據首先屬于檔案信息，具備檔案性質，滿足檔案的所有基本要求。“檔案數據”是一個偏正短語，“檔案”為“本”，“數據”為“形”，對于檔案數據的定義應該以檔案作為邏輯起點，切合檔案管理范圍，不能讓“數據”的光環掩蓋了“檔案”的本來面目，以致脫離檔案的性質而使其外延過于泛化和無限化。故而，“檔案數據”一要具備檔案的基本屬性，包括原始記錄性、歷史性、社會性;二要具備檔案的基本價值，包括憑證價值、參考價值，具有保存意義。第二，從外延上看，“檔案數據”是一個廣義的數據集合。由于檔案數據來源構成的廣泛、表現形式的多元，檔案數據的外延比較廣泛，不僅包括檔案部門已經掌握和積累的各類數字化檔案資源、電子檔案等，還包括具有長久保存價值但還沒有納入檔案部門保管范圍的數據，如網絡檔案信息資源、社會檔案信息資源、新媒體檔案信息資源等;不僅包括內容、結構、背景等檔案元數據，還包括檔案部門在檔案管理業務過程中產生的檔案管理數據、檔案利用數據、檔案用戶數據等累積性數據。第三，從形式上看，“檔案數據”是數據化的檔案信息資源，以數據形式記錄和保存，能夠為數據設備、數據技術識別和處理，在滿足檔案性質的同時也滿足數據的一般屬性，這是檔案數據區別于傳統檔案信息的關鍵所在。本身就以數據形式存在的檔案信息自然不需多加討論，值得一提的是，對于傳統類型的檔案信息而言，只有經過數據化處理之后才可稱之為真正意義上的檔案數據。當然，定義一個新興術語總是一件容易引起學術爭論的事情，隨著數據社會的深入推進，以及檔案學與數據科學、檔案工作與大數據的融合發展，檔案數據的內涵可能還會出現新的闡釋。

2 檔案數據的特征研究

2.1 共生與互生性

檔案數據就其來源而言雖然泛在而離散，但相關的檔案數據本身卻構成了一個共生共在的檔案數據生態群落和生態圈。一方面，正如“傳統數據源通常在最開始就被嚴格地定義。數據的每一個比特都有重要的價值，否則就不會包含這個數據比特”，檔案數據百分之百是具有保存價值的數據信息記錄，但是單條檔案數據的價值密度往往較小，不足以反映問題全貌，發揮整體價值。“在大數據時代，無論是大數據還是所謂的小數據，以及各種各樣不同來源的數據，彼此之間往往會存在互相依存和彼此驗證的關系，彼此通過互相印證而實現各自的數據價值”，這其實與檔案整理強調保持歷史聯系、維護檔案齊全完整的精神是契合和相通的。檔案數據同樣需要保持其之間的有機聯系，將同一活動中產生的一個個數據聚類成一個齊全完整的檔案數據集。所以，檔案數據應當關注以數據集為單位的價值密度較高的多元累積數據，特別在數據顆粒度較細、離散性較大的大數據時代，檔案數據的這種共生性特點將體現得更為明顯。另一方面，在共生之上，每一條檔案數據其價值都與其他檔案數據的價值以及其所在檔案數據群落的整體價值相關聯，每一個基于同一歷史活動形成的檔案數據在檔案數據群落里進行著價值共享和互補，所有的檔案數據群落又共同構成了檔案數據生態圈，每一個獨立分散的檔案數據和分割的檔案數據群落在檔案數據生態圈中都發揮著獨特的作用，相互關聯、相互依存。檔案數據的共生與互生性，要求檔案數據管理必須重視檔案數據整體價值作用的發揮，打造檔案數據生態圈，實現檔案數據的共享。一方面，挖掘檔案數據之間的關聯性，形成良性循環。檔案數據關聯的過程就是數據之間價值共享和互補、相互提升價值的過程，同時也是檔案數據生態圈整體價值進一步提升的過程，實現檔案數據價值創造的良性循環。另一方面，要注重檔案數據的全體性，形成規模效應。檔案數據價值的提升和增值需要從全體檔案數據中挖掘和提煉，把各種分散的檔案點數據和分割的檔案條數據匯聚在特定平臺和場景上使之發生聚合效應，構建塊數據。“真正運用好全局數據，可以利用其進行合適的場景構建、匹配的場景連接和精準的場景洞察，這會真正賦予數據智慧。”所以，盡量收集全面而完整的檔案數據，拓寬檔案數據生態圈，打造檔案數據資源體系，為檔案數據關聯提供更多空間和范圍。

2.2 累積性

所謂累積性，即在累積達到一定程度后而產生狀態改變、規模遞增、程度加深及價值回饋等現象的演變過程。受數據化環境的影響，檔案數據以相對獨立的數據單元形式呈現更加明顯，其累積性也更加顯著。第一，從數據資源形態上看，在數據化時代社會活動當中形成的檔案數據碎片化和細顆粒化明顯，每一條檔案數據都是反映數據時代真實活動面貌的組成部分，在同一活動當中形成的具有有機聯系的數據經過不斷累積從而形成數據群組，構成檔案數據庫。第二，從數據資源規模上看，由“數據”到“小數據”再到“大數據”的躍升，取決于數據累積，海量檔案數據資源也正是通過對存量檔案信息的數據化，以及有保存價值增量數據的不斷采集、積累和沉淀而形成的，檔案數據長期連續累積才能達到檔案大數據的效果。第三，從數據資源價值上看，由檔案數據全集中挖掘出的檔案數據價值遠大于單個檔案數據價值之和，檔案數據的累積性也就成為檔案數據價值得以展現和提升的重要特性。此外，檔案數據的累積性還從某個側面暗示了檔案數據的即時性和易逝性。“大數據時代的數據具有‘實時性，世界被實時記錄的特征使得檔案界不得不重視這些稍瞬即逝的具有社會價值的數據的長久保存。”大數據時代逝去的數據資源遠比有意識保存下來的更多，有些甚至無法保存和搶救。由于數據記錄的實時變化、社會活動的不斷拓展、技術環境的更新換代及業務職能的更替轉型等，檔案數據生成變化加劇，如果不及時累積保存，便會造成檔案數據流失和消逝，影響檔案數據的完整性。檔案數據的累積性作為其基本屬性，是“檔案大數據”建設的促成要素，也是檔案數據價值充分實現的必要條件。檔案資源建設應當在開展“存量數字化、增量電子化”的基礎上逐步推進“總量數據化”，長期連續性地對傳統檔案資源進行全文本的數據轉換、對電子文件和其他原生數字檔案資源進行全要素的數據采集保存，積累豐富的、完整的、立體的檔案數據資源庫，建立檔案數據生態集群，構建覆蓋人民群眾的數據檔案資源體系。

3 結語

綜上所述，加強電子檔案的認知與管理工作，不僅關系到國家檔案資源體系建設，更能夠降低企業經營成本。企業領導在推進電子文件歸檔工作中，解決電子文件歸檔工作推進中的重點問題。同時，還應制定切實可行的管理制度來規范責任，明確職責，促進電子文件歸檔工作規范化、標準化、科學化。

參考文獻

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