高校科研檔案收集歸檔問題初探

陳玉峰 向紅

摘 要：新形勢下，收集歸檔環(huán)節(jié)作為科研檔案管理的源頭，需在這項工作下功夫，建立規(guī)范的管理制度，對科研檔案實行集中與單獨管理相結(jié)合，重視各種載體形式的材料，抓好研究過程中產(chǎn)生的資料收集，確保收集的科研檔案完整、系統(tǒng)，為科研檔案后期利用打下基礎(chǔ)，更好地為高校科研工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校檔案;科研檔案;收集歸檔

高校科研檔案是指高校在科學(xué)研究管理和實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字材料、實驗數(shù)據(jù)、圖紙圖表、聲像、照片等各種形式和載體的、并經(jīng)過立卷歸檔的文件材料，具體包括課題立項文件、鑒定材料、科研數(shù)據(jù)、各種圖表等檔案資料。高校科研檔案是科研人員從事研究活動的技術(shù)結(jié)晶，是學(xué)校科研創(chuàng)新體系建設(shè)和知識產(chǎn)權(quán)保護的重要內(nèi)容。高質(zhì)量的科研檔案應(yīng)完整反映課題研究的全過程，做到數(shù)據(jù)準確、材料齊全、編纂有序、書寫規(guī)范，具有全面性、綜合性、專業(yè)性和權(quán)威性的特點。

同時，科研檔案也是評價學(xué)校科研工作和檔案工作的重要指標，其管理水平的高低直接影響著科研工作的效率及后期管理。而高校科研檔案的管理，收集是第一步，也是最重要最困難的一步。作為科研檔案管理的源頭，收集環(huán)節(jié)是之后管理利用工作的基礎(chǔ)和前提，必須抓緊抓好。

1 收集歸檔中存在的問題

科研檔案不同于其他門類的檔案，有其特殊性，其專業(yè)性也更復(fù)雜，比如很多科研課題同時涉及多個相關(guān)專業(yè)的協(xié)作研究，不同專業(yè)研究形成的文件材料的特點和載體又具有差異性，歸檔的范圍和質(zhì)量難以把控。同時，一些重大科研項目的研究周期較長，從立項到結(jié)束持續(xù)數(shù)年，這就造成了科研檔案的形成周期長，持續(xù)時間久的現(xiàn)狀。對檔案管理而言，如果在項目過程中不及時收集歸檔，則極易造成文件材料收集不齊，出現(xiàn)缺失或混亂等情況，最后歸檔時會出現(xiàn)極大的困難甚至?xí)斐刹豢赏旎氐馁Y料損失。

具體科研課題檔案的歸檔范圍按課題進展分為科研準備、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應(yīng)用等幾個階段。對于檔案管理人員來說，這也只是一個大致范疇，對每個科研課題產(chǎn)生的具體文件資料有多少無法預(yù)測，大多數(shù)的課題檔案收集是課題組交多少檔案館存多少，工作較為被動。

2 解決問題的對策

2.1 增強歸檔意識，明確集中與單獨管理相結(jié)合

科研檔案的收集依靠科研人員的平時努力，在將整個科研課題檔案移交檔案館集中保管之前，課題組實行單獨管理，待課題完成后再集中移交至檔案館保管，所以提升作為原始資料收集的科研人員的歸檔意識，健全科研檔案管理制度勢在必行。每個課題組都應(yīng)指定專人作為兼職檔案員負責(zé)課題研究過程中資料的收集管理，并報校檔案館備案，而校檔案館（室）也應(yīng)在第一時間與課題組建立聯(lián)系，對課題進行適當(dāng)?shù)牧私猓攸c對兼職檔案員進行工作指導(dǎo)，并且隨時關(guān)注課題進展情況，檢查歸檔情況。對科研人員的培訓(xùn)首先要加強對檔案收集的重視，充分認識到收集歸檔對研究工作的重要性。兼職檔案員應(yīng)對科研人員反復(fù)宣傳和強調(diào)歸檔的重要性，幫助其樹立存檔意識。作為科研檔案形成的第一責(zé)任人，科研人員要認識到只有通過科研檔案歸檔才能保護自己的科研成果，完整的檔案材料才能系統(tǒng)反映課題研究的全過程。重點養(yǎng)成平時就將重要研究記錄保存下來的習(xí)慣，最后交給檔案管理員集中整理歸檔。

2.2 建立新的科研檔案收集管理理念

有了良好的歸檔的意識和習(xí)慣后，需建立科研檔案新的管理理念。當(dāng)前我國高校科研課題管理基本上是以計劃管理和成果管理為主的管理模式，高校科研管理部門和科研人員更側(cè)重的也是立項的數(shù)量、科研經(jīng)費的多少和課題能否順利結(jié)題，而對科研項目研究中間的管理過程重視不夠。這種“重兩頭，輕中間”的管理模式導(dǎo)致了科研項目最終形成的檔案文件大多集中在項目的立項和結(jié)項，而中間的科研過程文件經(jīng)常出現(xiàn)缺漏，而這部分第一手資料恰恰是科研檔案中分量最重的部分。因此，必須加強高校科研課題研究過程中產(chǎn)生的檔案管理，改變“重兩頭，輕中間”的管理模式，強化研究過程中檔案的收集工作，做到歸檔工作貫穿整個課題研究全過程。

2.3 建立規(guī)范的收集歸檔制度和約束措施

制度建設(shè)是進行科研檔案管理工作的保障，建立規(guī)范的收集歸檔制度是首要任務(wù)。理順科研文件材料的歸檔流程，抓住檔案管理規(guī)律，明確收集歸檔范圍，制定出完善的歸檔計劃。同時除了注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集，要特別重視電子文件、聲像資料等特殊載體檔案的收集，這部分檔案在項目中發(fā)揮著重要作用，一旦未及時收集歸檔，后期則很難補救。在工作中要積極促進紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機融合，努力構(gòu)建現(xiàn)代化的科研檔案儲存模式，加快科研檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)高校科研檔案管理的有序管理、自動檢索，提升高校科研檔案管理的數(shù)字化水平和利用價值。

通過制度的建立，制定檢查與約束措施，最終做到課題研究工作和檔案管理同步進行，即下達科研計劃和制定歸檔計劃同步;檢查課題研究進度和檢查科研資料的形成情況同步;結(jié)題驗收、鑒定和檢查檔案歸檔是否齊全保持同步。在課題結(jié)束時研究成果等級與評獎必須由檔案管理部門出具課題歸檔證明，將歸檔情況作為課題結(jié)題的考核內(nèi)容，其歸檔是否完整與課題組成員的考核與獎勵掛鉤等。

3 結(jié)論

高校科研檔案的收集是后期管理利用的重要環(huán)節(jié)，各高校要根據(jù)自身的實際情況和發(fā)展特點，提升科研人員檔案的歸檔意識，增強科研人員對檔案收集歸檔重要性的認識，建立健全切實可行的科研檔案管理制度。依靠制度的落實，最終通過行政手段實現(xiàn)科研檔案管理常態(tài)化，齊抓共管，抓好歸檔齊全率，做到通過檔案管理真實還原課題研究的完整過程。科研人員和檔案人員都應(yīng)積極促進科研檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高科研檔案建設(shè)的實踐價值，為高校科研檔案的管理與利用做出努力。

參考文獻

[1]易紅君.高校科研檔案三級管理模式探討[J].科技資訊，2018（36）：P150-151;

[2]李想.淺析高校科研項目檔案過程管理[J].辦公自動化，2020（6）：P53-54.

作者簡介

陳玉峰（1971-），女，四川成都人，本科，四川大學(xué)檔案館，館員，研究方向：檔案管理與利用。