關于完善社會保險業務檔案工作流程的思考

摘 要：當前天津市社會保險檔案館已完成一期檔案系統所生成中長期業務檔案接收和驗收工作，紙質檔案數字化加工工作已全面完成，金保二期檔案系統也已完成設計研發。本文從如何提升社會保險業務檔案質量的前提下，對比分析天津市一期檔案工作流程和二期檔案工作流程特點，并對二期檔案工作流程的優化提出幾點見解。

關鍵詞：社會保險檔案;工作流程;檔案質量

社會保險業務檔案管理工作是整個社會保險經辦服務工作的重要組成部分，社會保險業務檔案真實記載了廣大參保單位和參保職工的參保過程、繳費記錄、個人資料、個人賬戶記載等參保信息，與廣大參保單位和參保職工終身相伴[1]，社會保險業務檔案質量水平的高低直接影響著參保單位和參保職工的切身利益。

1 一期檔案工作流程存在的弊端

一期業務檔案工作流程是檔案在各分中心立卷，檔案在各社保分中心保管一年后由檔案專職管理人員在檔案管理系統中向檔案館提出移交申請，檔案館抽查預驗收合格之后安排車輛組織上門接收，檔案驗收崗人員對接收的檔案逐卷逐件逐頁進行驗收，復核崗按10%-30%比例對驗收完畢的檔案進行抽查復核，檢查驗收崗工作質量。在驗收和復核時重點查驗“實物件數與目錄件數不符”、“缺主表”、“缺章”等問題，如發現問題案卷，在驗收完畢后撰寫檔案質量分析報告并反饋給相關分中心，由分中心到檔案館整改。整改無誤后的紙質檔案交由數字化加工車間進行掃描、質檢、掛接、塑封、裝盒、檔案盒蓋章等操作，最后移交至庫房保管，其弊端如下：

1.1 檔案數字化加工滯后

一期業務檔案在檔案移交到檔案館之后再進行數字化加工工作，在此之前紙質案卷存放一年以上時間，由于分中心檔案庫房設備設施整體情況并不完善，安全保管上存在風險。

1.2 案卷問題發現時間晚

一期檔案系統流程設置為檔案移交在前，檔案驗收在后，檔案在生成一年之后移交到檔案館，案卷中存在的質量問題需經過檔案館驗收和復核之后才能被發現。

1.3 問題案卷整改滯后

在分中心案卷全部驗收完畢后，檔案館整理分中心問題案卷明細，起草案卷質量整改意見書，聯系分中心到檔案館整改，由于大部分檔案問題需經檔案驗收后才能被發現，導致問題案卷整改滯后，影響查詢利用效果。

2 現行檔案工作流程特點

本著實施金保二期檔案實時監控和分級負責的檔案管理原則，檔案館重新設定檔案驗收接收流程，從檔案形成源頭把控案卷質量，充分發揮檔案輔助崗檔案質量第一道關卡的作用，當前已完成二期檔案工作流程的設計和系統的研發，其特點如下：

2.1 對檔案進行全面自查

分中心專職檔案管理人員對金保二期檔案系統中生成的紙質檔案和電子檔案進行全面自查，確保印章、日期、頁碼、電子影像完整、清晰、準確，檔案經全面自查后方可在檔案系統內提出移交申請。

2.2 驗收端口前移，提前把控檔案質量

與一期檔案系統相比，二期檔案系統將檔案驗收環節設置在檔案接收前，檔案館驗收崗對分中心提出移交申請的業務檔案電子影像進行驗收，對照二期檔案系統內著錄信息，與電子影像信息進行比對，逐頁查看電子影像，將驗收中發現的問題反饋給分中心進行整改。驗收端口前移可使案卷問題在紙質檔案移交至檔案館前得到整改。

2.3 設置檔案監交權限

為明確檔案質量的重要性，檔案館在二期檔案系統內設置了檔案監交權限，由分中心檔案工作分管領導操作。檔案經檔案館預驗收后，分中心分管領導按5%比例抽檢紙質檔案、電子影像和卷內文件目錄數據，如發現問題，反饋至檔案管理人員進行整改，整改無誤后完成監交。

3 完善檔案工作流程的設想

3.1 設置審核崗，防范檔案風險

根據防控社會保險基金管理風險的相關要求，可以加強風險防控工作為契機，設置檔案審核崗。業務經辦人員在業務經辦中及時掃描業務材料，邊經辦邊影像化，審核崗及時對電子影像進行審核，確保在電子影像生成時，電子影像件數與紙質材料件數一一對應且頁碼無誤，業務材料不存在缺少分中心經辦專用章和經辦人章等問題。如出現上述問題，審核崗人員及時進行反饋，經辦人員及時進行整改。

3.2 靈活掌握檔案驗收比例

自二期檔案系統上線至今，電子檔案質量已有明顯改進，針對當前電子檔案生成量大，驗收崗人員有限的實際情況，對不同分中心和不同類別案卷，根據電子影像質量情況設置不同的驗收比例，驗收比例與問題案卷比例成正比，因此可避免人力浪費，提升工作效率。

3.3 固定檔案輔助人員崗位職責

自二期檔案系統上線后，檔案館為各分中心配置了檔案輔助人員，其職責主要為協助分中心做好紙質業務材料的集中掃描、協助分中心業務部門兼職檔案人員進行業務材料立卷、協助分中心業務部門兼職檔案人員對已歸檔的紙質文件和電子文件進行自查質檢等工作，但在實際工作中檔案輔助人員存在被安排到其他崗位的情況，今后要固定檔案輔助人員崗位職責，不得挪作他用。

3.4 加強對檔案管理人員的培訓

社會保險業務檔案管理工作具有較強的專業性和政策性，因此檔案管理人員需要熟練掌握相關業務知識和法律法規，并且還需要具備較強的計算機操作能力。根據工作需要，需不定期對系統內專職、兼職檔案管理人員進行培訓，培訓重點首先側重于常見案卷問題，協助分析問題產生的原因，告知如何在經辦中避免此類問題的再次出現，并進行經驗交流，提升技能水平[2]。其次，解讀最新修訂的《社會保險業務文件材料歸檔范圍和保管期限表》，重點是新增、刪除和變更部分，歸檔時嚴格執行最新一版《社會保險業務文件材料歸檔范圍和保管期限表》，提升歸檔效率。

3.5 實施檔案庫房動態管理機制

在全面完成檔案整改后，二期系統上線后生成的中長期業務檔案逐步移交至檔案館保管，二期檔案系統開發完畢至今，所生成的業務檔案在分中心檔案庫房存放，數量較多，大多尚未移交。各分中心檔案庫房庫容不同，檔案生成數量亦不相同，檔案館可對各分中心檔案庫房情況進行實時監測，準確掌握各分中心檔案庫容和檔案生成量。在檔案移交工作中根據各分中心庫房使用情況，因容施策，對存檔壓力較大的分中心先行組織交接，緩解分中心存檔壓力，一地一策，精準管理，形成長效機制，提升檔案管理精準服務水平。

4 結語

在新的時代背景下，社會保險的經辦模式在不斷變化發展，社會保險業務檔案工作流程也需要不斷完善和優化，只有這樣才可以實現社會保險業務檔案管理規范化、信息化、現代化建設，進而增強檔案反證業務和服務業務經辦，維護參保單位和參保人員的切身利益，實現“記錄一生、保障一生、服務一生”的莊嚴承諾。

參考文獻

[1]饒惠，胡金亮.基于社保檔案信息化管理的幾點建議[J].現代國企研究，2016（6）：179-181.

[2]羅仁紅.新時期加強社保行業檔案管理隊伍素質建設的探討[J].辦公室業務，2018（14）：114-116.

作者簡介

朱方野（1988-），漢族，天津人，本科，助理館員，天津市社會保險基金管理中心檔案館，研究方向為社會保險業務檔案管理。