公立醫院文書檔案管理模式創新研究

馮新池

摘 要：檔案體現著醫院的過去、現在和未來，而連接這一時間過程的重要紐帶就是檔案管理工作。作為醫院日常工作中的重要組成部分，公立醫院文書檔案對于醫院工作質量和效率的提高具有重要意義。本文首先對公立醫院文書檔案管理現狀進行了簡要分析，就創新公立醫院文書檔案管理模式提出了有效策略，旨在為公立醫院文書檔案管理模式創新提供一定參考。

關鍵詞：公立醫院;文書檔案;管理;創新

在公立醫院行政管理和組織活動中，通過行政性公文等轉化而來的文件材料被稱為公立醫院文書檔案，作為醫院管理的必備工具，公立醫院文書檔案對于醫院的運營與發展而言具有重要的參考價值，與醫院的發展息息相關。隨著醫院管理的不斷變化，行政管理也發生了巨大改變，給公立醫院文書檔案管理帶來了新的挑戰。基于此，相關人員要不斷地對公立醫院文書檔案管理工作進行創新，確保公立醫院文書檔案管理工作更加規范化、高效化。

1 公立醫院文書檔案管理現狀

1）缺乏檔案管理意識。對于大型公立醫院而言，其自身集合了醫療、教學、科研、預防、保健等功能于一體，由于醫院的核心業務是醫療工作，領導紛紛將關注的重點投向了醫療工作，這樣一來就會忽略文書檔案管理工作，自上而下的缺乏檔案管理意識是大多數公立醫院存在的現象，給醫院帶來負面影響[1]。比如：在醫院經費保障方面存在不足，缺乏先進的檔案管理設施設備，檔案管理的現代化和安全性無法得到滿足;另外，由于缺乏檔案管理意識，檔案管理部門的相關工作人員對檔案管理工作缺乏積極地工作態度，檔案管理缺乏秩序性，將文書檔案與資料檔案混為一談，這對于公立醫院文書檔案管理工作的開展是十分不利的。

2）缺乏完善的檔案管理制度。現階段，缺乏完善的檔案管理制度是大多數公立醫院文書檔案管理的表現之一。未在醫院內部設置專門的部門進行管理，主要采用監管的模式，也因此造成多個部門重復性管理的不良情況出現，檔案被各個科室做分散性保存，缺乏統一的檔案管理格局，在檔案發生損毀或丟失情況時，不能及時被發現，無法確保檔案的完整性和安全性。

3）缺乏與時俱進的管理方式。當前，醫院檔案管理工作遠遠落后于醫療業務管理工作，缺乏與時俱進的管理方式，在信息化建設方面缺乏力度，在檔案的存儲方面仍然是采用傳統的紙質文件材料，無論是在管理、存儲方面還是在查閱方面都面臨巨大挑戰。盡管有些醫院建立了文書檔案管理信息系統，卻也只是在存儲形式方面進行了簡單的改變，由電子文檔代替了傳統紙質檔案，在檔案信息化管理體系的建設方面缺乏科學性、全面性和系統性[2]。

2 公立醫院文書檔案管理模式創新

1）創新文書檔案管理工作模式。檔案管理是一項系統且復雜的工作，在進行檔案管理時要堅持的原則就是建立統一性管理模式。通過在檔案的收集、歸檔、管理、利用等環節的管理工作中采取統一的管理模式，可以確保檔案的完整性和安全性[3]。創新檔案管理模式，首要的工作就是要創新檔案收集、存儲及利用等相關的檔案管理制度，檔案管理工作人員應該切實將檔案管理制度的落實、執行等工作納入崗位職責和工作目標中。在實行統一的標準化的檔案管理模式時可以運用相應的行政手段，確保規范化、制度化的檔案管理工作可以逐漸向信息化檔案管理模式轉變。

2）創新文書檔案管理存儲模式。隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子檔案應運而生，為檔案的管理、存儲及利用帶來了便利。傳統的紙質檔案所體現出來的優點就在于數據更加真實、安全、直觀，具有較高的普及性，無論是在法律效力還是在憑證效力方面都具有強大的優勢，其缺點就是要想檔案的保存更加完整，對于物理空間的需求較大，還具有較高的環境要求。相比于傳統的紙質檔案而言，電子檔案的存儲更加便捷，沒有空間要求，不易損毀，在遠距離共享方面更是具有獨特的優勢，電子檔案可以對文本、錄音、錄像等多種形式的檔案進行存儲，而電子檔案的缺點就在于缺乏足夠的安全性和穩定性。在進行檔案管理的過程中，可以采取電子檔案與紙質檔案相結合的方式，創新檔案管理存儲模式，實現優勢互補，為檔案的歸檔保存提供雙層保障。在對電子文件進行歸檔時，必須要落實國家對于電子檔案管理的相關規定和要求，保障電子文件的真實性、有效性和完整性。

在檔案存儲的具體工作中，首先要按照相關標準建立檔案室，為檔案管理工作提供充足的物理空間，檔案保護設備的選擇也要嚴格遵循國家安全標準，為紙質檔案的存儲提供安全的環境。與此同時，要建立健全檔案銷毀機制，及時銷毀無效的檔案文件，為紙質檔案的存儲提供充足的空間。其次，安裝數字檔案管理系統，建立健全相關基礎設施，比如醫院內部構建專門的檔案存儲數據庫，專門用于對檔案資料的存儲，同時針對其做好備份處理，避免數據資料遺失。

3）創新文書檔案管理收集途徑。醫院管理人員應對檔案工作人員進行“檔案先行”理念的教育和引導工作，做到檔案的產生時間、地點與檔案的收集時間、地點同步。針對醫院的檔案管理工作，首先，應從內容收集上做出創新，擺脫醫院傳統文書檔案管理收集中存在的一些局限，將更多內容信息納入文書檔案管理收集內容中;其次，創新檔案收集方式，擺脫傳統的資料收集局限，以視頻、圖片、文字等形式來展現，充分豐富資源基礎;再者，創新檔案收集手段，以醫院的重大事件為契機，比如院慶活動、院史館等，促進院內各科室之間的交流與溝通，對工作人員收集檔案資料的工作進行指導，使室藏檔案得到不斷地豐富，進而促進醫院檔案資源的豐富[4]。

4）創新文書檔案的利用。首先，利用先進工作者的事例促進醫院文化的傳承與弘揚。具有文化屬性的檔案資源可以實現教育功能，達到宣傳醫院歷史和先進工作者事例的目的，有效將醫院的價值理念和行為準則傳遞給每一位醫護工作人員，促進院內醫護人員自豪感和集體榮譽感的提升，使員工深刻感受到醫院文化內涵，提高醫院文化的影響力。其次，推出檔案文獻史料編研成果，促進醫院文化的傳播。編史修志可以有效整合醫院文化，醫院豐富且全面的反映歷史原貌的檔案信息為編史修志提供了支撐。在編排檔案的過程中可以重新梳理和編排現有的歷史文化內容，為醫院文化建設服務，使醫護人員更加了解醫院的歷史，增強醫護人員對于醫院的歸屬感，提高醫護人員的凝聚力[5]。再者，利用新媒體實現檔案管理成果的共享。隨著互聯網信息技術的發展，醫院可以在新媒體工具的支持下使檔案的利用價值得到更好的實現，通過建立醫院檔案管理微信公眾號、微信群等，向醫護人員和人民群眾傳遞醫院信息資源的開發成果，為醫院文化的傳播和傳承提供新的渠道。

3 結語

醫院的發展歷程會在醫院文書檔案中得到全面的體現，為了將文書檔案的作用更好地發揮出來，就要認識到當前醫院文書檔案管理模式存在的問題，并進行深入的研究，不斷探索醫院文書檔案管理模式的創新方法，為醫院的可持續發展提供有利基礎。

參考文獻

[1]劉英霞.芻議信息時代醫院文書檔案的信息化管理[J].辦公室業務，2020（10）：94+105.

[2]馮峰.新時期提升醫院文書檔案管理質量研究[J].中國衛生標準管理，2020，11（02）：9-11.

[3]鄭越文.大數據環境下醫院文書檔案信息化管理探討[J].辦公室業務，2020（01）：122.

[4]周輝.大數據時代醫院文書檔案管理及信息化應用[J].辦公室業務，2019（24）：113-114.

[5]楊志聯.試論信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略[J].蘭臺內外，2019（34）：3-4.