基于電子文件環(huán)境下企業(yè)項目檔案管理的思考

趙翠

摘 要：《電子文件管理歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等的實施，為網(wǎng)絡(luò)時代電子文件檔案管理工作提供了執(zhí)行依據(jù)。但在企業(yè)實際的項目檔案管理工作中，受限于各行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各執(zhí)行單位要求不統(tǒng)一、各操作人員素質(zhì)不統(tǒng)一等因素，企業(yè)的電子文件項目檔案管理依舊面臨諸多困境。本文以F市城市軌道交通A項目（以下簡稱“A項目”）為例，結(jié)合自身工作實際，分析在電子文件環(huán)境下項目檔案管理存在的問題，并粗略指出個人工作建議。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、無紙化辦公環(huán)境，在極大提高工作效率同時，也帶來了文件冗雜、版本眾多、辨識不易等問題，《電子文件管理歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與檔案管理辦法》等管理規(guī)范應(yīng)運而生，為電子環(huán)境下的電子文件管理提供了執(zhí)行依據(jù)，但目前，電子文件的生成主體、文件處理系統(tǒng)等諸多因素，都極大的影響到電子文件的質(zhì)量，以及后續(xù)的項目檔案管理工作。

1 背景介紹

F市城市軌道交通A項目為F市重點建設(shè)項目，全長33KM，地跨2市4區(qū)，參建單位多達60余家，工期計劃5年。

A項目建設(shè)單位自成立之初即開發(fā)了辦公系統(tǒng)，集OA辦公系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等于一體，使用單位涵蓋建設(shè)單位、勘察設(shè)計咨詢單位、項目施工單位，旨在減少“溝通壁壘”、達到各項工作“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”。同時，項目建設(shè)單位自成立之際就著手制定了項目檔案管理辦法，頒布實施《A項目檔案實施細則》，從項目文件形成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，具體明確了各項相關(guān)工作要求。

即便如此，在網(wǎng)絡(luò)化、電子化辦公環(huán)境下，A項目在實際的項目文件、項目檔案管理工作中，依舊存在著諸多難點、問題亟需解決，以備后期相關(guān)驗收工作的開展。

2 A項目檔案管理存在的問題

2.1 來源廣泛，收集范圍大

A項目參建單位眾多，每位參建人員都是項目文件的形成者;項目工期長，文件形成時間跨度較大;工程建設(shè)難度高，針對某一個難點建設(shè)部位，往往來往文件較多，流程繁瑣。文件來源范圍極廣，文件種類極多，收集難度極大。

2.2 文件冗雜，鑒定工作難

與文件形成者的工作習(xí)慣有關(guān)，在電子文件環(huán)境下，某份文件或許有備份若干、草稿若干，如稍有標(biāo)識不慎，或未及時整理歸檔，均會導(dǎo)致文件冗雜，對后期的鑒定工作帶來極大不便。

2.3 雙套執(zhí)行，整理任務(wù)重

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件環(huán)境下，項目檔案工作只是傳統(tǒng)的收集、分類、編號、組卷或組件。但在電子文件環(huán)境下，需按照雙套制執(zhí)行，電子文件、紙質(zhì)文件均需按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理。在整理過程中，需時刻關(guān)注并標(biāo)識電子檔案與紙質(zhì)檔案的互見、對應(yīng)關(guān)系，檔案人員工資任務(wù)極大。

2.4 系統(tǒng)繁多，對接工作難

電子化辦公環(huán)境下，各社會主體均迅速開發(fā)自身的“辦公系統(tǒng)”，A項目涉及的參建主體較多，尤其是政府辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，集政府、事業(yè)單位、市屬企業(yè)于一體，便利了上述單位工作的開展。但A項目建設(shè)單位為非市屬企業(yè)，政府對其建設(shè)單位的系統(tǒng)權(quán)限開放僅限于基礎(chǔ)性的收發(fā)文工作，這樣，該項目建設(shè)單位需同時使用2個甚至更多個3辦公系統(tǒng)，電子文件收集難、工作對接開展難。

3 問題的原因剖析

3.1 執(zhí)行依據(jù)不足

城市軌道交通項目近年來呈快速增長趨勢，除北京、上海、廣州等少數(shù)幾個軌道交通建設(shè)較成熟的城市之外，后起之秀目前尚處于探索階段，規(guī)章制度等執(zhí)行依據(jù)不夠健全，比如F市，截止目前，尚未有項目主管部門統(tǒng)領(lǐng)性的項目檔案執(zhí)行依據(jù)。

3.2 人員素質(zhì)不足

A項目參建單位眾多，加之F市各區(qū)在A項目建設(shè)模式及項目有關(guān)報規(guī)報建、征地拆遷等諸多工作方面的政策有所不同，在規(guī)范性文件格式、版本等方面也會有所不同;此外，各參建單位文件形成者、處理者、資料員、檔案員素質(zhì)不統(tǒng)一，且受文件處理習(xí)慣的影響，在即便有文件著錄格式、文件處理流程，項目文件質(zhì)量依然參差不齊。

3.3 業(yè)務(wù)指導(dǎo)不足

A項目在實施中，行業(yè)主管部門、電子文件管理部門、檔案管理部門、項目主管部門因分工不同，對項目電子文件、電子檔案的重視程度不夠，對工程建設(shè)的重視程度遠高于項目文件、項目檔案的重視程度，對項目電子文件相關(guān)工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)亟需加強。項目建設(shè)單位根據(jù)公司實際制定了《項目檔案實施細則》，但受制于項目主管部門、檔案主管部門對城市軌道交通建設(shè)項目檔案管理規(guī)范的缺失，項目建設(shè)對各參建單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理方面，對電子文件與項目紙質(zhì)檔案的整理關(guān)系的業(yè)務(wù)指導(dǎo)暫時缺失。

4 對企業(yè)項目檔案管理的工作建議

鑒于上述問題，建議從以下四個方面開展對A項目的檔案管理工作。

4.1 統(tǒng)籌管理、全面管理

一方面，政府項目主管部門需統(tǒng)籌全局，對項目檔案工作堅持三納入原則，從項目施工的各個重要環(huán)節(jié)提出把控要點，主動開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作;同時，作為A項目的建設(shè)單位，需宏觀把控本項目的電子文件和項目資料管理工作，同時，針對具體業(yè)務(wù)開展詳細的指導(dǎo)、培訓(xùn)、教育工作，全面提升參建單位的電子文件、項目檔案管理意識，全面提升資料員的業(yè)務(wù)員素質(zhì)。

4.2 前端管理、全程管理

一方面，A項目建設(shè)單位需要從信息系統(tǒng)角度出發(fā)，實現(xiàn)電子文件的全方位管理，具備電子文件的歸檔功能;另一方面，檔案人員需在文件全生命周期中及時跟蹤與A項目有關(guān)的、來自全參建單位的電子文件及其元數(shù)據(jù)。

4.3 明確標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理

標(biāo)準(zhǔn)是一切工作的引領(lǐng)。A項目的《項目檔案實施細則》規(guī)定了“如何做”，明確了關(guān)于組卷標(biāo)準(zhǔn)和原則，文件責(zé)任人以及編號等一般規(guī)則，但“做哪些”、“如何移交”、“如何驗收”等與政府部門相關(guān)的工作需要由政府項目主管部門、檔案主管部門來進一步明確。此外，在紙質(zhì)版文件簽署過程中，需牢牢關(guān)注文件簽署的有效性，嚴格按照規(guī)范簽署，保證文件、檔案在保管中的安全性。

4.4 人員管理、常態(tài)管理

A項目的《項目檔案實施細則》明確，每半年組織項目檔案人員培訓(xùn)一次，以提升項目檔案人員對該項目檔案整理的標(biāo)準(zhǔn);明確項目檔案管理員需報備建設(shè)單位，保持人員穩(wěn)定，以保證項目資料人員隊伍的穩(wěn)定。《項目檔案實施細則》還明確，現(xiàn)場業(yè)主代表需每月匯總上報分部分項驗收情況，以明確項目檔案主要工程節(jié)點，及時跟蹤項目資料的查驗工作。人員管理、常態(tài)化管理在項目檔案管理中已取得一定成效，需進一步完善、實施。