基于電子文件環境下企業項目檔案管理的思考

趙翠

摘 要：《電子文件管理歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等的實施，為網絡時代電子文件檔案管理工作提供了執行依據。但在企業實際的項目檔案管理工作中，受限于各行業標準不統一、各執行單位要求不統一、各操作人員素質不統一等因素，企業的電子文件項目檔案管理依舊面臨諸多困境。本文以F市城市軌道交通A項目（以下簡稱“A項目”）為例，結合自身工作實際，分析在電子文件環境下項目檔案管理存在的問題，并粗略指出個人工作建議。

關鍵詞：電子文件;檔案管理

網絡環境、無紙化辦公環境，在極大提高工作效率同時，也帶來了文件冗雜、版本眾多、辨識不易等問題，《電子文件管理歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔與檔案管理辦法》等管理規范應運而生，為電子環境下的電子文件管理提供了執行依據，但目前，電子文件的生成主體、文件處理系統等諸多因素，都極大的影響到電子文件的質量，以及后續的項目檔案管理工作。

1 背景介紹

F市城市軌道交通A項目為F市重點建設項目，全長33KM，地跨2市4區，參建單位多達60余家，工期計劃5年。

A項目建設單位自成立之初即開發了辦公系統，集OA辦公系統、項目管理系統、檔案管理系統等于一體，使用單位涵蓋建設單位、勘察設計咨詢單位、項目施工單位，旨在減少“溝通壁壘”、達到各項工作“標準統一”。同時，項目建設單位自成立之際就著手制定了項目檔案管理辦法，頒布實施《A項目檔案實施細則》，從項目文件形成、整理、歸檔等環節，具體明確了各項相關工作要求。

即便如此，在網絡化、電子化辦公環境下，A項目在實際的項目文件、項目檔案管理工作中，依舊存在著諸多難點、問題亟需解決，以備后期相關驗收工作的開展。

2 A項目檔案管理存在的問題

2.1 來源廣泛，收集范圍大

A項目參建單位眾多，每位參建人員都是項目文件的形成者;項目工期長，文件形成時間跨度較大;工程建設難度高，針對某一個難點建設部位，往往來往文件較多，流程繁瑣。文件來源范圍極廣，文件種類極多，收集難度極大。

2.2 文件冗雜，鑒定工作難

與文件形成者的工作習慣有關，在電子文件環境下，某份文件或許有備份若干、草稿若干，如稍有標識不慎，或未及時整理歸檔，均會導致文件冗雜，對后期的鑒定工作帶來極大不便。

2.3 雙套執行，整理任務重

傳統紙質文件環境下，項目檔案工作只是傳統的收集、分類、編號、組卷或組件。但在電子文件環境下，需按照雙套制執行，電子文件、紙質文件均需按照相關標準進行整理。在整理過程中，需時刻關注并標識電子檔案與紙質檔案的互見、對應關系，檔案人員工資任務極大。

2.4 系統繁多，對接工作難

電子化辦公環境下，各社會主體均迅速開發自身的“辦公系統”，A項目涉及的參建主體較多，尤其是政府辦公系統的應用，集政府、事業單位、市屬企業于一體，便利了上述單位工作的開展。但A項目建設單位為非市屬企業，政府對其建設單位的系統權限開放僅限于基礎性的收發文工作，這樣，該項目建設單位需同時使用2個甚至更多個3辦公系統，電子文件收集難、工作對接開展難。

3 問題的原因剖析

3.1 執行依據不足

城市軌道交通項目近年來呈快速增長趨勢，除北京、上海、廣州等少數幾個軌道交通建設較成熟的城市之外，后起之秀目前尚處于探索階段，規章制度等執行依據不夠健全，比如F市，截止目前，尚未有項目主管部門統領性的項目檔案執行依據。

3.2 人員素質不足

A項目參建單位眾多，加之F市各區在A項目建設模式及項目有關報規報建、征地拆遷等諸多工作方面的政策有所不同，在規范性文件格式、版本等方面也會有所不同;此外，各參建單位文件形成者、處理者、資料員、檔案員素質不統一，且受文件處理習慣的影響，在即便有文件著錄格式、文件處理流程，項目文件質量依然參差不齊。

3.3 業務指導不足

A項目在實施中，行業主管部門、電子文件管理部門、檔案管理部門、項目主管部門因分工不同，對項目電子文件、電子檔案的重視程度不夠，對工程建設的重視程度遠高于項目文件、項目檔案的重視程度，對項目電子文件相關工作的業務指導亟需加強。項目建設單位根據公司實際制定了《項目檔案實施細則》，但受制于項目主管部門、檔案主管部門對城市軌道交通建設項目檔案管理規范的缺失，項目建設對各參建單位的業務指導僅限于傳統紙質檔案的整理方面，對電子文件與項目紙質檔案的整理關系的業務指導暫時缺失。

4 對企業項目檔案管理的工作建議

鑒于上述問題，建議從以下四個方面開展對A項目的檔案管理工作。

4.1 統籌管理、全面管理

一方面，政府項目主管部門需統籌全局，對項目檔案工作堅持三納入原則，從項目施工的各個重要環節提出把控要點，主動開展業務指導工作;同時，作為A項目的建設單位，需宏觀把控本項目的電子文件和項目資料管理工作，同時，針對具體業務開展詳細的指導、培訓、教育工作，全面提升參建單位的電子文件、項目檔案管理意識，全面提升資料員的業務員素質。

4.2 前端管理、全程管理

一方面，A項目建設單位需要從信息系統角度出發，實現電子文件的全方位管理，具備電子文件的歸檔功能;另一方面，檔案人員需在文件全生命周期中及時跟蹤與A項目有關的、來自全參建單位的電子文件及其元數據。

4.3 明確標準、規范管理

標準是一切工作的引領。A項目的《項目檔案實施細則》規定了“如何做”，明確了關于組卷標準和原則，文件責任人以及編號等一般規則，但“做哪些”、“如何移交”、“如何驗收”等與政府部門相關的工作需要由政府項目主管部門、檔案主管部門來進一步明確。此外，在紙質版文件簽署過程中，需牢牢關注文件簽署的有效性，嚴格按照規范簽署，保證文件、檔案在保管中的安全性。

4.4 人員管理、常態管理

A項目的《項目檔案實施細則》明確，每半年組織項目檔案人員培訓一次，以提升項目檔案人員對該項目檔案整理的標準;明確項目檔案管理員需報備建設單位，保持人員穩定，以保證項目資料人員隊伍的穩定?！俄椖繖n案實施細則》還明確，現場業主代表需每月匯總上報分部分項驗收情況，以明確項目檔案主要工程節點，及時跟蹤項目資料的查驗工作。人員管理、常態化管理在項目檔案管理中已取得一定成效，需進一步完善、實施。