醫院文書檔案的規范化管理措施

鄭愛云

摘 要：不斷發展的社會經濟為我國醫療衛生事業的建設與發展提供了有利條件。同時，文書檔案管理工作的重要性也隨著醫院的快速發展而愈加突顯，進而成為醫院各項工作中的一項極為重要的工作。但由于這一工作具有工作量大特點，所以需要醫院應引起高度重視，使之管理更加規范。針對這一情況，本文以醫院文書檔案管理為主要內容，對其特點和特殊性進行了分析，并深入探討了如何對其實施規范化管理，希望能夠為大家提供有效參考。

關鍵詞：醫院;文書檔案;規范化管理

醫院文書檔案中包含的內容較多，諸如基建項目資料、會議記錄、合同、委托書、總結發展規劃統計資料以及年度工作計劃等均在其中，其作為一項文字材料在醫院開展各項活動中發揮了重要作用，包括黨務管理、行政管理以及醫療護理管理等。且醫院臨床科研的進行也依賴于文書檔案，管理和利用好文書檔案，能夠充分發揮出醫院辦公室參謀助手作用。最近幾年，快速發展的醫療衛生事業，促使醫院管理工作更加規范化、制度化，由此也就愈加突顯了醫院文書檔案管理的作用。

1 醫院文書檔案管理的特點和特殊性

1.1 醫院文書檔案管理的特點

首先，文書檔案使用中的相關載體與內容十分豐富多樣，其真實記錄了醫院發展歷程。醫院文書檔案中囊括了醫院的各種會議記錄、詳細的工作計劃以及戰略部署等內容。其次，醫院文書檔案管理中需要展開有效的收集、保存和記錄，以為使用者隨時查閱提供便利，保證此類檔案保存中使用價值的有效性。最后，此項工作還與文書工作的關系十分密切，借助開展文書工作可以有效收集和整理檔案，當文書工作質量得到了提高，則在一定程度上也有利于提升醫院文書檔案管理水平。

1.2 醫院文書檔案管理的特殊性

相較于普通的檔案管理，醫院文書檔案管理更為特殊[1]。其主要體現在下述幾個方面：第一，主要的文件類型是各種業務文件，同時其中囊括了部分參考價值極高的黨務類文件;第二，在具體開展過程中，因為各種文件更新速度快，需要管理人員在開展文書檔案管理活動時有效利用各種指導性文件，保證文書檔案管理可以和醫院戰略部署的工作要求相符;第三，醫院工作人員在升職的過程中，文件數量將會顯著增多，由此就讓文書檔案管理變得十分困難，需要管理人員必須具備較高的文書檔案管理綜合水平。

2 醫院文書檔案的規范化管理措施

2.1 樹立文書檔案規范化的管理意識

現階段，新醫改不斷深入，此形勢有利于整個醫療系統的轉型升級和良好發展，基于此，整個醫療系統，尤其是醫院均加大了改革力度[2]。在醫院管理系統中，文書檔案占據著重要位置，更應積極改革，增強規范化管理意識，正確領會新醫改要求，有效把握時代發展方向，從而使規范化管理意識形成，且不斷增強。首先，對醫院相關領導來說，應對文書檔案管理工作引起重視，規范化的管理意識不可缺少，結合時代發展要求展開規范化改革，并把規范化管理意識充分滲透到醫院管理工作的每個環節中，立足于規范化管理將文書檔案錄入，確保醫院穩定、持續發展。其次，應對規范化文書管理的意識展開大力宣傳，幫助醫院廣大職工樹立規范化意識，使其可以規范化管理意識為指導，促進自身良好進步，以及更好地開展相關工作，確保整個醫院工作的順利開展。

2.2 規范醫院文書檔案收集工作

收集工作是整個文書檔案管理工作中最為重要的一部分，開展收集工作可以將醫院文書檔案分散和集中管理的矛盾有效解決。這就需要醫院檔案室或檔案館加大業務工作的指導和調查力度，積極實施入室檔案或入館檔案的標準化，使檔案的完整性和齊全性得到保證，使醫院文書檔案全宗更加完整[3]。所以，對醫院文書檔案收集予以規范，應將下述幾個方面切實做好。第一，對醫院文書檔案的收集范圍予以明確，按類型開展收集工作。醫院文書檔案無論是各職能科室承辦，還是上級部門下發等需要歸檔的文件材料，均離不開檔案室或檔案館的檢查以及辦公室的把關，對文書檔案形成前的立卷要求以及文件字體要求等予以規范，根據類目開展分類整理工作，為收集工作提供方便。醫院要規范化開展檔案收集工作，將責任落實到具體人頭，以免導致醫院檔案文書材料收集不齊全。第二，醫院檔案室或檔案館應對各科室、各部門開展收集工作的時間予以確定，確保第一時間收集。如應在設備儀器安裝調試或開箱驗收登記的30天內歸檔設備儀器文件材料，統一移交文書檔案材料，確保第一時間歸檔文書檔案。沒有在規定時間移交的，醫院檔案室或檔案館應積極收集和催促文件。

2.3 建立規范化檔案制度

針對醫院檔案管理做進一步加強，在積極開發檔案信息資源的同時，將其充分利用起來，確保醫院檔案工作可以和衛生改革工作進程保持同步，促進衛生事業各項工作順利開展，這是醫院開展檔案管理工作的主要目的所在。從某種程度上來說，醫院文書檔案管理是醫院檔案管理水平的真實體現，其管理水平對檔案資料的完整性與質量具有決定性影響。只有促進本院文書檔案工作地位的有效提高，規范銜接文書工作和檔案工作，加大部門之間的合作力度，真正把這一工作落到實處，構建完善的工作程序以及管理制度等為切入點，進一步強化此項工作，使文書檔案管理工作更加標準化、規范化，才可以促進文書檔案利用率提升，確保醫院良好發展。借助構建完善的檔案管理規章制度和相關體系，高效開展檔案管理工作。如醫院可以立足于《檔案管理法》制定相關檔案管理制度，確保每份檔案從裝訂到最后的借閱等均有相應的管理制度為依據，為檔案的銷毀、利用提供重要參考。

2.4 打造一支高素質的管理人員隊伍

文書檔案管理工作在很大程度上影響著醫院的發展，所以必須積極打造一支專業知識扎實、素質高的文書檔案管理隊伍[4]。第一，優化選拔和利用醫院文書檔案管理人員的相關機制，盡可能選擇那些專業知識扎實的文書檔案管理人才，將那些未接受過專業檔案管理知識學習的人排除在外，如此便能有效提高醫院文書檔案管理水平。第二，在固定的時間組織檔案管理人員參加相關培訓和教育工作，接受檔案管理專業知識以及業務學習，借以提升其綜合素質，增強他們的專業技能;同時提供較多的機會讓其外出進修和學習，使之能夠及時了解與檔案相關的各種訊息，將諸多新理論和新技能掌握到;科學引導，讓其自主學習法律知識、計算機、英語等，拓寬其知識面，從而同檔案管理現代化發展保持同步，提高工作效率，以堅實的基礎助力醫院現代化發展[5]。

3 結語

總之，醫院文書檔案管理工作在很大程度上影響著醫院的整體運行與發展，可對醫院的各項活動進行詳細且精確的記錄，便于后續查閱與利用，具有非常高的保存價值。立足于整體看，若要更加規范合理的開展醫院文書檔案管理工作，就一定要整合各項資源，借助完善制度以及創新管理模式等，以堅實的基礎助力文書檔案規范化管理的有效落實。

參考文獻

[1]寧佳.醫院文書檔案收集工作論述[J].蘭臺內外，2019（36）：42-43.

[2]張超.醫院文書檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2019（23）：134+136.

[3]王鳳杰.醫院文書檔案規范化管理方案分析[J].東方企業文化，2019（S2）：19.

[4]賈方琦.醫院文書檔案管理的現狀及改進措施研究[J].經貿實踐，2018（04）：238.

[5]陳穎.醫院文書檔案規范化管理措施新論[J].蘭臺世界，2016（S2）：157.