醫(yī)院文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用

張丹

摘 要：醫(yī)院檔案之中對(duì)醫(yī)院發(fā)展歷史進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，同時(shí)文書(shū)檔案能夠反映出醫(yī)院行政、黨務(wù)管理等相關(guān)活動(dòng)，屬于用圖表、文字等方式進(jìn)行記錄，以便于為處理各類事務(wù)等提供相關(guān)材料。現(xiàn)階段，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)實(shí)現(xiàn)了較好的進(jìn)步，醫(yī)院文書(shū)管理應(yīng)向著系統(tǒng)化、科學(xué)化以及程序化的方向進(jìn)行發(fā)展。基于此，本文主要探究了醫(yī)院文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書(shū)檔案管理;辦公自動(dòng)化

檔案管理在醫(yī)院各項(xiàng)管理工作之中占據(jù)著極強(qiáng)關(guān)鍵的位置，其有效確保了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)院技術(shù)的進(jìn)步有據(jù)可循?，F(xiàn)階段，在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下，推動(dòng)了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深入，并讓醫(yī)院檔案管理工作得到了良好發(fā)展。怎樣促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平提升，完整、系統(tǒng)以及正確的對(duì)檔案信息予以提供，以便于滿足醫(yī)院相關(guān)需求，適應(yīng)當(dāng)前不斷進(jìn)行變化的形式。

1 辦公自動(dòng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的影響

1.1 辦公自動(dòng)化促進(jìn)了文書(shū)檔案管理能力增強(qiáng)

第一，辦公自動(dòng)化能夠讓管理渠道變得更加的豐富，在傳統(tǒng)模式之中，必須設(shè)置對(duì)紙質(zhì)檔案予以存儲(chǔ)的專門(mén)區(qū)域，同時(shí)專門(mén)的檔案柜也是必不可少的重要一部分，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，醫(yī)院可立足于計(jì)算機(jī)電腦對(duì)各類文書(shū)檔案進(jìn)行保存，諸如運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行傳遞，同時(shí)有效保存，如此便使檔案管理渠道有效拓寬。第二，辦公自動(dòng)化促使文書(shū)檔案管理工具更為豐富，辦公自動(dòng)化推動(dòng)了文書(shū)檔案電子化發(fā)展的順利實(shí)現(xiàn)，如此便能充分借助檔案軟件、編碼技術(shù)等信息技術(shù)管理文書(shū)檔案，讓檔案管理工具得到了優(yōu)化和豐富。

1.2 辦公自動(dòng)化促進(jìn)了文書(shū)檔案管理水平提升

第一，可促進(jìn)檔案管理效率的全面增強(qiáng)。在運(yùn)用傳統(tǒng)模式的過(guò)程中，難以對(duì)文書(shū)檔案予以調(diào)閱與查詢，特別是部分時(shí)間偏長(zhǎng)的檔案，辦公自動(dòng)化則可以有效的解決此問(wèn)題，促進(jìn)辦公效率的提升[1]。如醫(yī)院要把沒(méi)有價(jià)值或到期的文書(shū)檔案銷(xiāo)毀，過(guò)去只能借助檔案目錄進(jìn)行查詢，若是目錄模糊則難以查詢，但實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，可在辦公系統(tǒng)之中對(duì)文書(shū)檔案相關(guān)類別、時(shí)間等信息進(jìn)行查詢，從而促進(jìn)管理效率提升。第二，可促進(jìn)檔案管理成本的減少，包括因?yàn)樾实奶嵘档蜁r(shí)間和人工成本等，尤其是辦公自動(dòng)化背景下，可以第一時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，可以使檔案存儲(chǔ)空間得到節(jié)省，同時(shí)也對(duì)清理、保存等成本的降低幫助很大。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用策略

2.1 規(guī)范文書(shū)檔案管理和利用的基本體系

規(guī)范文書(shū)檔案信息資源，屬于信息時(shí)代醫(yī)院發(fā)展的主要方向。從前，我們對(duì)于檔案信息的關(guān)注度不強(qiáng)，認(rèn)為只要在檔案室中存放隨時(shí)產(chǎn)生的各種載體和門(mén)類的檔案資料，諸如護(hù)理、聲像、財(cái)務(wù)以及科研等便算完成了任務(wù)，實(shí)際上，正是那些沒(méi)有人過(guò)問(wèn)、閑置一旁的檔案資料，在促進(jìn)醫(yī)院各部門(mén)以及醫(yī)院的良好發(fā)展方面所發(fā)揮的作用極為重要。所以，醫(yī)院之中使用的文書(shū)檔案管理軟件，需要滿足不同文書(shū)在存儲(chǔ)方面的具體格式，并擁有互聯(lián)網(wǎng)以及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，可以實(shí)時(shí)瀏覽信息，進(jìn)而有效收集整理、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)以及實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.2 構(gòu)建全新的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

立足于某些角度進(jìn)行分析，醫(yī)院在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的過(guò)程中，會(huì)對(duì)辦公自動(dòng)化產(chǎn)生影響的主要為管理信息系統(tǒng)[2]。對(duì)此，醫(yī)院需要立足于自身發(fā)展方向與目標(biāo)，客觀分析文書(shū)檔案之中涉及的相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)一步強(qiáng)化信息化管理，積極采用各類信息技術(shù)，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行完善和更新，并實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案相關(guān)信息予以數(shù)字化采集，然后通過(guò)掃描器自動(dòng)識(shí)別各類文書(shū)檔案，采取數(shù)字化的方式展現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)之中。另外，醫(yī)院要想對(duì)文書(shū)檔案流程進(jìn)行全面的優(yōu)化，需要構(gòu)建科學(xué)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，合理對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔、排序和鑒定等，增強(qiáng)文書(shū)檔案信息化所具備的輸入以及檢索特點(diǎn)，進(jìn)而讓運(yùn)用人員可以對(duì)各類文書(shū)檔案進(jìn)行高效的檢索。

在共享文書(shū)檔案資源的同時(shí)，促進(jìn)文書(shū)檔案信息運(yùn)用效率的提升合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)予以優(yōu)化，建立先進(jìn)的信息集中處理系統(tǒng)，合理化歸類文書(shū)檔案，同時(shí)采取科學(xué)有效手段進(jìn)行處理，為順利歸檔、保管文書(shū)檔案等奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸更加安全

醫(yī)院實(shí)施文書(shū)檔案管理工作時(shí)，電子檔案在傳輸中仍有諸多問(wèn)題存在，并且還被各類因素所影響，要想使電子檔案更加有效、完整，就必須對(duì)各類問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)予以有效的解決，以此來(lái)推動(dòng)醫(yī)院電子檔案在傳輸過(guò)程中安全性的提升。同時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)注重積極、仔細(xì)檢查計(jì)算機(jī)檔案文件，定期對(duì)電子檔案?jìng)鬏斣O(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)將其中存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，同時(shí)及時(shí)有效解決問(wèn)題。此外，工作人員應(yīng)在固定的時(shí)間清理電子檔案?jìng)鬏斣O(shè)備，同時(shí)對(duì)相關(guān)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)，醫(yī)院要指定人員開(kāi)展監(jiān)督和管理工作[3]。最后，設(shè)置具有較高安全性的防火墻技術(shù)，借助身份驗(yàn)證等措施，確保文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，并保證文件信息在傳輸與存儲(chǔ)方面的完整性。

2.4 構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍

醫(yī)院在管理文書(shū)檔案時(shí)，必須注重打造一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，確保文書(shū)檔案管理工作的順利落實(shí)[4]。第一，要加大高素質(zhì)人才的引進(jìn)力度，除了需要擁有符合條件的學(xué)歷以及素質(zhì)之外，還應(yīng)擁有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，以便于推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作效率的提升。第二，引進(jìn)高素質(zhì)人才后，要定期組織專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)，以便于他們對(duì)辦公自動(dòng)化工作方式進(jìn)行熟練的掌握，并對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行正確的理解，提高管理工作質(zhì)量。第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員，需共同學(xué)習(xí)和計(jì)算機(jī)軟件相關(guān)的知識(shí)，保證在具體工作的過(guò)程中能夠?qū)Ω黝愑?jì)算機(jī)軟件技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的運(yùn)用，展現(xiàn)出辦公自動(dòng)化的效用。

2.5 科學(xué)制定和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)

就醫(yī)院檔案部門(mén)而言，需要正確的引入IS09000質(zhì)量管理體系，結(jié)合檔案管理與制度編寫(xiě)等文件進(jìn)行結(jié)合，使文件管理程序化的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，在固定的時(shí)間接受外部評(píng)審和內(nèi)部評(píng)審，推動(dòng)醫(yī)院的暗桿關(guān)聯(lián)性向著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向進(jìn)行發(fā)展。在固定的時(shí)間對(duì)優(yōu)化與健全檔案管理制度，明確零散文件、電子文檔收集歸檔制度，與檔案管理實(shí)施辦法，明確相關(guān)工作人員崗位職責(zé)與工作范圍，對(duì)醫(yī)院檔案的統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀、保管、保密、整理和收集等制度進(jìn)行完善，讓檔案管理工作更具規(guī)范性。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書(shū)檔案在醫(yī)院檔案中占據(jù)著極為重要的位置，其記錄的內(nèi)容對(duì)醫(yī)院反思自身發(fā)展歷程極為有利，在醫(yī)療事業(yè)服務(wù)水平提升方面發(fā)揮著促進(jìn)作用。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)持續(xù)發(fā)展與體制改革進(jìn)一步深入的背景下，醫(yī)院為文書(shū)檔案管理實(shí)現(xiàn)了較好的發(fā)展，醫(yī)院要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，就必須將其中的文書(shū)檔案管理工作切實(shí)做好，促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化水平提升，借助辦公自動(dòng)化使醫(yī)院文書(shū)檔案管理有效性提升，確保醫(yī)院發(fā)展可以與時(shí)俱進(jìn)，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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