高校密級檔案管理現狀、問題與對策

摘 要：密級檔案是高校檔案管理的重要組成部分，因其涉密的特殊屬性，其管理受到越來越多的關注。本文結合檔案管理、保密管理等理論與實踐，分析了高校檔案管理存在現狀、存在問題，并針對性提出了對策建議。

關鍵詞：高校;密級檔案管理

1 現狀及存在問題

高等院校檔案具有門類多、數量多的特點，涉及黨群、行政、教學、科研等方案面面。從形成類型來看，高校密級檔案主要集中在黨群類、行政類、外事、以及科研類，以文書檔案為主;從形成部門來看，主要集中在黨政及科研管理部門，以黨群部門居多。目前高校普遍推行部門立卷負責制，密級檔案的管理一般按照涉密載體管理的管理要求實行單獨集中統一管理，普遍有檔案部門或者保密部門集中統一管理。管理密級檔案的部門部位一般被設為學校涉密要害部門部位。密級檔案的借閱和利用一般參照檔案管理實行嚴格審批管理。隨著密級檔案管理的數量日益增多，保密管理要求日益嚴格，目前高校檔案管理普遍存在以下幾方面問題：

1.1 歸檔渠道仍不夠暢通

高校密級檔案的管理目前存在部門分散管理和檔案室集中統一管理兩種模式。多數高校密級檔案都按照檔案管理要求實行集中管理。檔案形成部門如保密辦、科研處、軍工辦等每年集中辦理移交手續，向學校檔案部門集中移交密級檔案。但在一些高校也存在歸檔渠道不暢通、歸檔不及時，分散管理的問題，如有的高校密級檔案保存在形成部門或學校保密部門。導致這種情況主要有兩方面原因，一方面是有的高校檔案部門密級檔案收集歸檔意識不強，主觀上不愿意收，認為密級檔案管理難度和責任大，是“燙手山芋”，不愿意主動接收，即使愿意接收，也是盡量少收，在鑒定歸檔方面卡的比較嚴，大量的密級檔案仍留存在業務部門;另一方面檔案形成部門為了保密和利用方便，也存在歸檔不主動、不及時、不完整的情況，影響密級檔案的收集整理和歸檔利用。

1.2 利用管理不夠規范

密級檔案的利用不同于非密級檔案的利用，為防止失泄密事件發生，有著嚴格的保密管理要求，如嚴格限定國家秘密知悉范圍、嚴格限定摘錄復制、嚴格履行審批手續等。然而在日常的管理中，高校普遍尚未建立密級檔案管理的審批管理的制度和流程，往往是參照普通文件管理，最多是增加了保密辦的審查環節，為密級檔案的利用管理帶來巨大的安全隱患。

1.3 解密不夠規范及時

由于歷史原因，有的高校在文件定密和檔案解密管理方面存在不規范的地方，普遍存在重定密、輕解密的現象。有的高校甚至在上級保密行政部門有明確指引的情況下，仍存在不愿解、不會解的情況，存在怕麻煩、怕擔責的思想。產生這種情況的原因主要是一些單位沒有建立密級文件定期審核的機制，文件解密工作缺乏統籌協調，檔案部門及業務部門解密的動力均不足，造成大量到達解密時限以及該解密而未解密的檔案存放在檔案室，給檔案日常利用以及數字化、編研等帶來較大不便。

1.4 檔案信息化帶來失泄密風險

當前檔案信息化在各高校如火如荼展開，檔案數字化比例已經成為高校檔案信息化考核的重要指標。有的高校因為密級檔案集中管理存在漏洞，未能做到明密分開，少量密件混在普通非密文件中。同時多數高校檔案數字化掃描都是外包給商業服務公司，資質參差不齊，失泄密隱患較大。

2 對策與建議

針對高校密級檔案管理存在的問題，結合上級檔案管理和保密工作要求，建議從以下幾方面加以改進。

2.1 加強密級檔案集中統一管理

高校要按照保密法和檔案法有關規定實行集中統一管理。建議明確由學校保密部門集中收集整理學校密級檔案，每年定期向學校檔案部門移交，避免分散管理和移交。檔案管理部門設立專門庫房或者區域，按照涉密要害部門部位管理涉密檔案，日常接受學校保密部門的監督檢查。

2.2 建立健全密級檔案審批利用制度

相較于普通檔案的借閱利用，建議高校出臺專門的密級檔案借閱管理辦法，建立密級檔案分類借閱審批的流程，根據密級檔案的密級和內容設計不同的審批流程。密級檔案借閱應從嚴管理，審批流程應增加學校保密部門、業務主管部門以及學校領導的審批意見，并制定相應登記制度，確保每一次利用都有據可依，有檔可查。

2.3 規范密級檔案解密工作

高校應重視密級檔案解密問題，按照上級保密行政部門的要求和指引定期做好清理解密工作。高校定密的檔案一般分為兩類，一類是具有原始定密權的原始定密;一種是沒有原始定密權的派生定密。高校密級檔案管理人員應具有基本的定密解密知識，定期清理密級檔案。對應該解密的及時提請學校進行解密。同時高校保密部門應統籌做好學校密級文件、檔案的解密工作，做好統籌協調和業務指導，確保解密工作順利安全進行。

2.4 加強涉密檔案載體管理

首先高校檔案管理部門要嚴格按照國家秘密載體管理有關規定，開展涉密檔案的收集、整理、歸檔、傳遞、使用、保存和鑒定銷毀工作。涉密檔案管理人員應按照規定接受系統的保密知識和技能培訓，取得涉密人員崗位資格證書，納入學校涉密崗位人員統一管理。集中保管密級檔案的部門部位應按照規定確定為涉密要害部門部位，并配備專用的涉密計算機、復印機等涉密辦公設備，接受保密行政部門監督檢查。在檔案利用、檔案數字化的過程中，加強安全管理，確保檔案安全。

作者簡介

張根水（1986-），男，漢族，安徽安慶人，碩士，館員，研究方向：檔案管理;信息管理。